Schválení nebo zamítnutí žádosti o volno

Žádost o volno lze schvalovat z notifikačního e-mailu, z centrálního INBOXu nebo přímo ze stránky pro schvalování volna. Důvodem, proč by vedoucí raději využili přímo stránku pro schvalování volna je několik:

  • někdy může být výhodné schválit všechny žádosti hromadně na jedno kliknutí;
  • je užitečné, aby měl schvalovatel (zpravidla nadřízený) k dispozici přehled, jak jsou na tom s volnem ostatní jeho podřízení. Pro tyto účely je na stránce k dispozici kalendář.
Potřebná oprávnění
Stránka pro schvalování volna je dostupná pouze tehdy, pokud role vedoucího vlastní příslušné oprávnění Volno / Schvalování volna. Tímto právem mu umožníte schvalovat žádosti o volno. Výčet podřízených, jejichž volno může schvalovat, není dán organizační strukturou, ale nastavením pravomoci Schvalování volna na jeho kartě zaměstnance. U ní zadejte výčet zaměstnancům, vůči kterým bude pravomoc uplatněna. Těmto zaměstnancům může žádosti schvalovat.
Aby byly žádosti schvalovány, musí být v nastavení modulu Volno schvalování povoleno a musí se jednat o druh volna, který je schvalován (u nepřítomností jako je nemoc, návštěva lékaře,... se schvalování neprovádí, tato se pouze zaznamenává).

Příklad postupu schvalování

  1. Jděte na stránku Menu / Volno / Schvalování volna. K této stránce se můžete dostat i odkazem z notifikačního e-mailu oznamující žádost nebo z centrálního INBOXu přes tlačítko Otevřít.
  2. V horní části stránky je seznam žádostí o volno, které máte schválit. V dolní části je kalendář s rozložením volna podřízených. U každé žádosti máte tlačítko, které vám ukáže polohu daného volna v kalendáři vzhledem k volnu ostatních zaměstnanců (tlačítko Ukázat v kalendáři). Před schválením si tak můžete udělat představu, zda bude např. dostatek lidí na směně a podle toho se rozhodnout.
Pro zobrazení kalendáře lze použít i tlačítko Zobrazit kalendář. Tlačítkem Ukázat v kalendáři se otevře kalendář vždy v období, do kterého žádost spadá. Kalendář zavřete tlačítkem Skrýt kalendář.
  1. Obvyklý postup je ten, že nejprve vyřídíte případy, které jsou na zamítnutí (způsobem uvedeným níže). Zbytek žádostí můžete schválit najednou tím, že je označíte a pak použijete v záhlaví tabulky možnost Schválit označené hromadně v menu pro práci s označenými řádky.

Schválení žádosti o volno

  1. Jděte na stránku Menu / Volno / Schvalování volna.
  2. V seznamu případů ke zpracování vyhledejte příslušnou žádost a zkontrolujte její pozici v kalendáři.
  3. Klikněte na tlačítko Schválit.

Odmítnutí žádosti o volno

  1. Jděte na stránku Menu / Volno / Schvalování volna.
  2. V seznamu případů ke zpracování vyhledejte příslušnou žádost a zkontrolujte její pozici v kalendáři.
  3. Klikněte na tlačítko Otevřít, zobrazí se panel s podrobnostmi o dané žádosti. V dolní části panelu se nachází ovládací prvky pro schvalování. V přepínači nastavte Zamítnout nebo Vrátit, podle toho, co si přejete s žádostí udělat. Doplňte vysvětlující text pro žadatele. Klikněte na tlačítko OK.

Zrušení rozhodnutí při schvalování volna

Pokud se stane, že schválíte nebo zamítnete nějakou žádost o volno omylem, můžete své rozhodnutí vzít zpět tímto způsobem:

  1. Jděte na stránku Menu / Volno / Schvalování volna.
  2. Pomocí tlačítka Zobrazit kalendář se vám v dolní části obrazovky pro schvalování objeví kalendář se všemi zaměstnanci, kterým máte právo schvalovat docházku. Zde vyhledejte danou žádost a klikněte na ni myší. Otevře se panel s detaily žádosti.
  3. Klikněte na tlačítko Zrušit rozhodnutí. Žádost se pak vrátí mezi nezpracované a můžete ji znovu vyřídit.
Po schválení, zamítnutí žádosti nebo zrušení rozhodnutí ze strany vedoucího obdrží zaměstnanec notifikační e-mail.

Jak hodnotíte článek?