Pravidla docházky
Číselník k pravidlům docházky je dostupný v hlavním menu volbou položek: Menu / Nastavení / Číselníky a nastavení / Docházka / oddíl Docházka / číselník Pravidla docházky.
Pro každého zaměstnance můžete stanovit pravidla, podle kterých bude program vyhodnocovat jeho docházku.
Automaticky jsou v programu přednastavena dvě základní pravidla docházky, která je možné upravit, případně smazat (ikona tužky, příp. křížku na konci řádku).
Pro vložení nového pravidla využijte tlačítko Přidat pravidlo. U nové položky je potřeba nastavit následující parametry, aby docházka správně fungovala:
- Základní údaje – slouží k pojmenování a popisu pravidla.
- Typ – slouží k definici typu pracovní doby. V případě typu Pružná nebo volná systém při vyhodnocování docházky pracuje s nastavenou fixní částí u směn (viz číselník Typy směn). V případě typu pracovní doby Pevná systém při vyhodnocování docházky kontroluje počátek a konec směny.
U pevné doby lze navíc určit, jak má systém pracovat s nadpracovanými hodinami nad rámec denního fondu. V případě Automaticky zahrnovat do odpracované doby budou všechny hodiny nad rámec denního fondu započítané a vyhodnocené do denního salda. V případě Automaticky nezahrnovat do odpracované doby nebudou žádné hodiny nad rámec denního fondu automaticky započítané. Zpracovatel docházky je musí vyhodnotit ručně.
Dále lze u pevné pracovní doby nastavit tzv. Prodleva před zahájením směny nebo Prodleva po ukončení směny (tj. časový úsek, ve kterém se nebude odpracovaná doba započítávat). I když prodlevy budou nastaveny, je možné je v docházce ručně uznat.
Pro oba typy pracovní doby se na stránce Typ nastavuje interval pro kontrolu plnění fondu (denně, týdně, měsíčně). Nastavení má vliv na zobrazení vyhodnocení salda v docházce.
Nastavením Negativní docházka systém začte v docházce započítávat odpracovanou dobu automaticky. Každý den bude mít zaměstnanec započítané hodiny v rámci nastavené směny. V negativní docházce nejsou evidované příchody a odchody zaměstnance. Do vyhodnocení se zapisují pouze nepřítomnosti případně hodiny nad denní fond.
- Zaokrouhlování – program je automaticky nastaven na zaokrouhlení každého průchodu. Čas příchodu se zaokrouhluje nahoru, čas odchodu dolů. Zde můžete nastavit s jakou přesností zaokrouhlení bude program u průchodů pracovat (pět minut, čtvrt hodiny, půl hodiny, případně nezaokrouhlovat). Dále lze nastavit korekce času příchodu na pracoviště (stanovit počet minut, které se přičtou k zaznamenanému času příchodu).
- Směny – poskytuje možnost nastavit v docházce automatické rozpoznávání směn. Je to vhodné zejména v provozech, kde zaměstnanci často nárazově střídají jiný typ směny, než mají předepsaný v původním rozvrhu směn. Při nastavení automatického rozpoznávání je potřeba definovat časový úsek, ve kterém se bude kontrolovat přítomnost zaměstnance, a poté dojde v docházce k přenastavení směny.
Příklad nastavení: při přítomnosti 19:00 – 19:30 bude automaticky nastavená směna Odpolední 14:00 – 22:00
Automatické rozpoznávání směn také není vhodné nastavovat, pokud zaměstnanci pracují (i výjimečně) v daných časových intervalech ve dnech pracovního klidu nebo ve svátek. V docházce by pak došlo k navýšení měsíčního fondu vlivem automatické změny směn.
- Příplatky - slouží pro definici příplatků za odpolední práci, práci v noci, o víkendech a o svátcích. Příplatky jsou pak automaticky zapsané ve vyhodnocení docházky. V případě potřeby je umožněná ruční korekce příplatku.
V případě příplatků za práci v noci, která spadá do víkendu nebo svátků, se nastavuje, zda má být příplatek vypočítán z přesahujících hodin (tj. od půlnoci do půlnoci), nebo bude výpočet proveden za celou směnu podle toho, do kterého dne směna patří (tzn. při noční směně 7,5 hod ve dnech pátek/sobota, která se vyhodnocuje ke dni příchodu, nebude do směny víkendový příplatek započítaný. Při noční směně 7,5 hod neděle/pondělí, která se opět vyhodnocuje ke dni příchodu, bude vyhodnocen příplatek za víkendovou práci 7,5 hod).
- Simulace – simulace průchodů pracuje na stejném principu jako nastavení negativní docházky s tím rozdílem, že uživatelé mají navíc možnost simulované časy editovat, případně vkládat vlastní časy. V nastavení je možnost zvolit, jak se budou časy generovat a v jakém rozptylu.
Simulace časů probíhá pouze jedenkrát denně o půlnoci a zohledňuje pouze data za uplynulý den. Nezasahuje znovu do minulosti. Časy jsou tedy vždy vygenerované a přepočítané k předešlému dni a čas začátku směny je zaokrouhlený na 5 minut.
Simulace časů v docházce zohledňuje přenesené nepřítomnosti z modulu Volno (Plánovaní volna) a doplňuje (dorovnává) pracovní dobu do délky předepsané směny. Tím je zaručeno, že každý den, na který je předepsaná směna, bude mít vykázanou minimálně délku předepsané směny (v případě služební cesty přesahující délku směny bude vykázaná doba delší, než je čistá délka směny).
Každý uživatel má simulací zajištěné splnění předepsaného měsíčního fondu pracovní doby. Simulace slouží pouze k rozepsání denního fondu dle systémových nastavení.
Časy zapsané uživatelem do budoucna (od aktuálního data dále) jsou pro docházku platné, simulace v následujících dnech je nepřepíše.
Při zadávání nepřítomností do minulosti (propisem z modulu Volno, popř. přímo v docházce) je potřeba vygenerované časy v docházce ručně zeditovat nebo smazat, aby se již nasimulované časy přítomnosti (odpracované doby) nepřekrývaly s intervalem nepřítomnosti (neodpracované doby).
Nová simulace časů za celý měsíc (resp. do předešlého dne) se dá spustit výmazem docházky na stránce Vyhodnocení docházky (Menu / Docházka / Vyhodnocení docházky). Pokud bylo do docházky zasahováno ručně psanými průchody, je potřeba před smazáním docházky ručně smazat všechny časy, jinak se nová simulace nevyvolá.
Pokud měníte pravidla docházky, typ pracovní doby, rozvrh směn nebo režim přestávek v osobní kartě zaměstnance (Karta zaměstnance / záložka Pracovní poměr / sekce Pracovní doba) a změnu potvrdíte tlačítkem Uložit změny, zobrazí se panel Kontrola docházky, kde je zobrazen seznam docházek, kterých se změna týká. Zobrazí se schválené i neschválené docházky. Aby nové nastavení mohlo být použito, docházky je potřeba smazat. Smazány mohou být jen neschválené docházky. Toho docílíte kliknutím na tlačítko OK. Schválené docházky je potřeba ošetřit ručně.
