Proplacení pracovní cesty platebním příkazem
V aplikaci plusPortal v modulu Pracovní cesty se nachází funkce pro proplácení cestovních náhrad a záloh na účet zaměstnance s možností vygenerování souboru s hromadnými platbami pro banku.
Příprava proplacení pracovních cest na účet
- Zaměstnanci musí mít v evidenci vedeny bankovní účty, na které je možné poukazovat platby cestovních náhrad. Může jít o stejné účty, na které se poukazují mzdy.
- U každé pracovní cesty účetní při kontrole vyúčtování zkontroluje / donastaví způsob proplacení „na účet zaměstnance“ a program stanoví termín splatnosti podle data ukončení cesty přičtením určité nastavitelné lhůty (dny).
- Stejným mechanismem se proplácejí zálohy na cestovní výdaje. Účetní může u každé zálohy zvolit způsob proplacení, a pokud zvolí „na účet zaměstnance“, záloha se zahrne do souboru pro banku. Zálohy musí být pouze v CZK!
Proplacení pracovní cesty platebním příkazem
Na stránce dostupné volbami z menu Pracovní cesty / Platby na účet se evidují cesty, které mají nastaveno proplacení na účet. Pro lepší přehlednost a práci je možné pomocí filtračních dlaždic zobrazit jen případy, které jsou v určitém stavu.
Filtrační dlaždice "Vše"
Pod touto filtrační dlaždicí se zobrazují všechny pracovní cesty (případně zálohy), u kterých je uveden způsob proplacení na účet zaměstnance. Jsou zde tedy platby za pracovní cesty, které jsou připraveny k odeslání, tedy připraveny na vygenerování souboru pro banku (mají příznak Odeslat) nebo jsou již „odeslané“, tedy soubor pro banku se již vytvořil (mají příznak Zrušit odeslání).
Filtrační dlaždice "Uhradit"
Pod tímto filtračním tlačítkem se průběžně tvoří seznam, kde jsou uvedeni jednotliví zaměstnanci a částky, které se mají poslat na jejich účty. V případě, že má zaměstnanec více pracovních cest, jejichž vyúčtování se provedlo na bankovní účet, tak se v seznamu zobrazuje souhrnná částka (např. za 3 pracovní cesty se zobrazí celková částka, která má být vyplacena na bankovní účet zaměstnance). Vždy je tento údaj vztažen k bankovnímu účtu zaměstnance. Pokud má zaměstnanec více bankovních účtů, bude v seznamu tolikrát, kolik bankovních účtů je vybráno na proplacení pracovních cest.
K vytvoření souboru pro banku použije účetní některé z tlačítek umístěných nad seznamem. Tlačítkem Odeslat vše se vytvoří soubor pro banku pro všechny dosud neuhrazené cestovní náhrady. Pomocí tlačítka S označenými a dále volbou Odeslat bude vytvořen soubor pro označené zaměstnance. Soubor pro banku je možné vytvořit také jednotlivě pomocí tlačítka Odeslat, které je umístěno u každého zaměstnance na konci řádku v seznamu.
Všemi těmito výše uvedenými způsoby dojde k vytvoření souboru s pokyny pro platbu. Účetní si soubor uloží do své složky v počítači. Následně si spustí bankovní aplikaci a zvolí zde funkci pro načtení plateb. Vybere z disku připravený soubor a načte ho do bankovní aplikace. Položky zde účetní zkontroluje a podle uvážení upraví a odešle do banky.
Filtrační dlaždice "Uhrazeno"
Pod touto filtrační dlaždicí jsou zobrazeny všechny již "odeslané" platby za pracovní cesty (byl u nich vygenerován soubor pro banku, zda došlo k faktické úhradě již program nekontroluje).
Storno příznaku odeslání pracovní cesty na bankovní účet
Pro řešení některých mimořádných situací je možné stornování příznaku o tom, že platby byly předány do banky. Storno se může uplatnit například v situaci, kdy účetní vytvoří soubor pro banku, zatím ho nenahraje do bankovního programu a zjistí, že potřebuje ještě některou cestu upravit. Aby ji mohla odblokovat, musí zrušit příznak odeslání plateb do banky a tím se související cesty „odemknou“.
Na stránce Platby na účet (dostupné z menu volbami Pracovní cesty / Platby na účet) zvolte zobrazení pod filtrační dlaždicí Uhrazeno. Zde může účetní označit hromadně vybrané platby (nebo jednotlivě) a spustit funkci Zrušit odeslání dostupnou na konci řádku v seznamu (pro jednotlivé zrušení) nebo pod tlačítkem S označenými (pro hromadné zrušení).
Pokud dojde, z nějakého důležitého důvodu k nastavení „zrušení odeslání“ (tzn. zrušení vygenerování souboru pro banku), tak při novém „odeslání“ (tedy vytvoření souboru pro banku pro náhrady za pracovní cestu, která doposud nebyla odeslána na bankovní účet), se vytvoří soubor s celkovou „novou“ částkou (původní částka za pracovní cesty + nová částka za ještě neodeslanou do banky).
Při zrušení odeslání – zrušení vytvořeného souboru pro banku – se bere v potaz to, že není jisté, zda soubor pro banku byl pro platbu z banky použit či nikoli a tudíž nově vygenerovaný soubor je ten, který má být použit pro zaplacení částky z bankovního účtu zaměstnavatele.
