Evidence souhlasů

Šablony souhlasů

Aby bylo možné od zaměstnance souhlas získat, je nutné založit alespoň jednu šablonu souhlasu. V číselnících pro personalistiku je k tomu určen číselník Šablony souhlasů (Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Šablony souhlasů).

Potřebná oprávnění
Přístup do číselníku je chráněn přístupovým právem (Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Šablony souhlasů).

Zde je možné nadefinovat texty, s čím má zaměstnanec souhlasit. Dále stát, jazyk textu souhlasu, počet dnů na odpověď (počet dnů, za který je očekávána odpověď zaměstnance na výzvu k souhlasu), dále údaj Pouze potvrdit (pokud je zaškrtnuto, vyžaduje se odpověď "Beru na vědomí". Pokud není zaškrtnuto, očekává se odpověď "Souhlasím/Nesouhlasím").

Nelze smazat šablonu, která již byla použita u některého zaměstnance. Nelze upravit šablonu, pro kterou již byla zaznamenána odpověď.

Vyžádání souhlasu

Zaměstnanci, od kterého je vyžadován souhlas, odešle oprávněný uživatel výzvu k souhlasu. Může to učinit:

  • ze seznamu zaměstnanců dostupném z menu volbami Zaměstnanci / Zaměstnanci;
  • v seznamu Souhlasy se zpracováním osobních údajů dostupném z menu volbami Zaměstnanci / GDPR / Souhlasy.
Postup vyžádání souhlasu ze seznamu smluv
  1. V seznamu smluv (Zaměstnanci / Zaměstnanci) označíte smlouvy, u kterých vyžadujete souhlas.
  2. Tím se zaktivní tlačítko Souhlas s volbami Vyžádat souhlas (nebo Smazat výzvu k souhlasu).
Výzvu k souhlasu nelze smazat, pokud se zaměstnanec k výzvě vyjádřil.
  1. Po stisku tlačítka Vyžádat souhlas vyberte šablonu souhlasu. O výsledku hromadné operace je uživatel informován v samostatném okně.
Postup vyžádání souhlasu ze seznamu Souhlasy
  1. V seznamu Souhlasy se zpracováním osobních údajů (Zaměstnanci / GDPR / Souhlasy) založte nový záznam tlačítkem Přidat.
  2. Vyberte příslušnou šablonu souhlasu a zvolte zaměstnance, kterého chcete o souhlas požádat.
V seznamu Souhlasy může personalista sledovat, kterým zaměstnancům byla výzva odeslána a zda se již vyjádřili. Může si zobrazit statistiku odeslaných, zpracovaných (potvrzených nebo zamítnutých) žádostí nebo žádostí po termínu, případně všech.
  1. Křížkem lze souhlas odstranit, i když byl již potvrzen nebo odsouhlasen, případně neodsouhlasen (zamítnut).
  2. Tlačítkem Zaměstnanci lze zobrazit seznam zaměstnanců, kterým byl rozeslán daný souhlas. V tomto seznamu je k dispozici tlačítko Smazat žádosti o souhlas umožňující vícenásobné smazání nevyřízených žádostí o souhlas.
Potřebná oprávnění
Pro přístup do seznamu je nutné mít přiřazeno právo Zaměstnanci / GDPR / Souhlasy. Pokud je v nastavení práv dále zaškrtnuto Zobrazit vše, lze provádět veškeré dostupné operace se souhlasy.

Signalizace na HR panelu

Pokud existuje zamítnutý souhlas nebo souhlas nezodpovězený v požadovaném termínu, je to signalizováno na HR panelu (Zaměstnanci / HR panel), v sekci Stav evidence zaměstnanců volbou Souhlasy.

Jak hodnotíte článek?