Notifikační e-maily
Připravili jsme pro vás přehledný seznam notifikačních e-mailů i s vysvětlením akce, která zaslání notifikace iniciuje. Některé e-maily odchází přes naplánovanou úlohu, u jiných se e-mail spouští ručně příslušným tlačítkem apod. Nastavení e-mailových zpráv se věnujeme v článku Základní nastavení modulu Vzdělávání.
- Upozornění pro vedoucího o zveřejnění termínů
(předmět zprávy: Zveřejněn rozpis vzdělávacích akcích vašich podřízených)
E-mail se vytvoří po zveřejnění termínu vzdělávací akce, na kterou přihlašuje vedoucí svoje podřízené zaměstnance. Jedná se o školení, kde rozděluje účastníky na termíny vedoucí pracovník (pole Rozdělení účastníků na termíny / Vedoucí oddělení přihlásí své podřízené).
- zveřejnění termínu se provádí ručně (Vzdělávání / Vzdělávací akce – ikona zveřejnění)
- e-mail odchází přes frontu
- Upozornění pro zaměstnance o zveřejnění termínů
(předmět zprávy: Zveřejněn rozpis vzdělávacích akcích )
E-mail se vytvoří po zveřejnění termínu vzdělávací akce, na kterou se přihlašují sami zaměstnanci.
- zveřejnění termínu se provádí ručně (Vzdělávání / Vzdělávací akce – ikona zveřejnění)
- e-mail odchází přes frontu
- Upozornění pro koordinátora o konci lhůty pro registraci
(předmět zprávy: Připomínka na vzdělávací akce, u kterých skončila lhůta pro registraci)
E-mail se vytvoří po spuštění naplánované úlohy, která ukončí registraci. Pokud je stav „Registrace ukončena“ navozen ručně, e-mail se nevytvoří (pozn.: koordinátor po ruční změně už nemusí dostávat e-mail, když si stav změnil sám ručně).
- naplánovaná úloha (Upozornění na vzdělávací akce, u kterých skončila lhůta pro registraci)
- e-mail odchází přes frontu
- Upozornění pro zaměstnance o konci registrace
(předmět zprávy: Konec přihlášek na vzdělávací akci)
E-mail se vytvoří v okamžiku potvrzení registrace = překlopení stavu termínu akce z „Probíhá registrace“ do stavu „Čeká na realizaci“ obdrží přihlášený zaměstnanec e-mail s informací o konci registrace. E-mail odejde na účastníky školení bez ohledu na to, jak je u vzdělávací akce nastaveno rozdělování účastníků na termíny.
- e-mail odchází přes frontu
- Upozornění účastníků vzdělávací akce před jejím konáním
(předmět zprávy: Připomínka na blížící se termín školení)
E-mail se vytvoří po spuštění naplánované úlohy. U termínu vzdělávací akce musí být zadaná volba „Poslat účastníkům e-mail“ (X kalendářních dní před akcí).
- naplánovaná úloha (Upozornění účastníků vzdělávací akce před jejím konáním)
- e-mail odchází přes frontu
- E-mail přihlášeným účastníkům
E-mail se vytvoří ručně ikonou obálky u termínu vzdělávací akce. Jedná se o informační e-mail (např. dojde ke změně místa konání, doby konání apod.).
- stiskem tlačítka „odeslat e-mail“
- e-mail odchází přes frontu
- Upozornění, že se osoba stala z účastníka náhradníkem
E-mail se vytvoří v okamžiku přihlášení, pokud je překročena kapacita termínu nebo v okamžiku, kdy se přihlásí další účastník s vyšší prioritou účasti (povinná účast oproti volitelné).
- e-mail odchází přes frontu
- Upozornění, že se osoba stala z náhradníka účastníkem
E-mail se vytvoří v okamžiku, když se z odhlášeného účastníka stane první náhradník (s nejnižším pořadím).
- e-mail odchází přes frontu
- Upozornění pro zaměstnance o nutnosti ohodnotit akci
E-mail se vytvoří v okamžiku, kdy naplánovaná úloha najde akci s termínem konání dnes nebo dříve (Upozornění na vyplnění hodnotících formulářů po konci vzdělávací akce). Podmínkou je zapnutý parametr „Hodnoticí formuláře odeslat automaticky po konci vzdělávací akce“, který se nastavuje ve stránce „Nastavení vzdělávání / část Notifikace“. U této možnosti není podmínkou to, že akce musí být ve stavu „Akce proběhla“!
- e-mail odchází přes frontu
E-mail se vytvoří v okamžiku, kdy dojde k ručnímu překlopení stavu akce z „Čeká na realizaci“ na do stavu „Akce proběhla“.
- e-mail odchází přes frontu
- Upozornění na blížící se konec platnosti školení (upozornění pro zaměstnance i nadřízeného)
E-mail se vytvoří v případě, kdy naplánovaná úloha „Hlídání platnosti školení "(zaměstnance upozorní 30 dnů, 7 dnů před termínem školení a v den školení, zaměstnance upozorní každých 7 dnů po termínu školení – pro povinná školení)“ hlídá propadlá školení a nesouvisí se vzdělávací akcí jako takovou. Kontroluje pouze naplánování povinného školení (naplánovaného požadavku na školení), které ještě ale nemusí být splněné. Text notifikačního e-mailu lze nastavit v lokálním nastavení modulu „Vzdělávání“ v sekci „E-mailové zprávy“.
- e-mail odchází přes frontu
Další naplánovaná úloha „Upozornění nadřízeného na propadlá školení podřízených zaměstnanců“ odesílá notifikace ohledně propadlých školení podřízených zaměstnanců. Jako text je uvedeno: „Následujícím zaměstnancům propadlo školení:“. Tento text notifikační zprávy nelze v plusPortalu editovat a je napevno naprogramován.
- e-mail odchází přes frontu
- Informace zaměstnanci o přihlášení na kurzy v Moodle
E-mail se vytvoří v okamžiku, kdy naplánovaná úloha kontroluje přihlášení na kurzy v Moodle ("Naplánovat kurzy Moodle"). Text e-mailové notifikace musí být nastaven v číselníku modulu „Vzdělávání“ v sekci „E-mailové zprávy“.
- e-mail odchází přes frontu po stisknutí tlačítka „Naplánovat kurzy Moodle“
- Termín plánovaného školení (zápis do kalendáře)
U termínu vzdělávací akce musí být zatržena volba „Zaslat do kalendáře“, pak přijde e-mail přihlášením zaměstnance na školení.
- e-mail odchází přes frontu
nebo
- funkcí „Odeslat účastníkům označené termíny do kalendáře“, kterou lze spustit nad označeným seznamem zaměstnancům na stránce „Záznamy o vzdělávání“
- Zrušení plánovaného školení (zápis do kalendáře)
E-mail se vytvoří při ručním smazáním termínu nebo vzdělávací akce.
- e-mail odchází přes frontu
- Odhlášení z akce (zápis do kalendáře)
E-mail se vytvoří odhlášením přihlášeného účastníka.
- e-mail odchází přes frontu
- Přihlášení na termín se schvalovanou účastí
E-mail se vytvoří tím, že se přihlásí zaměstnanec na školení a je směřován na schvalovatele – vedoucího pracovníka.
- e-mail odchází přes frontu
- Schválení účasti na školení
E-mail informuje zaměstnance o schválení účasti na školení (jedná se o účast na školení, která je volitelná, ale má ji schválit nadřízený = volitelná se schválením).
- e-mail odchází přes frontu
