Základní nastavení modulu Pracovní cesty

Změníl(a) - Martina Dufková

Dříve, než modul zpřístupníte zaměstnancům, je potřeba projít základní nastavení a nastavit fungování modulu dle Vašich preferencí.

Nastavení pracovních cest je dostupné z menu volbami Nastavení / Číselníky a nastavení / Pracovní cesty / Pracovní cesty - nastavení.

Zapnutí/vypnutí funkcí

Zde si v jednotlivých bodech volíte základní chovaní programu. Můžete volit z následujících možností:

  • umožnit zjednodušené zadávání cesty;
  • povolit použití soukromých vozidel (povolíte-li použití soukromého vozidla, mohou si uživatelé ve formuláři cestovního příkazu zvolit použití soukromého vozidla. V takovém případě je ovšem nutné definovat detaily o vozidle v číselníku Soukromá vozidla);
  • rozepisovat cestu na nákladová střediska;
  • povolit rozepsat náklady na zakázky / produkty / zákazníky (na označené nákladové okruhy pak musí zaměstnanec uvádět rozpis nákladů při vyúčtování jednotlivých cestovních výdajů, pokud bude toto požadováno, je nutné nadefinovat nákladové okruhy v rámci číselníku Sledování nákladů);
  • povolit připojovat k cestám naskenované dokumenty;
  • přepočítat celou cestu na tuzemskou měnu (v případě povolení program u cest, které jsou předány k proplacení, provede vždy přepočet výsledné částky k vyúčtování na tuzemskou měnu. Případně lze při výpočtu během vyúčtování pomocí tlačítka "Zvolit měnu k proplacení“ určit, ve které měně se bude pracovní cesta proplácet. Ve vyúčtování pracovní cesty a tiskových sestavách pak budou uvedeny obě měny (původní i zvolená měna));
  • povolit kontrolu na doplnění pracovní doby (doporučujeme povolit v případě, že kromě modulu Pracovní cesty využíváte i moduly Volno a Docházka. Zaměstnancem vyplněný reálný čas, který strávil výkonem práce během trvaní pracovní cesty, se poté přenese i do docházky zaměstnance);
  • odesílat termín pracovní cesty do kalendáře;

V tomto kroku je také možné nastavit výchozí druh cesty pro zadávání nové cesty (tuzemská / zahraniční) a zvolit si odpovědnou osobu za správu legislativních podkladů.

Schvalování cest

V rámci schvalování pracovní cesty je nejprve potřeba rozhodnout, zda se bude pracovní cesta schvalovat, případně co se bude schvalovat. Máte možnost vybrat bez schvalování, schvalovat žádost o pracovní cestu nebo schvalovat průběh a návrh na vyúčtování před samotným odesláním do účtárny.

Nastavená pravidla budou platit pro všechny skupiny zaměstnanců a všechny druhy cest. Např. nelze jednu pracovní cestu schválit až po návratu, jinou schválit před jejím zahájením. Pokud se ale rozhodne o provedení změny pravidel schvalování, nesmí být žádná cesta v rozpracovaném stavu!

Rozhodnete-li se, že budou pracovní cesty schvalovány, je potřeba zvolit jakým způsobem bude schvalování probíhat. Máte na výběr z jednoduchého schvalování, vícenásobného schvalování s výběrem schvalovatelů nebo vícenásobného schválení všemi schvalovateli.

Jednoduché schvalování - žadatel o pracovní cestu žádá o schválení např. svého přímého nadřízeného (nevybírá, schvalovatel je vybrán automaticky dle nastavení pravomocí schvalovatelů).
Vícenásobné s výběrem schvalovatelů - žadatel o schválení vybírá ze seznamu těch, kteří mají pravomoc schvalovat jeho pracovní cestu.
Vícenásobné všemi schvalovateli - žádost o schválení je odeslána všem, kteří mají pravomoc ke schválení cestovních příkazu žadatele. Cestovní příkaz je schválen až tehdy, kdy se k němu všichni kladně vyjádří.
Schvalovací proces není možné nastavit víceúrovňově. Na všechny schvalovatele je pohlíženo ze stejné úrovně a systém vyžaduje schválení dle počátečního nastavení modulu.

Předpisy pro účtování pracovních cest (předkontace)

Účetní doklady můžete seskupovat za zaměstnance, druh cesty, druh dokladu, způsob placení, druh výdaje, nákladové středisko, zakázky a produkty.

Pro rozúčtování každé cesty podle zvolené předkontace a možnosti doplnit DPH je nutné povolit volbu pro vytváření účetních řádků a zadávání DPH. Tím se zapne rozšířená práce s pracovní cestou pro účetní.

Při účtování o cestách jsou pro účetní dostupné následující funkce při zpracování cest:

  • nutnost kontroly a potvrzení u jednotlivých výdajových dokladů;
  • doplnění zahrnutí nebo nezahrnutí DPH u výdaje;
  • zadání sazby DPH;
  • zobrazení fotky/skenu účtenky přímo v panelu s výdajem;
  • zadání účtovacího předpisu a sestavení zaúčtování při potvrzení účetní;
  • automaticky je přednastaven poslední použitý účtovací předpis pro daný typ cesty (tuzemská/zahraniční).

Jistá omezení pro účetní jsou dána nutností kontrolovat každý doklad:

  • nemožnost potvrdit vyúčtování cesty při zapnutých předkontacích a nezkontrolovaných všech dokladech cesty (ze seznamu i z detailu cesty);
  • uzamčení cesty po přenosu zaúčtování do účetnictví.

Způsob proplácení

Nastavte převažující způsob proplácení cestovních náhrad zaměstnancům (v hotovosti, ve mzdách, na účet). Zvolený způsob proplácení se bude přednabízet při vyúčtování po uskutečněné cestě. V případě potřeby ho lze při vyúčtování změnit.

V případě proplácení cestovních náhrad na účet zaměstnance můžete nastavit počet dní pro splatnost platebního příkazu. Nastavený počet dní bude přidán k aktuálnímu dni, a tím vznikne termín splatnosti pro platební příkaz.

Pokud budete přenášet cestovní náhrady zaměstnancům do mezd, nastavte pro tento účel mzdovou složku.

V případě, že používáte modul Pracovní cesty bez modulu Mzdy, je tato sekce rozšířena o nastavení bankovního účtu pro platby z mezd. Více o této problematice je uvedeno zde.

Jak hodnotíte článek?