Nastavení osobní karty zaměstnance pro mzdy
Osobní karta zaměstnance se po zakoupení licence na modul Mzdy rozšíří o několik dalších záložek, kam se zadávají údaje potřebné pro výpočet a zpracování mzdy, případně jsou pro potřeby mezd rozšířené stávající záložky.
Z pohledu mezd je potřeba se zaměřit především na následující záložky:
Záložka Odměňování
Sekce Základní položka odměňování - jedná se o povinnou položku, ve které musí být uvedená výše základní odměny za práci. Dále se určuje doba platnosti položky, zda se jedná o měsíční, hodinovou nebo fixní odměnu, způsob určení základní odměny. Při zkráceném úvazku je umožněno evidovat výši odměny, která by náležela zaměstnanci při plném úvazku. Je potřeba také vybrat základní položku odměňování, kdy se přednabízí z číselníku mezd mzdové složky označené volbou "Ve výběru základní položky odměňování".
Sekce Další položky odměňování - pokud se základní mzda skládá z více položek, zadávají se do této sekce, o kterou je záložka Odměňování rozšířená po zakoupení modulu Mzdy. Může se jednat o periodicky se opakující složky mzdy nebo složky vyplácené jen v zadaném časovém období. Do dalších položek lze zařadit i příplatky, které přímo nesouvisí s výkonem práce (např. jazykový příplatek, příspěvek na dopravu dojíždějícím zaměstnancům). Jedná se o položky, které do mezd nevstupují z žádné jiné evidence.
Záložka Bankovní účty
V této záložce je potřeba mít vložený účet, který se bude používat pro výplatu mzdy. Je umožněno vkládat pouze bankovní účty v rámci České republiky. Pro identifikaci účtu sloužícího pro výplatu mzdy je potřeba zaškrtnout check-box Použití pro mzdu. Vždy je umožněno mít pro výplatu mzdy pouze jeden účet. Při změně bankovního účtu je doporučeno údaje nepřepisovat, ale ukončit platnost původního a přidat nový účet.
Záložka Pojištění, důchody
Sekce Zdravotní pojišťovna - slouží k evidenci zdravotní pojišťovny zaměstnance, kromě aktuální pojišťovny je zde vedena také historie záznamů nahlášených zdravotních pojišťoven. Pokud dojde u zaměstnance ke změně pojišťovny, změna se provede pomocí tlačítka Změnit pojišťovnu. Postup na provedení změny zdravotní pojišťovny je popsán zde.
Sekce Hlášení změn ZP - v této sekci se vytváří hlášení pro zdravotní pojišťovny. Při přijetí nového zaměstnance nebo zadání změny zdravotní pojišťovny (v sekci Zdravotní pojišťovna) program automaticky vygeneruje oznámení pojišťovně o přihlášce, respektive oznámení původní pojišťovně o odhlášení a oznámení nové pojišťovně o přihlášce. Kromě automaticky tvořených hlášení je umožněno pomocí tlačítka Přidat vytvořit hlášení také manuálně. Kromě Karty zaměstnance je možné zasílat vygenerovaná hlášení na ZP přímo z modulu Mzdy.
Sekce Sociální pojištění - slouží k zaznamenání účasti zaměstnance na sociálním pojištění. V tomto oddíle se také sleduje zaměstnání malého rozsahu, evidují závislé osoby (pro potřeby exekučních srážek ze mzdy) a eviduje se osaměla osoba (pro potřeby OČR u matek samoživitelek).
Sekce Hlášení změn OSSZ - obdobně jako u hlášení změn zdravotním pojišťovnám, vytváří se i hlášení na OSSZ automaticky, případně ručně pomocí tlačítka Přidat. V této záložce je možné hlášení upravit, vytisknout a provést e-podání. Hlášení změn SSZ je možné zasílat také přímo z modulu Mzdy.
Sekce Sleva na pojistném - v této sekci se zadávají základní informace pro uplatňování slevy na pojistném pro daného zaměstnance. Důvody slevy jsou přednastaveny a vybírají se z roletky, dále je potřeba doplnit datum od kdy se sleva na pojistném uplatňuje (povinný údaj), datum do kdy se sleva na pojistném za zaměstnance uplatňuje je údaj nepovinný, může se tedy doplnit, až bude známo, že záměr uplatňovat slevu na pojistném končí. Dále je umožněno nahrání libovolného počtu příloh.
