Uspořádání organizace
V plusPortalu je k dispozici několik evidencí, které slouží k popisu organizací a jejich uspořádání.
Základem je evidence zaměstnavatelů (firem). Můžete pracovat pouze s jedním zaměstnavatelem, což je nejčastější případ, ale i s více zaměstnavateli, takže můžete zachytit i složitější holdingovou strukturu, kde jeden zaměstnanec může mít více pracovních vztahů s různými zaměstnavateli.
Organizační jednotky pomáhají rozčlenit společnost na oddělení, úseky, divize, odbory, prostě cokoliv co má svůj název, případně číslo a potřebujeme to zachytit z pohledu organizačního členění.
Pobočky zachycují místa (adresy), kde všude může zaměstnavatel působit, kromě svého sídla. Evidenci poboček nemusíte používat, pokud zaměstnavatelé působí jen ve svých sídlech.
Pracovní pozice představují jednotlivá pracovní místa pro zaměstnance. V případě, že používáte pouze jednoduchou evidenci zaměstnanců bez personalistiky, udržuje program pracovní pozice "na pozadí" v rámci správy seznamu zaměstnanců. V případě, že máte zprovozněn modul Personalistika, je k dispozici mnohem silnější aparát pro práci s pracovními pozicemi. Pracovní pozice má svůj název, umístění a vymezení pracovní činnosti a odpovědnosti. Pracovní pozice může být evidována bez ohledu na to, zda je právě obsazena nějakým zaměstnancem nebo je zrovna volná. Neznamená to však, že když chcete do evidence zavést nového zaměstnance, musíte nejdříve v jiné evidenci připravit pracovní pozici. Program je navržen tak, že v případě potřeby můžete novou pozici vytvořit přímo při zavádění nového zaměstnance.
Organizační vztahy
Zbývá vysvětlit, jak je to všechno propojeno do jednoho celku. Logicky se nabízí, že na vrcholu stromu je Zaměstnavatel, ten se může členit na organizační jednotky a na každé organizační jednotce jsou jednotlivé pracovní pozice. Tak to ovšem v plusPortalu NENÍ! To by umožňovalo zachytit pouze některé typy společností nebo organizací.
V plusPortalu je to uděláno tak, aby bylo možné popsat uspořádání od malé společnosti s pár zaměstnanci až po velké korporace, působící v řadě zemí. Klíčem je to, že jednotlivé prvky pro popis organizace a jejího uspořádání jsou propojeny na úrovni pracovní pozice. Každá pracovní pozice spadá pod nějakou organizační jednotku, pod nějakého zaměstnavatele a je umístěna na konkrétní adrese – pobočce nebo přímo v sídle zaměstnavatele.
Obrázek ilustruje možnosti: je zde zachycena společnost ACT, a.s., která má dceřinou společnost na Slovensku. Uprostřed je oddělení Prodej, na kterém je vedoucí prodeje a čtyři prodejci, jeho podřízení. Vedoucí prodeje je zaměstnancem ACT, a.s. a oddělení řídí z pražské centrály. Na stejném oddělení jsou spolu s ním dva prodejci z Bratislavy, zaměstnaní u ACT Slovakia, a dále prodejce z Pardubic a Prahy, oba zaměstnanci ACT, a.s.
Program lze samozřejmě využít i pro jednodušší organizační struktury.
Strom organizačních jednotek
U malé společnosti můžeme organizační jednotky/oddělení evidovat jako prostý seznam bez nějakých vazeb mezi nimi. Střední a větší společnosti nebo úřady státní správy se obvykle člení do složitějších strukturu, kde jedna organizační jednotka na vyšší úrovni řízení (např. divize) se rozpadá na několik jednotek na nižší úrovni řízení (např. úseky) a ty pak na jednotlivá oddělení. V plusPortalu proto můžete (ale nemusíte) u každé jednotky určit její nadřízenou jednotku a tím vytvářet jejich stromové uspořádání.
POZOR! Je třeba rozlišovat vztahy mezi organizačními jednotkami a vztahy nadřízenosti a podřízenosti mezi zaměstnanci. Jedná se o dvě různé věci.
Nadřízení a podřízení
Mezi zaměstnanci bývá často vztah pracovní nadřízenosti a podřízenosti. Ten určuje, kdo komu zadává práci nebo kdo je komu odpovědný za své pracovní výsledky, případně kdo komu co schvaluje. V plusPortalu je tuto skutečnost možné zachytit tím, že každé pracovní pozici můžeme stanovit jednu nadřízenou pracovní pozici. Tím, že tento vztah je v plusPortalu definován mezi pracovními pozicemi a nikoliv přímo mezi zaměstnanci, je to nezávislé na momentálním personálním obsazení. Vztah nadřízený – podřízený je definován, i když v dané chvíli některá pozice není obsazena.
Pokud si definujete vztahy nadřízenosti a podřízenosti mezi pracovními pozicemi, může pak program automaticky udržovat pravidla, kdo komu co může schvalovat - tzv. pravomoci.
Zde popsané pracovně-organizační vztahy zachycují administrativní umístění zaměstnance ve společnosti. Vedle toho můžete v plusPortalu sestavovat ještě dočasné nebo trvalé týmy pro konkrétní projekty nebo úkoly, složené z lidí z různých oddělení napříč organizační struktury. Může tak vzniknout maticová organizační struktura. Práce s týmy jsou popsány v jiném článku.
Kde se co zadává
Údaje o zaměstnavatelích můžete udržovat v Evidenci zaměstnavatelů. Jestliže u některého z nich zadáte, že působí kromě svého sídla i na pobočkách, zpřístupní se Evidence poboček.
Základní správu seznamu organizačních jednotek můžete udržovat v číselníku oddělení. Máte-li zprovozněn i modul Personalistika, jsou možnosti správy organizačních jednotek bohatší a můžete používat i nástroje pro organizační diagramy nebo nástroje pro rozvrhování pracovních pozic na odděleních.
V případě, kdy využíváte pouze základní evidenci zaměstnanců bez personalistiky, tak správa pracovních pozic není dostupná. Program ji v rámci databáze udržuje "na pozadí" během zadávání informací o uspořádání organizace. Uvedené výše platí i pro tento případ.
Máte-li k dispozici plnou Personalistiku, můžete rozvržení pracovních pozic udržovat ve stránce Oddělení a místa, stejně jako vztahy nadřízenosti a podřízenosti mezi nimi. Pracovní pozice však není nutné vytvářet dopředu, můžete nechat program, aby je udržoval pokaždé, když zavedete nového zaměstnance nebo nějakého zaměstnance přeřadíte.
