Pořizování případů pracovní neschopnosti

Změníl(a) - Martina Dufková

Evidence případů čerpání nemocenských dávek se provádí na záložce Případy (Menu / Mzdy / Nemocenské dávky / záložka Případy).

Každý zaevidovaný případ musí mít minimálně doklad o zahájení pracovní neschopnosti a doklad o jejím ukončení. Mezitím se může, ale nemusí, vyskytovat jeden nebo více dokladů o pokračování neschopnosti (pokud neschopnost trvá více kalendářních měsíců, tzn. probíhá ve více mzdových obdobích).

Práce s evidencí vychází z předpokladu, že účetní pravidelně zpracovává avíza z ČSSZ a zaměstnanci průběžně doručují do účtárny doklady k jednotlivým případům. Nový doklad se tedy do evidence dostává po schválení avíza nebo se zadává ručně pomocí tlačítka Přidat případ (doklad), které je umístěno nad seznamem s nemocenskými dávkami.

Tlačítko Přidat případ (doklad)

Tlačítko Přidat případ (doklad) slouží k ručnímu vložení nového případu, případně vložení dokladu k již probíhajícímu případu (např. doklad o pokračování nemocenské dávky, doklad o ukončení). Po kliknutí na tlačítko Přidat případ (doklad) se otevře nová stránka, kde je potřeba z roletky vybrat zaměstnanec. Díky check-boxu Vybírat i z ukončených, je v případě potřeby možné zvolit i zaměstnance, který má ukončený pracovní poměr (např. nastane-li nemoc v ochranné lhůtě).

Nový případ

Vyberete-li zaměstnance, který nemá žádnou probíhající (neukončenou) pracovní neschopnost, zobrazí se formulář pro zadání dokladu o zahájení nové pracovní neschopnosti. Účetní postupně vyplní požadované údaje (přepíše z dokladu):

  • Druh dávky - z roletky vyberte druh pracovní neschopnosti (nemoc, nařízená karanténa, ošetřování, PPM, otcovská poporodní péče, dlouhodobá péče, vyrovnávací příspěvek).
  • Ke dni - vložte den vzniku pracovní neschopnosti
  • Evidováno dne - systém automaticky vkládá aktuální datum
  • Číslo legitimace - opište z dokladu o pracovní neschopnosti (u nemocenských dávek typu nemoc, karanténa, OČR je tento údaj povinný)
  • Číslo dokladu - hodnotu generuje program automaticky, slouží pro vnitřní kontrolu
  • check-box Zahraničí mimo Slovenska - v současné době se již nevyužívá, byl do programu přidán kvůli evidenci OČR v době pandemie covid-19
  • Okolnosti - v případě potřeby je možné z roletky vybrat hodnotu Nový případ, Navazující případ, Předchozí zaměstnavatel; hodnota se opisuje z dokladu o pracovní neschopnosti
  • check-box Nastalo v ochranné lhůtě - zaklikněte v případě potřeby
  • Specifikace - kolonka je dostupná pouze v případě zadávání nemoci nebo nařízené karantény; hodnotu lze vybrat z roletky (úraz při výkonu zaměstnání, ostatní úrazy, úraz zaviněný jinou osobou, nemoci z povolání, podezření z vlivu alkoholu). V případě redukce dávky musí mzdová účetní výši dávky ručně opravit, program ji sám nespočítá.
  • check box Kalendářní dny dávky nepočítat do vyloučené doby - zobrazuje se jen v případě zadávání dávky typu OČR
  • Konec vyplácení PPM - kolonka je přístupná pouze při zadávání druhu dávky PPM, pokud je toto datum vyplněno, lze v záhlaví seznamu používat tlačítko Proplatit MD
  • check-box Odpracované hodiny první den - zaklikněte v případě, že v první den nemoci odpracovala zaměstnanec část směny, po zakliknutí check-boxu se zviditelní kolonka pro zadaní počtu odpracovaných hodin. Pokud byla odpracována celá směna a neschopenka byla vystavena ve stejný den, nechte pole prázdné a údaj o odpracované směně vyplňte ručně do druhé části přílohy pro OSSZ, bod a). Při zadávání nemoci v programu vložte jako den vzniku pracovní neschopnosti až následující den.
  • Poznámka případu - slouží pro interní potřeby mzdové účetní

Po vyplnění formuláře se vše potvrdí tlačítkem Uložit a přidat další (program opět zobrazí úvodní formulář pro výběr zaměstnance a zadání nového případu) nebo tlačítkem Uložit (program vrátí uživatele na stránku se seznamem všech případu). V případě potřeby je možné zadání celé nemocenské dávky zrušit pomocí tlačítka Storno.

Existující případ

Vyberete-li zaměstnance, který již má zahájenou pracovní neschopnost, zobrazí se formulář pro zadání dokladu o pokračování nebo dokladu o ukončení pracovní neschopnosti, případně je možné danému zaměstnanci zadat i jinou novou dávku.

Účetní opíše z dokladu požadované údaje a vše potvrdí tlačítkem Uložit a přidat další (program opět zobrazí úvodní formulář pro výběr zaměstnance a zadání nového případu) nebo tlačítkem Uložit (program vrátí uživatele na stránku se seznamem všech případu). V případě potřeby je možné zadání celé nemocenské dávky zrušit pomocí tlačítka Storno.

Vložení dokladu o pokračování nebo dokladu o ukončení pracovní neschopnosti je možné také ze seznamu pracovních neschopností, a to přímo proklikem na konkrétním případu. Otevře se nová stránka, kde jsou vidět informace o probíhající pracovní neschopnosti a dosud evidované doklady k případu. Pomocí tlačítka Přidat doklad je možné vložit další doklad.

Kromě tlačítka pro přidání dokladu je v detailu případu na konci řádku každého evidovaného dokladu ikona pro jeho editaci. Editovat lze pouze doklady spadající do aktuálního zpracovávaného období.

Pro opravu dokladu spadajícího do již uzavřeného období slouží ikona "blesku". Po provedené úpravě, bude programem vytvořen opravný doklad, který bude spadat do aktuálního mzdového období. Ve výpočtu mzdy v uzavřeném období k žádné změně nedojde, ale do mzdy za aktuální období se přidá další mzdová položka s částkou k proplacení (mzdová složka 53102). V této návaznosti je potřeba v uzavřené mzdě provést zpětnou opravu.

Poslední evidovaný doklad je možné smazat pomocí ikony křížku.

Náhrady mzdy

Po každém zadání dokladu program spočítá jednak neodpracovanou dobu (o kterou se krátí časová mzda) a současně spočítá výši náhrady mzdy, kterou je povinen platit zaměstnavatel. Tyto informace nejsou pro lepší přehlednost vidět na první pohled, ale u každého dokladu je lze zapnout odkazem Zobrazit náhrady nebo naopak vypnout odkazem Skrýt náhrady.

V případě, že ve specifických případech není žádoucí proplatit zaměstnanci ve mzdě náhradu, je možné aktivovat check-box Neproplácet celkovou náhradu za tento doklad při zpracování mezd. Náhrada bude u dokladu spočítaná, ale v aktuálním období se nezahrne do mzdy. Pokud má dojít k proplacení v následujícím období, je potřeba ručně vytvořit opravný doklad, kterým se náhrada proplatí. 


Jak hodnotíte článek?