Sekce Hlášení slevy na pojistném - v případě vyplnění slevy na pojistném se v této sekci automaticky vytvoří oznámení záměru uplatňovat slevu na pojistném za zaměstnance (popřípadě skončení uplatňování slevy na pojistném za zaměstnance), které se musí zasílat na ČSSZ. Kromě automaticky vytvořeného hlášení je možné vytvořit nové hlášení ručně (pomocí tlačítka Nové hlášení slevy na pojistném). Každé hlášení je možné editovat, smazat, vytisknout a provést e-podání. Hlášení je možné zaslat také přímo z modulu Mzdy.
Sekce Nárok na důchod od - sekce, kde se automaticky vypočítá datum nároku na důchod.
Sekce Pobírané důchody - sekce pro evidenci pobíraných důchodů (starobní, invalidní, vdovský, sirotčí, za výsluhu,...).
Sekce ELDP - evidence všech ELDP zaměstnance, lze zde ELDP jednotlivě sestavit a vyřídit.
Záložka Zpracování mzdy
Sekce Zpracování mzdy - v této sekci je vidět, zda je zaměstnanec k aktuálnímu mzdovému období zařazen do zpracování mzdy, pomocí tlačítka Zařadit ho lze ručně zařadit, případně pomocí tlačítka Vyřadit, lze zaměstnance ze zpracování mezd vyřadit.
Sekce Mzdová účtárna - sekce, kde je zobrazena informace o mzdové účetní, mzdové účtárně, počtu smluv a zda se jedná o smlouvu ke zdanění (při souběhu HPP a dohody je jako smlouva ke zdanění automaticky brána smlouva na HPP, v rámci které budou daněny i dohody, případně další smlouvy). Pokud není vyplněná informace o mzdové účetní a mzdové účtárně, nelze zařadit zaměstnance do zpracování mezd. Obě tyto informace lze také nastavit hromadně pro více zaměstnanců.
Sekce Zpracované mzdy - informace o období, za které je zpracovaná poslední mzda.
Sekce Srážky ze mzdy - sekce pro evidenci srážek ze mzdy a paušálních plateb a příspěvků. Pomocí tlačítka Přidat je možné zadat novou srážku/platbu, které jsou navázané na číselník složek mzdy. Problematice srážek je věnován samostatný článek.
Sekce Výpočet srážek - sekce pro evidování počtu vyživovaných osob pro potřeby srážek ze mzdy a pro zaznamenání více než tří srážek ze mzdy, kdy je uplatňován jiný způsob výpočtu srážek.
Sekce Odbory - pokud budou hrazeny odborové příspěvky ze mzdy, je potřeba v této sekci zaevidovat odborovou organizaci, stanovit jakým způsobem se příspěvek stanoví, případně jeho výši. Přednabízí se zde údaje definované v číselníku Odborové organizace.
Sekce PHV - slouží k evidenci PHV, který se vypočítá automaticky na základě nastavení mzdových složek. Je umožněno PHV ručně upravit, zadat, že se jedná o pravděpodobný PHV, případně pravidelný přepočet zcela vypnout (např. při odchodu zaměstnankyně na mateřskou dovolenou). V záložce PHV podrobnosti jsou zobrazeny podklady pro výpočet PHV (základní příjmy za čtvrtletí, podíl čtvrtletní odměny v případě delšího období, odpracované dny a hodiny). Záložka Přepočítat slouží k přepočtu PHV například při změně nastavení mzdových složek nebo při úpravě mzdy pomocí zpětné opravy. Při nástupu nového zaměstnance se pomocí tlačítka Přepočítat vypočítá pravděpodobný průměr, který bude u zaměstnance uveden do doby, než odpracuje alespoň 21 rozhodných dnů. K tomu, aby mohl být pravděpodobný průměr vypočítán, je potřeba mít u zaměstnance zadanou položku odměňování, pracovní rozvrh a vyplněn den nástupu do práce, který bude spadat do aktuálního období zpracování mezd.
Sekce Platba - slouží k evidenci způsobu platby mzdy (na účet, v hotovosti). V případě platby na účet se zde eviduje bankovního účtu pro výplatu mzdy, případně také měny, ve které bude mzda vyplácená.
