Kategorizace evidovaných údajů
Pro používání podpůrných funkcí pro GDPR je stěžejní kategorizace evidovaných osobních údajů z pohledu GDPR. Všechny údaje, které je třeba evidovat dle pravidel GDPR, jsou roztříděny do kategorií. U každé kategorie se stanoví účel, proč je potřeba dané údaje evidovat, na základě jaké legislativy, a jak dlouho je po ukončení poměru nutné tyto údaje evidovat. Díky této kategorizaci pak program může sdělovat zaměstnanci, proč jsou jeho údaje evidovány, může pro něj připravovat přehledy, co se o něm eviduje, může sledovat retenční lhůty a odmazávat nepotřebná data.
Nastavení kategorií zpracovávaných údajů
Jednotlivé evidované údaje jsou obsahem číselníku Nastavení zpracovávaných osobních údajů (Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Nastavení zpracovávaných osobních údajů).
Potřebná oprávnění
Pro jednotlivé kategorie evidovaných údajů je zde uvedeno, jaké osobní údaje se v aplikaci plusPortal evidují. Kategorie obsahuje řadu konkrétních údajů. Například kategorie Osobní údaje zahrnuje Pohlaví, Rodinný stav, Titul před jménem, Titul za jménem, Trvalá adresa.
Pro každý údaj lze nastavit retenční lhůtu, popsat důvod evidence a právní opodstatnění tohoto důvodu (stručný výčet paragrafů a zákonů, o které se opírá účel zpracování).
Veškeré údaje mají nastavenou výchozí hodnotu retenční lhůty 5 let, tedy 1825 dní. Jediným údajem, který může uživatel v číselníku měnit, je právě retenční lhůta.
