Plánování volna
Rychlé požádání o celodenní nepřítomnost
Potřebujete-li požádat o dovolenou nebo jen oznámit čerpání zákonného volna, postupujte následovně:
- Z menu vyberte Volno / Plánování volna.
Potřebná oprávnění
Stránka pro plánování volna je zaměstnancům dostupná pouze tehdy, pokud je roli zaměstnance přiděleno příslušné oprávnění Volno / Plánování volna.
- V kalendáři klikněte na den, kdy si přejete čerpat volno. Potřebujete-li volno pro více dnů, označte tyto dny „přetažením“ myší (při současném stisknutí levého tlačítka - tzv. "metoda táhni a pusť"). Můžete označit i dny z různých měsíců.
- Jakmile pustíte tlačítko myši nebo rozkliknete den, zobrazí se panel pro zadání základních údajů o volnu. Vyberte, o jaký druh volna žádáte (dovolená, placené volno, náhradní volno, atd.). V nabídce se zobrazují pouze ty druhy volna, které Váš zaměstnavatel povoluje plánovat tímto způsobem. Zadejte rozsah dnů jeho čerpání (datum Od a datum Do).
Chcete-li zadat volno jen na část směny, použijte stejný postup s upřesněním času (viz níže Požádání o volno s upřesněním času)
- Další kroky se odvíjí od toho, zda jsou žádosti schvalované či nikoli:
- neschvalovanou žádost uložte (pomocí tlačítka OK). Žádost má barvu khaki zelenou.
- schvalovanou žádost odešlete schvalovateli ke schválení (tlačítkem Odeslat ke schválení s uvedeným schvalovatelem). Po odeslání žádosti ke schválení obdrží schvalovatel e-mailovou notifikaci s Vaší žádostí. Pokud ještě nechcete žádost odeslat ke schválení, můžete si ji uložit a odeslat později. Dosud neodeslaná žádost je v kalendáři zobrazena šedě, odeslaná oranžově. V případě schválení změní žádost barvu v kalendáři na zelenou.
Odesíláte-li požadavek na nárokové volno, program v této chvíli zkontroluje, zda máte dostatečný nárok pro jeho čerpání (např. zůstatek dovolené). Jestliže nemáte dostatečný nárok pro čerpání volna, program umožní žádost pouze uložit, ale neodešle ji ke schválení. Žádost můžete smazat nebo po vyjasnění nároku odeslat. Aktuální zůstatek nároků je uveden ve spodní části obrazovky pro plánování volna a přesčasů.
Požádání o volno s upřesněním času a vložení příloh k žádosti
Zrychlený způsob požádání o volno se hodí v případě celodenních nepřítomností. Potřebujete-li čerpat volno pouze na část dne, postupujte následovně:
- Z menu vyberte Volno / Plánování volna.
- V kalendáři klikněte na den, kdy si přejete čerpat volno.
- V okně, které se zobrazí po rozkliknutí dne, zvolte odkaz Zadat více podrobností.
- V obrazovce podrobností postupně vyplňte potřebné údaje (důvod, datum od, datum do, informace o neodpracované době). Délku volna můžete zadat různými způsoby podle toho, jak přesnou evidenci chcete udržovat a o jaký druh volna se jedná. Můžete zadat buď jen hodiny, nebo upřesnit čas, od kdy, do kdy nebudete na pracovišti. V tomto panelu je dále možné pomocí tlačítka Zvolit soubor připojit přílohu k žádosti o volno (např. propustku od lékaře) nebo do pole Poznámka zadat poznámku (např. pobyt v zahraničí). Ta je poté zobrazena v nápovědě po najetí na daný den se záznamem volna v kalendáři (spolu s druhem volna a stavem žádosti).
Konkrétně položka Dovolená je systémová a lze ji zadávat v délce celý den, půl den nebo v hodinách. Vychází to z legislativy, kdy čerpání dovolené může zaměstnavatel zaměstnanci s jeho souhlasem výjimečně určit v rozsahu kratším, než činí délka směny, nejméně však v délce její jedné poloviny, nejde-li o zbývající část nevyčerpané dovolené, která je kratší než polovina směny.
Při zadání varianty Půl den je automaticky počítáno od začátku směny, v případě čerpání druhé poloviny směny je třeba zadat čas od.
Pokud se jedná o zbytek dovolené kratší než polovina směny (např. 1 hodina zbývá k datu ukončení poměru nebo na konci roku), zadává se čas od – do.
Při zadání varianty Půl den je automaticky počítáno od začátku směny, v případě čerpání druhé poloviny směny je třeba zadat čas od.
Pokud se jedná o zbytek dovolené kratší než polovina směny (např. 1 hodina zbývá k datu ukončení poměru nebo na konci roku), zadává se čas od – do.
- Použijte tlačítko pro uložení žádosti (Uložit) nebo odeslání schvalovateli (Odeslat ke schválení).
V okně podrobností vidíte stav své žádosti. Historii zpracování můžete prohlížet pomocí odkazu Zobrazit průběh žádosti.
Potřebná oprávnění
Aby bylo možné upravovat přílohu u schválené žádosti, je třeba mít přiděleno příslušné oprávnění Volno / Plánování volna / Upravovat přílohy po schválení .
Podání více žádostí o volno v jeden den
Když podáte žádost o volno v určitý den, zobrazí se v kalendáři v podobě obdélníčku. Kliknutím na něj otevřete stránku s podrobnostmi. Přes tlačítko Přidat další požadavek ve stejný den můžete zadat další žádost na stejný den postupem uvedeným výše.
Součet vybraného volna nesmí překročit fond pro daný den a intervaly žádostí se nesmí překrývat.
Promítnutí událostí z plánování volna v kalendáři Microsoft Outlook
U přenášení volna do kalendáře je možné nastavit stav události. Vybírat se dá z 5-ti stavů, které odpovídají stavům v kalendáři Microsoft Outlook: Volno, Práce jinde, Nezávazně, Nemám čas, Mimo kancelář. V jiném kalendáři, než v Outlooku tyto stavy nebudou fungovat.
U každého druhu volna je možné nastavit, zda událost do kalendáře poslat ihned po vytvoření požadavku nebo až po jeho potvrzení.