Sekce Výplatní lístek - slouží k evidenci distribuce výplatního lístku (zda se bude tisknout, zpřístupní se on-line a/nebo se bude posílat na e-mail jako příloha PDF s heslem). Pokud bude výplatní lístek zasílán e-mailem a e-mail zaměstnance bude vyplněn v záložce Kontakty nebo v záložce Přístup na portál, bude se automaticky přednabízet v této sekci. Je umožněno zadat i odlišnou e-mailovou adresu než je adresa kontaktní. Vždy je potřeba mít zadanou alespoň jednu variantu distribuce výplatního lístku.
Sekce Trexima - slouží společnostem zařazeným do ISPV.
Sekce Účtování o mzdách - předkontace se volí dle číselníku, aby bylo možné zaměstnance do mez zařadit, musí být položka vyplněná.
Sekce Výpočet mzdy - v této sekci je potřeba zvolit jakým způsobem se bude vyhodnocovat odpracovaná doba (počítat z plánovaného fondu a nepřítomnosti nebo přebírat z docházky či zadávat ručně), jakým způsobem se bude počítat náhrada za svátek (jako podíl časové mzdy, z PHV nebo nepočítat) a jak se bude nakládat se mzdou za přesčas (zda se bude zahrnovat do časové mzdy nebo uvádět v samostatné položce).
Sekce Výpočet pojištění - zde je potřeba z přednastavených možností zvolit způsob pro výpočet sociálního pojištění, zdravotního pojištění, případně lze určit, kdo bude hradit doplatek na pojištění.
Záložka Danění mzdy
Sekce Danění mzdy - je možné zadat, zda se daň odvádí, či neodvádí.
Sekce Prohlášení poplatníka - v této sekci jsou evidována všechna prohlášení poplatníka (jak historicky, tak na aktuální rok). U jednotlivých prohlášení je zobrazen příznak v jakém jsou stavu (např. vyřízeno, zkontrolovat). Prohlášení jsou z tohoto místa přístupná k náhledu, kde je vidět jakým způsobem bylo prohlášení zpracováno a jaké slevy a daňová zvýhodnění se uplatňují. Pokud je potřeba ve vyřízeném prohlášení na aktuální rok něco změnit, musí je pracovník s příslušným oprávněním (např. Účetní pro mzdy, Personalista) odemknout. Více informací pro práci s prohlášením ze strany zaměstnance naleznete zde a návod na zpracování prohlášení ze strany mzdové účetní je uveden zde.
Sekce Roční zúčtování daně - v této sekci jsou evidována roční zúčtování daně zaměstnance za jednotlivé roky. U každého zúčtování je zobrazen příznak v jakém je stavu (dokončeno, zahrnout do mzdy, zkontrolovat). Obdobně jako u prohlášení k dani je i u ročního zúčtování více informací k postupu zaměstnance popsáno zde a k postupu zpracování ze strany mzdové účetní zde.
Záložka Rodinní příslušníci
V této záložce je umožněno evidovat rodinné příslušníky (dítě, manžel/manželka, druh/družka, partner/partnerka), včetně jejich jména a příjmení, data narození a rodného čísla. Pokud jsou rodinní příslušníci v této záložce vyplnění, automaticky se nabízejí při vyplňování prohlášení poplatníka k dani.
Záložka Dovolená
Sekce Nároky na dovolenou - základní nároky na dovolenou se do karty každého zaměstnance přenáší automaticky z číselníku (v týdnech i v hodinách). V případě potřeby je možné základní nárok na dovolenou v kartě zaměstnance upravit ručně. Při změně pracovního úvazku v průběhu roku je programem automaticky přepočítána průměrná týdenní pracovní doba a s ní také nárok na dovolenou.
Sekce Proplácení dovolené při ukončení poměru - informace o tom, zda se při ukončení pracovního poměru bude dovolená proplácet či nikoliv.
Sekce Stav k MM/RRRR- aktuální stav dovolené k danému mzdovému období, kde je zobrazen nárok v hodinách za aktuální rok, případně zůstatek z minulého roku, počet čerpaných hodin dovolené, zůstatek dovolené, případné krácení dovolené. V detailním zobrazení jsou vidět i další informace, které s nárokem na dovolenou a jejím čerpání souvisí.
Sekce Další nároky k MM/RRRR - pokud je zaměstnanci kromě základního nároku na volno v podobě dovolené poskytnutý i jiný druh volna (např. sick day), lze jeho výši k aktuálnímu období sledovat v této sekci.
Sekce Zobrazení hodin pro nárok na dovolenou - jedná se o přehled hodin za jednotlivé odpracované měsíce, ze kterých se počítá nárok na dovolenou.
