Elektronické podepisování pomocí aplikace Signi
Modul pro elektronické podepisování je integrován do plusPortalu. Umožňuje odeslat jakýkoliv dokument z osobní karty zaměstnance k právně závaznému podpisu do online služby Signi, a to bez nutnosti osobního setkání.
Tato funkce se vyznačuje především svou vysokou všestranností a efektivitou, díky čemuž je ideální pro podepisování široké škály dokumentů, jako jsou mzdové výměry, předávací protokoly, čestná prohlášení či souhlasy se srážkou ze mzdy. Velkou předností je maximální dostupnost pro koncové uživatele, neboť zaměstnanec ke stvrzení dokumentu nepotřebuje mít zřízený přístup do plusPortalu ani instalovat jakýkoliv speciální software. K celému procesu mu postačí běžný internetový prohlížeč. Modul představuje neocenitelný nástroj zejména pro správu agendy se zaměstnanci na vzdálených pobočkách nebo v režimu home office, kde by byl osobní kontakt komplikovaný. Veškeré úkony jsou přitom v plném souladu s platnou legislativou a každý podepsaný dokument obsahuje detailní auditní stopu zaručující jeho právní nezávaznost.
Postup práce při podepisování dokumentů pomocí aplikace Signi
Příprava a uložení dokumentu
Dokumenty určené k podpisu s využitím služby Signi jsou uloženy ve smluvních dokumentech (Karta zaměstnance / záložka Dokumenty / sekce Smluvní dokumenty). U zde evidovaných dokumentů lze zajistit proces elektronického podepisování za předpokladu, že je ve volitelných atributech dokumentu zakliknutý check-box Sledovaný dokument.
Sekce se smluvními dokumenty slouží uživatelům také jako přehled o stavu dokumentů. Barevné indikátory v seznamu ukazují na stav podpisu (zda dokument na podpis teprve čeká, je v procesu podepisování nebo je již podepsán). 
Nastavení podepisujících osob
Aby proces podepisování proběhl v pořádku, musí mít zaměstnanec v systému správně vyplněné údaje:
- E-mail - v kontaktech zaměstnance (Karta zaměstnance / záložka Kontakty) musí být zaevidovaný soukromý e-mail se souhlase pro elektronické doručování.
- Telefonní číslo - pro dvoufázové ověření (SMS kód) je nezbytné mít vyplněné číslo v poli Primární telefon (Karta zaměstnance / záložka Přístupy a práva / sekce Přihlašování).
Zahájení procesu podepisování
- U vybraného dokumentu klikněte na tlačítko
. - Ze seznamu vyberte osoby, které mají dokument podepsat.
- Potvrďte tlačítkem Odeslat k podpisu.
- Tlačítko e-podpis se zbarví oranžově (proces běží).
- Dokud dokument nepodepíše první osoba, lze proces podepisování zrušit (tlačítko Zrušit proces podepisování je dostupné v okně, které se zobrazí proklikem přes oranžové tlačítko e-podpis
). - Aktuální stav je možné kdykoliv sledovat přes kontrolní list (tlačítko Stáhnout kontrolní list je dostupné v okně, které se zobrazí proklikem přes oranžové tlačítko e-podpis
). 
Průběh z pohledu podepisujícího
- Při zahájení procesu e-podpisu systém automaticky rozešle zúčastněným osobám informační e-mail s instrukcemi a proklikem na podepisující dokument.
- Na konci dokumentu je podpisový arch s tlačítkem Podepsat.
- Po jeho prokliknutí obdrží podepisovaná osoba na mobilní telefon SMS ověření s PIN kódem, který zaměstnanec přepíše do aplikace Signi.
- Dojde k přesměrování na stránku určenou pro samotný podpis. Zaměstnanec vyplní místo podpisu a vybere si styl (přednastavené písmo nebo vlastnoruční podpis pomocí touchpadu/myši). Vše stvrdí tlačítkem Vložit podpis. Tímto je dokument úspěšně podepsán, což je možné zkontrolovat přes kontrolní list v plusPortalu (tlačítko e-podpis).
Dokončení a archivace
Jakmile dokument podepíší všechny strany:
- Všem zúčastněným přijde e-mail s finálním dokumentem v PDF.
- V plusPortalu se stav dokumentu změní na Podepsáno a tlačítko e-podpisu zezelená
- Kliknutím na
si můžete kdykoliv stáhnout podepsaný dokument i jeho kontrolní list (auditní stopu). K dispozici je také dokument v původním nepodepsaném stavu.
Práce s modulem Elektronický podpis Signi je znázorněná v následujícím videu. Upozorňujeme, že ačkoliv vizuální podoba aplikací plusPortal a Signi prošla modernizací a nemusí přesně odpovídat aktuální verzi, samotný postup práce zůstává shodný.
