Zpracovávané osobní údaje

Aplikace plusPortal řeší nejen evidenci souhlasů a poskytování informace o zpracovávaných osobních údajích, ale i kontrolu jejich platnosti a mazání údajů, u kterých vypršela retenční lhůta.

Poskytnutí informace o zpracovávaných osobních údajích

V kartě zaměstnance je dostupná záložka GDPR.

Potřebná oprávnění
Záložka je zobrazena, pokud je pro daný typ poměru povolena. Přístup k záložce je ošetřen přístupovým právem GDPR (Nastavení / Osobní karty / GDPR) pro zobrazení záložky GDPR v osobní kartě zaměstnance.

Stránka na této záložce obsahuje dva seznamy: evidenci souhlasů a soupis zpracovávaných osobních údajů, které jsou o daném zaměstnanci evidovány.

U evidovaných souhlasů lze pouze zobrazovat text souhlasu. Zde nelze iniciovat získání ani odvolání již vyžádaného souhlasu.

Za zpracovávané údaje se považují ty, které jsou zadané, tj. vyplněné (různé od výchozí hodnoty). Údaje jsou seskupeny dle GDPR kategorií, u každé kategorie je uveden důvod zpracování položky.

V případě potřeby lze stáhnout opis evidovaných údajů jako PDF. Soubor s konkrétními údaji, které se o zaměstnanci evidují, se vytvoří po kliknutí na tlačítko Výpis.

Potřebná oprávnění
Přístup na tlačítko má personalista v osobní kartě zaměstnance za předpokladu, že má nastaveno právo GDPR (Osobní informace / Osobní složka / GDPR) a právo Výpis dat (Osobní informace / Osobní složka / GDPR / Výpis dat).
Stejné informace jsou dostupné zaměstnanci v osobní složce zaměstnance na záložce GDPR. Zde si může sám zaměstnanec stáhnout opis evidovaných údajů. Dále vedoucímu na kartě podřízeného na záložce GDPR (Můj tým / Podřízení zaměstnanci / Karta podřízeného / GDPR) dostupné pod stejnojmenným právem.

Výmaz osobních údajů zaměstnance

Pomocí naplánované úlohy Kontrola zpracovávaných údajů (Nastavení / Správa konfigurace – záložka Naplánované úlohy) se v pravidelných intervalech kontroluje platnost jednotlivých údajů u všech zaměstnanců. Díky ní se aktualizují i informace o zpracovávaných údajích na záložce GDPR.

Můžete sledovat, který zaměstnanec má prošlou retenční lhůtu. V centrálním inboxu se zobrazuje počet zaměstnanců s prošlou retenční lhůtou. Přes centrální inbox, ale i přes menu Zaměstnanci / Zpracovávané osobní údaje se lze dostat do stránky se seznamem zaměstnanců, kde lze zobrazit i údaje s prošlou lhůtou.

Zde můžete buď všechny, nebo jednotlivé údaje zaměstnance vymazat, aby již nadále nebyly uchovávány. Vymazání údajů znamená nahrazení výchozí hodnotou v případě konkrétního sloupce, v případě celého záznamu (řádku) se záznam smaže.

Potřebná oprávnění
Přístup na stránku řídí právo Zpracovávané osobní údaje (v oblasti Zaměstnanci / Zpracovávané osobní údaje). Aby bylo možné provést výmaz údajů zaměstnance je třeba mít přiřazeno právo Umožnit mazat údaje.

Vyjmutí zaměstnance z procesu mazání

Na záložce GDPR osobní karty zaměstnance může personalista nastavit, že daný zaměstnanec je vyjmutý z mazací funkce:

Pokud u něj již uplyne retenční lhůta, mazací funkce jej bude ignorovat. Nastavuje se to např. u zaměstnanců, se kterými vede zaměstnavatel soudní spor, a potřebuje zachovat historická data.

Jak hodnotíte článek?