Základní číselníky modulu Pracovní cesty

Změníl(a) - Martina Dufková

Pro správné fungování modulu Pracovní cesty je potřeba zkontrolovat, případně naplnit číselníky v jednotlivých sekcích.

Číselníky jsou dostupné z Menu / Nastavení / Číselníky a nastavení / Pracovní cesty. Pro lepší orientaci a přehlednost jsou číselníky členěny podle tematických oddílů.

Pracovní cesty

Sazby pro tuzemské stravné a náhrady

Legislativní sazby pro vyúčtování pracovních cest nejsou v programu naplňovány automaticky. Za jejich správu je vhodné zvolit odpovědnou osobu.

Pomocí tlačítka Nový záznam je potřeba vyplnit podklady pro vyhodnocení pracovní cesty. Program provede vyhodnocení cesty podle podkladů platných v den zahájení cesty.

Je potřeba nastavit:

  • platnost legislativních sazeb
  • náhrady za jídlo, tuzemskou měnu a stát (podle toho bude program rozlišovat zahraniční a tuzemskou cestu)
  • snížení stravného
  • náhrady za km
  • ceny za PHM
  • sazba silniční daně za použití vozidla
Pro následující rok nebo období, kdy dojde ke změně sazeb, využijte tlačítko Vytvořit kopii, kdy dojde ke zkopírování všech údajů, a pak stačí změnit jen ty údaje, u kterých došlo ke změně. Důležité je, aby změny sazeb byly zadány dříve, než bude zaevidována první cesta v období, ve kterém sazby platí.

Sazby pro zahraniční stravné

Zadejte sazby pro zahraniční stravné - základní stravné (měna) a sazba kapesného (v %) a jejich platnost pro státy, do kterých předpokládáte pracovní cesty.

Aby bylo možné vykazovat zahraniční pracovní cesty, je nutné doplnit potřebné položky do číselníku států a definovat požadované detaily. Číselník států je k dispozici v Menu / Nastavení / Číselníky a nastavení / Základní nastavení / oddíl Adresy / číselník Státy.
Do číselníku Sazby pro zahraniční stravné lze dodatečně zařadit i nový stát a novou měnu, a to přímo z editace sazby pro zahraniční stravné pomocí tlačítka Přidat do nabídky stát/měnu.

Soukromá vozidla

Pokud budou zaměstnanci využívat soukromá vozidla pro služební cesty, je důležité vyplnit číselník soukromých vozidel. U vozidel se evidují údaje z technického průkazu, které jsou nutné pro výpočet náhrad za použití soukromého vozidla. Jedná se hlavně o typ vozidla, typ paliva a průměrnou spotřebu. Zaměstnavatel určí, zda při použití soukromého vozidla bude proplácet náhradu za ujeté km a náhradu za PHM nebo pouze náhradu za PHM – dle zvoleného nastavení. K jednotlivým vozidlům je možné vložit přílohy.

Druhy výdajů podle účtování

Nadefinováním tohoto číselníku budou zaměstnanci nuceni zařadit výdaje související s pracovní cestou podle zadaných druhů a účetní bude mít přehlednější podklad pro účtování o cestách. Jde např. o ubytování, parkování, PHM,...

Pracovní doba

Číselníky, týkající se pracovní doby, zde mají pouze informační charakter a slouží především pro kontrolu rozvrhů směn v případě, že využíváte modul Volno a/nebo modul Docházka. Pokud využíváte modul Volno, naplánovaná pracovní cesta se vám do něj automaticky přenese (není rozhodující, zda cesta podléhá schválení či nikoliv). V modulu Docházka je pracovní cesta vidět až po schválení vyúčtování cesty.

Sledování nákladů

Cestovní výdaje můžete vykazovat na nákladové okruhy (nákladová střediska, zakázky, zákazníky, produkty).

Definice číselníků „Zakázky, Zákazníci, Produkty" je nutná pouze v případě, že chcete sledovat náklady pracovních cest dle nastavených nákladových okruhů (toto si volíte v rámci základního nastavení modulu Pracovní cesty v sekci Zapnutí/vypnutí funkcí). Povolíte-li toto vykazování, musí zaměstnanci u jednotlivých výdajů uvést rozpis nákladů na zvolené nákladové okruhy. V opačném případě je vyplnění formulářů výdajů jednodušší.

Měny a kurzy

Banky

Číselník bank je již přednastaven, postačí z vaší strany pouze kontrola, případně oprava nebo doplnění dle vašich požadavků.

Používané měny

Definujte mezinárodní zkratky používaných měn. Používáte-li automatické stahování kurzů z ČNB, uveďte kód měny přesně podle podmínek ČNB. Program se těmito kódy řídí při stahování aktuálních kurzů!

Zadejte do číselníku pouze ty měny, které budete používat při zpracování cest. Zrychlíte tak stahování aktuálních kurzů z ČNB, protože program stahuje pouze kurzy pro měny, uvedené v tomto číselníku.

Kurzy měn

Obsah číselníku je možné udržovat buď ručně, nebo využít možnosti pro stahování aktuálních kurzů ze stránek ČNB. Číselník má ve svém záhlaví dva odkazy pro stahování kurzů. Jeden pro jednorázové stažení kurzů, druhý pro nastavení pravidelného stahování kurzů ve stanovenou denní dobu.

V případě, že se rozhodnete využívat druhou možnost, zkontrolujte, zda je v konfiguraci portálu spuštěna služba pro časovač a povolena naplánovaná úloha pro stahování bankovních kurzů z webu ČNB. Pochopitelně musí být povolen vstup na webové stránky ČNB.

Postup zapnutí naplánované úlohy:

  1. Jděte na stránku Menu / Nastavení / Správa konfigurace.
  2. Otevře se stránka pro nastavování provozních parametrů programu. Ve stránce přejděte na záložku Naplánované úlohy. Seznam záložek je při levém okraji stránky.
  3. V seznamu naplánovaných úloh vyhledejte sekci Pracovní cesty a řádek Stahování bankovních kurzů z webu ČNB. Klikněte na ikonu pro editaci na konci řádku.
  4. Otevře se nový panel pro nastavení naplánované úlohy, ve kterém si stanovíte detaily pro spouštění dané úlohy (např. jednou za den, v kolik hodin a od kdy spouštět).
  1. Nakonec vše uložte tlačítkem OK.

Účtování

Účtový rozvrh

V číselnících je nutné nastavit účtový rozvrh s účty, které se budou pro pracovní cesty používat.

Účtování o cestách (předkontace)

Účtovací předpisy lze nastavit pro různé typy cest. Základní dělení cest je na tuzemské a zahraniční. Lze ale sestavit libovolný počet předpisů pro různé zaměstnance a různé situace.

Jak hodnotíte článek?