Notifikační workflow
Notifikační workflow - příklad
Při schvalování žádostí o vyslání na pracovní cestu (jedním vedoucím nebo u vícenásobného schvalování) odesílá plusPortal e-mailové upozornění všem zúčastněným osobám.
Příklad: Zaměstnanec vypracuje cestovní příkaz, odešle žádosti 1 nebo 2 schvalovatelům a ti jej zpracují.
- Zaměstnanec zadává do systému novou pracovní cestu – návrh pracovní cesty.
- Vypracuje cestovní příkaz se všemi náležitostmi bez zadání úseků a výdajů vztažených k pracovní cestě, odešle jej ke schválení vybraným vedoucím pracovníkům (jedná se o vedoucí pracovníky, kteří mají nastaveny pravomoci ke schvalování pracovních cest).
- Informace s žádostí na schválení pro novou pracovní cestu přijde na e-maily vedoucích pracovníků z e-mailové adresy žadatele/zaměstnance. Tyto e-mailové adresy jsou evidované jako povinný údaj při zadávání uživatele/zaměstnance do plusPortalu a lze ji najít v modulu Zaměstnanci / Personální evidence / Karta zaměstnance / Přístup na portál (E-mail:).
- Žádost o schválení pracovní cesty čeká na potvrzení, zaměstnanec do té doby nemůže s návrhem cesty pracovat.
- Zaměstnanci/žadateli přijde „souhrnný“ potvrzující e-mail o schválení (neschválení) z adresy uvedené v modulu Nastavení / Správa konfigurace / Rozesílání mailů / sekce Adresa odesílatele. Tato e-mailová adresa je brána jako adresa pro komunikaci s plusPortalem. E-mail má podobu „odpovědi“ na (ne)schválení návrhu pracovní cesty se sumarizací výsledku o schválení (neschválení).
Jestliže se k návrhu pracovní cesty alespoň jeden vedoucí vyjádří záporně, systém již nedovolí zaměstnanci pracovní cestu dokončit.
- Teprve po schválení může zaměstnanec doplnit úseky a vynaložené výdaje (např. parkovné, jízdné, reprezentační náklady apod.).
Na princip odesílání nemá vliv nastavení pravomoci „Zadat pracovní cestu za někoho“, e-maily jdou vždy z/na adresy(u) žadatele o vyúčtování cesty. Stejný princip notifikací funguje i při schvalování vyúčtování pracovních cest.
