Zpracovávané osobní údaje
Aplikace plusPortal řeší nejen evidenci souhlasů a poskytování informace o zpracovávaných osobních údajích, ale i kontrolu jejich platnosti a mazání údajů, u kterých vypršela retenční lhůta.
Poskytnutí informace o zpracovávaných osobních údajích
V kartě zaměstnance je dostupná záložka GDPR.
Potřebná oprávnění
Stránka na této záložce obsahuje dva seznamy: evidenci souhlasů a soupis zpracovávaných osobních údajů, které jsou o daném zaměstnanci evidovány.
U evidovaných souhlasů lze pouze zobrazovat text souhlasu. Zde nelze iniciovat získání ani odvolání již vyžádaného souhlasu.
Za zpracovávané údaje se považují ty, které jsou zadané, tj. vyplněné (různé od výchozí hodnoty). Údaje jsou seskupeny dle GDPR kategorií, u každé kategorie je uveden důvod zpracování položky.
V případě potřeby lze stáhnout opis evidovaných údajů jako PDF. Soubor s konkrétními údaji, které se o zaměstnanci evidují, se vytvoří po kliknutí na tlačítko Výpis.
Potřebná oprávnění
Výmaz osobních údajů zaměstnance
Pomocí naplánované úlohy Kontrola zpracovávaných údajů (Nastavení / Správa konfigurace – záložka Naplánované úlohy) se v pravidelných intervalech kontroluje platnost jednotlivých údajů u všech zaměstnanců. Díky ní se aktualizují i informace o zpracovávaných údajích na záložce GDPR.
Můžete sledovat, který zaměstnanec má prošlou retenční lhůtu. V centrálním inboxu se zobrazuje počet zaměstnanců s prošlou retenční lhůtou. Přes centrální inbox, ale i přes menu Zaměstnanci / Zpracovávané osobní údaje se lze dostat do stránky se seznamem zaměstnanců, kde lze zobrazit i údaje s prošlou lhůtou.
Zde můžete buď všechny, nebo jednotlivé údaje zaměstnance vymazat, aby již nadále nebyly uchovávány. Vymazání údajů znamená nahrazení výchozí hodnotou v případě konkrétního sloupce, v případě celého záznamu (řádku) se záznam smaže.
Potřebná oprávnění
Vyjmutí zaměstnance z procesu mazání
Na záložce GDPR osobní karty zaměstnance může personalista nastavit, že daný zaměstnanec je vyjmutý z mazací funkce:

Pokud u něj již uplyne retenční lhůta, mazací funkce jej bude ignorovat. Nastavuje se to např. u zaměstnanců, se kterými vede zaměstnavatel soudní spor, a potřebuje zachovat historická data.