Základní číselníky modulu Drobné výdaje
Pro správné fungování modulu Drobné výdaje je potřeba zkontrolovat, případně naplnit číselníky v jednotlivých oddílech.
Číselníky jsou dostupné z hlavního menu Nastavení / Číselníky a nastavení / Drobné výdaje. Pro lepší orientaci a přehlednost jsou číselníky členěny podle tematických oddílů.
Drobné výdaje
Typy případů
Do tohoto číselníku zaevidujte často používané typy drobných výdajů, které se budou přednabízet při samotném zadávání drobných výdajů zaměstnancem. V základním nastavení je přednastaveno "Pohoštění při obchodním jednání".
Nový typ případu vložíte pomocí ikony +, vyplníte jeho název a vše potvrdíte tlačítkem OK. Tím si vytvoříte seznam, kam můžete průběžně přidávat další používané typy případů, případně je upravovat nebo mazat.
Umožnění vyloučení určitého typu drobných výdajů ze schvalování
Do číselníku případů drobného vydání (Menu / Nastavení / Číselníky a nastavení / Drobné výdaje / Typy případů) byla doplněna položka Nepodléhá schválení žádosti. Tato položka je v detailu záznamu viditelná pouze, pokud je v nastavení drobných výdajů zatržena položka „Schvalovat žádost o drobné výdaje“ (viz stránka Menu / Nastavení / Číselníky a nastavení / Drobné výdaje / sekce Drobné výdaje / odkaz Drobné výdaje – nastavení).
Pokud je položka Nepodléhá schválení žádosti zatržena, po uložení nové žádosti tohoto typu (Menu / Drobné výdaje / Moje výdaje po kliknutí na tlačítko Nové výdaje) se nebude vyžadovat schválení žádosti a žádost se dostane přímo do stavu „Rozpracováno vyúčtování“. Dále po uložení žádosti nebude zobrazeno tlačítko Odeslat ke schválení, ani prvek pro výběr schvalovatele, i když je nastaveno schvalování žádosti o drobné výdaje na stránce Drobné výdaje – nastavení.
Druhy výdajů (nepovinné)
Jedná se o výdaje z pohledu účtování. V rámci jednoho případu může zaměstnanec zadat několik výdajů k vyúčtování, které se liší z pohledu účtování. Např. si zaměstnanec koupí odbornou publikaci a papíry do tiskárny, což zadá dvěma položkami různého typu – vzdělávání a kancelářské potřeby.
Pokud mají zaměstnanci při zadávání drobných výdajů stanovit jejich druh, vyplňte číselník s druhy výdajů, které se budou zaměstnanci přednabízet ve vyúčtování při zadávání jednotlivých položek výdajů v poli Účetní případ. Následně může osoba oprávněná k dohledu nad drobnými výdaji sledovat náklady za jednotlivé typy výdajů v nákladových okruzích.
Nový druh výdaje vložíte pomocí ikony +, vyplníte jeho název a vše potvrdíte tlačítkem OK. Tím si vytvoříte seznam, kam můžete průběžně přidávat další používané druhy výdajů, případně je upravovat nebo mazat.
Sledování nákladů
Naplnění číselníků v rámci sledovaných nákladů je nutné pouze v případě, že chcete sledovat náklady na drobné výdaje dle nastavených nákladových okruhů (toto si volíte v rámci základního nastavení modulu Drobné výdaje v sekci Způsob proplácení). Povolíte-li toto vykazování, můžou zaměstnanci u jednotlivých výdajů uvést rozpis nákladů na zvolené nákladové okruhy. V opačném případě je vyplnění formulářů výdajů jednodušší.
Měny a kurzy
Banky
Číselník bank je již přednastaven. Z vaší strany postačí pouze kontrola, případně oprava nebo doplnění dle vašich požadavků.
Používané měny
V číselníku měn je automaticky přednastavena Česká koruna. Budete-li realizovat nákupy v zahraničí a používat na drobné výdaje zahraniční měny, je potřeba nadefinovat mezinárodní zkratky používaných měn. Používáte-li automatické stahování kurzů z ČNB, uveďte kód měny přesně podle podmínek ČNB. Program se těmito kódy řídí při stahování aktuálních kurzů!
Kurzy měn
Obsah číselníku je možné udržovat buď ručně, nebo využít možnosti pro stahování aktuálních kurzů ze stránek ČNB. Číselník má ve svém záhlaví dva odkazy pro stahování kurzů. Jeden pro jednorázové stažení kurzů, druhý pro nastavení pravidelného stahování kurzů ve stanovenou denní dobu.
V případě, že se rozhodnete využívat druhou možnost, zkontrolujte, zda je v konfiguraci portálu spuštěna služba pro časovač a povolena naplánovaná úloha pro stahování bankovních kurzů z webu ČNB. Pochopitelně musí být povolen vstup na webové stránky ČNB.
Postup zapnutí naplánované úlohy:
- Jděte na stránku Menu / Nastavení / Správa konfigurace.
- Otevře se stránka pro nastavování provozních parametrů programu. Ve stránce přejděte na záložku Naplánované úlohy. Seznam záložek je při levém okraji stránky.
- V seznamu naplánovaných úloh vyhledejte sekci Pracovní cesty a řádek Stahování bankovních kurzů z webu ČNB. Klikněte na ikonu pro editaci na konci řádku.
- Otevře se nový panel pro nastavení naplánované úlohy, ve kterém si stanovíte detaily pro spouštění dané úlohy (např. jednou za den, v kolik hodin a od kdy spouštět).
- Nakonec vše uložte tlačítkem OK.
Účtování
Účtový rozvrh
V číselnících je nutné nastavit účtový rozvrh s účty, které se budou pro drobné výdaje používat.
Účtování o drobných výdajích (předkontace)
Účtovací předpisy lze nastavit pro různé typy drobných výdajů. Základní přednastavení je na účtování tuzemských výdajů, lze ale sestavit libovolný počet předpisů pro různé zaměstnance a různé situace.
