Tvorba šablon pro dokumenty

Změníl(a) - Vladimír Koutný

Pro tvorbu smluvních dokumentů doporučujeme využívat šablony, které významně usnadní práci. Snadněji díky nim vytvoříte potřebné dokumenty (např. pracovní smlouvu, čestné prohlášení, dohodu o mlčenlivosti apod.).

Potřebná oprávnění
Správa šablon je dostupná pouze tehdy, pokud je roli pro zaměstnance přiděleno příslušné oprávnění v sadě práv: Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Správa šablon dokumentů.

Šablona ve formátu .docx obsahuje texty společné pro všechny zaměstnance a navíc variabilní štítky (slova uzavřená ve složených závorkách, jejichž obsah se mění pro každého zaměstnance zvlášť dle osobních dat a parametrů jeho pracovního poměru zadaných v aplikaci plusPortal).

Štítky pro šablony

Kompletní seznam všech štítků najdete v těchto článcích: Štítky pro šablony personalistika a Štítky pro šablony nábor, případně je lze vykopírovat přímo z aplikace.

Seznam štítků přímo z aplikace získáte tímto způsobem:

  1. Z menu vyberte Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Správa šablon dokumentů.
  2. Stiskněte tlačítko Štítky a tím se data uloží do schránky.
  3. Stisknutím tlačítka CTRL+V na klávesnici si tyto štítky (slova uzavřená ve složených závorkách) přeneste na list ve Wordu. Ze štítků si budete vybírat právě ty, které potřebujete mít v dokumentu.
Štítky lze formátovat pouze jako celek, nikoli jen jejich část, potom by v šabloně nefungovaly.

Tvorba šablony

  1. Vytvořte si nový dokument ve formátu .docx. Texty dokumentu, které budou pro všechny zaměstnance stejné, si do dokumentu napište. Data a hodnoty, které se budou měnit pro každého zaměstnance a dokument, si osaďte štítky.

Vzniklý dokument bude vypadat například takto:

  1. Spusťte Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Správa šablon dokumentů a stiskněte tlačítko Přidat.
  2. Vyberte nově vytvořený dokument a uložte ho jako novou šablonu.
  3. Pomocí check-boxu nastavte, pro koho bude tento dokument viditelný, a zda se jedná o citlivý dokument. Popis specifik citlivých dokumentů najdete zde.

Nová verze šablony

  1. Z menu vyberte Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Správa šablon dokumentů.
  2. V seznamu šablon vyhledejte tu, kterou chcete upravit na novější verzi a stiskněte tlačítko Stáhnout.
  3. Proveďte úpravy v .docx dokumentu a dokument uložte.
  4. Vraťte se ke Správě šablon dokumentů a u šablony, kterou chcete vyměnit za novější verzi, stiskněte tlačítko Nahradit.
  5. Vyberte novou verzi dokumentu a stiskněte OK.
  6. Pro všechny nově vzniklé dokumenty systém použije tuto novou verzi šablony.

Jak hodnotíte článek?