Nastavení a přenos stravenek

Výpočet stravenek je založený na záznamech o nepřítomnosti a přesčasech v modulu Volno, záznamech z modulu Docházka a informacích o pracovních cestách z modulu Pracovní cesty. Výpočet probíhá hromadně za všechny zaměstnance.

Nastavení nároku u druhu volna

Pro zákazníky využívající modul Volno bez modulu Docházka je třeba pro každou používanou položku ve Volnu definovat její návaznost pro stanovení nároku na stravenky. Nastavení se provádí přímo v definici konkrétního druhu volna přes pole Stravenky. Tam lze z roletky vybrat volbu Krátí nárok, čímž určíte, že hodnota hodin zadaných danou položkou v rozpisu volna bude odečtena od předepsaných hodin denního fondu určeného rozvrhem směn (případně hodin fondu se započítanými přesčasy).

Pro lepší přehled nastavení jednotlivých položek lze v číselníku Druhy volna definovat v zobrazení seznamu sloupec "Nárok na stravenku". V něm mohou být tyto stavy:

  • Neovlivní (položka bude započítána do nároku na stravenku)
  • Krátí (položka nebude započítána do nároku na stravenku)
Pokud používáte modul Docházka současně s modulem Volno, proveďte nastavení nároků na stravenky v číselníku Položky docházky (Menu / Nastavení / Číselníky a nastavení / Docházka / číselník Položky docházky).

Základní nastavení pro stravenky

Je třeba definovat základní nastavení pro stravenky. To provedete na stránce dostupné z menu volbami Externí mzdy / Stravenky - nastavení.

Potřebná oprávnění
Stránka Stravenky - nastavení je přístupná, pokud je uživateli v rámci některé sady práv přiděleno příslušné oprávnění Externí mzdy / Stravenky - nastavení.

Na stránce lze definovat pravidla pro stravenky:

  • časový interval odpracované doby pro vznik nároku na stravenku, popř. na druhou stravenku v daném dni;
  • cenu stravenky (částku, kterou hradí zaměstnanec a příspěvek zaměstnavatele);
  • napojení do mezd na konkrétní mzdové složky (na mzdovou složku pro srážku ze mzdy a na mzdovou složku pro příspěvek zaměstnavatele);
  • způsob vyúčtování stravenek (zpětné nebo zálohové vyúčtování).

Vyúčtování stravenek lze provést dvěma způsoby – a to buď „zpětně“ nebo „zálohově“. 

U „zpětného“ způsobu vyúčtování vychází výpočet nároků z jednoho mzdového období a tím je minulý měsíc (tj. právě uzavírané mzdové období). Z toho měsíce je pro výpočet použit fond pracovní doby, počet nepřítomností a případně i přesčasů.   

U „zálohového“ způsobu vyúčtování probíhá výpočet nároků porovnáním dvou mzdových období. Fond pracovní doby se bere z aktuálního (neuzavřeného) mzdového období, ke kterému se ve výpočtu zohlední nepřítomnosti, případně i přesčasy, z minulého (uzavřeného) mzdového období.

Při zálohovém způsobu vyúčtování může nastat situace, že výsledný počet stravenek pro vydání vyjde zaměstnanci záporně. Znamená to, že mu bylo přiděleno více stravenek, než na kolik měl výsledně nárok, a musí tento počet vrátit - resp. následující měsíc se mu počet stravenek k výdeji o tuto hodnotu sníží. K této situaci může dojít, pokud na začátku minulého měsíce dostal zaměstnanec určitý počet stravenek, ale zároveň v něm neodpracoval dostatečný počet dní, aby dohromady se stravenkami na následující měsíc počet pokryl.

Příklady:

  • zaměstnanec byl celý měsíc nemocný, tudíž za předchozí měsíc získává nulový nárok na stravenky a zároveň následující měsíc má méně pracovních dnů než minulý měsíc;
  • zaměstnanec aktuálním měsícem končí v zaměstnání;
  • zaměstnanec měl záporný počet stravenek v předchozím měsíci a v aktuálním měsíci nezískal nárok na dostatečný počet stravenek, aby ho pokryl.

Vyúčtování stravenek

Vyúčtování stravenek sestavíte následovně:

  1. Z menu vyberte Externí mzdy / Vyúčtování stravenek.
Potřebná oprávnění
Stránka Vyúčtování stravenek je přístupná, pokud je uživateli v rámci některé sady práv přiděleno příslušné oprávnění Externí mzdy / Vyúčtování stravenek.
  1. Zvolte období (měsíc a rok), případně společnost, za které chcete vyúčtování sestavit. U zpětného způsobu vyúčtování stravenek zadejte předchozí měsíc, u zálohového způsobu zadejte aktuální měsíc.
  2. Stisknutím tlačítka Sestavit podklady vytvoříte seznam zaměstnanců s vyčíslením nároku na stravenky dle směn, nároků dle přesčasů, krácení dle volna, krácení dle cest a s výsledným počtem stravenek k výdeji.

Výpočet stravenek probíhá hromadně za všechny zaměstnance. Výpočet je možné pro daný měsíc opakovat, pokud nejsou sestavené položky pro měsíční mzdy. Před opakovaným výpočtem je nutno podklady stravenek pro dané období smazat tlačítkem Smazat podklady.

Příklad „zpětného“ vyúčtování nároků na stravenky:

Pro každého zaměstnance lze zobrazit detailně nárok v jednotlivých dnech pomocí ikony na konci řádku.

Ke krácení nároku na stravenky dle služebních cest dojde pouze u těch aplikací, kde je využíván modul Pracovní cesty.

V případě vyloučení zaměstnance ze sledování docházky, bude od následujícího měsíce nárok na stravenky generován z výkazu modulu Volno. Stejná situace bude i u zaměstnanců, u kterých se docházka nesleduje, ale mají v osobní kartě definovaný rozvrh směn. Podmínkou je současné používání modulů Volno a Docházka.

Aplikace plusPortal nerozlišuje stravenky, které jsou daňově uznatelným nebo neuznatelným nákladem.
Aplikace plusPortal v současné době neumožňuje korekce celkového počtu nároku na stravenky před přenosem do mezd (např. přidání 1 ks stravenky v situaci, kdy zaměstnanec odpracuje nastavený počet hodin pro nárok na stravenku a zároveň ten samý den odjede na služební cestu delší jak 5 hod.). Korekce musí mzdová účetní provést ručně v modulu Mzdy, případně v externím mzdovém programu.

Vyúčtování ve mzdách aplikace plusPortal

Pokud jsou mzdy zpracovávány přímo v aplikaci plusPortal, po sestavení vyúčtování jsou přímo vytvořeny mzdové složky ve mzdě zaměstnance.

Jak hodnotíte článek?