Jak probíhá kontrola zaměstnanců
V kontrole zaměstnanců je zobrazen primárně seznam, který nabízí přehled všech evidovaných smluv k zaměstnavateli. Proklikem na řádku v seznamu se lze dostat přímo na kartu zaměstnance. Seznam je v horní části doplněn o filtrační dlaždice a o tlačítka pro další práci mzdové účetní (nová smlouva, hromadné úpravy, tisk).
Filtrační dlaždice
Nad seznamem jsou umístěny filtrační dlaždice, které umožňují rychlou kontrolu stavu smluv. V ideálním případě jsou zobrazeny pouze dlaždice Smlouvy v období a Všechny smlouvy. Další dlaždice jsou zobrazeny podle skutečností, které jsou aktuálně evidované v kartách zaměstnanců a mohou mít dopad na zpracování mezd.
Mzdová účetní je díky filtračním dlaždicím upozorněna na to, co je potřeba udělat nebo na to, čemu je potřeba věnovat pozornost. Dlaždice mají pouze informativní charakter, upozorňují na danou skutečnost, ale nebrání v dalším zpracování mezd.
Do filtračních dlaždic se mohou dostat pouze zaměstnanci, kteří mají v zařazení do mezd status "zařazen" nebo "nerozhodnuto". U zaměstnanců, kteří byli ze zpracování mezd vyřazeni, je nastaveno, že se jim mzda nepočítá a tudíž u nich nedochází k žádným kontrolám.
Zobrazovat se mohou následující dlaždice:
- Smlouvy v období - pracovní poměry probíhající v daném období;
- Všechny smlouvy - všechny evidované smlouvy bez ohledu na období;
- K zařazení - pracovní poměry procházející daným obdobím, které nejsou zařazené do zpracování mezd;
- K vyřazení - ukončené pracovní poměry, které jsou stále zařazené do zpracování mezd;
- Oznámení - nevyřízená oznámení od zaměstnanců, která spadají do daného období;
- Nepotvrzené změny - nepotvrzené návrhy na změny (nástupy, přestup..), které spadají do daného období;
- Prohlášení nerozhodnuto - pracovní poměry, u kterých není při nástupu zjištěn stav prohlášení k dani;
- Končí MD nebo RD - pracovní poměry, u kterých ve zvoleném mzdovém období končí mateřská nebo rodičovská dovolená;
- Končí sleva na dani - zaměstnanci, u kterých končí nárok na některou slevu na dani ve zvoleném mzdovém období;
- Končí daň. zvýhodnění - zaměstnanci, u kterých končí nárok na daňové zvýhodnění na dítě ve zvoleném mzdovém období;
- Změna evid. stavu - ve zpracovávaném období byla provedena změna evidenčního stavu.
Smyslem kontroly zaměstnanců je mít všechny smlouvy spadající do období (zobrazené filtrační dlaždicí Smlouvy v období) zařazené do zpracování mezd. Dále všechny odchody vyřazené ze zpracování mezd, mít aktuální podklady pro srážky a uplatnění slev na dani, mít správně nastavené změny pojišťovny, atd.
Hromadné úpravy
Pokud je potřeba v rámci kontroly zaměstnanců provádět změny v osobní kartě zaměstnance a tyto změny mají dopad na výpočet a zpracování mzdy, je možné využít hromadné úpravy. Tlačítko pro hromadné úpravy je umístěno mezi filtračními dlaždicemi a seznamem zaměstnanců.
Tisk
Tlačítko Tisk je umístěno mezi filtračními dlaždicemi a seznamem zaměstnanců. Lze ho využít pro tisk mzdových listů (ty lze vytisknout i z ročního zpracování mezd nebo z Karty zaměstnance). Dále je možné vytisknout Potvrzení o úhrnu vyměřovacích základů a Potvrzení o době trvání zaměstnání zakládajícím účast na nemocenském pojištění, které mohou požadovat zaměstnanci, kteří jsou zároveň OSVČ.
Tisk dokumentů může probíhat jednotlivě pro vybrané zaměstnance nebo pro všechny zaměstnance.
