Základní číselníky
Pro správné fungování modulu Docházka je potřeba zkontrolovat, případně doplnit číselníky v jednotlivých oddílech.
Číselníky jsou dostupné z Menu / Nastavení / Číselníky a nastavení / Docházka. Pro lepší orientaci a přehlednost jsou číselníky členěny podle tematických oddílů.
Docházka
Položky docházky
Číselník položek docházky je dodáván již předvyplněn. V tomto číselníku musí být nadefinovány všechny položky, které v rámci sledování docházky budete využívat. Podrobněji se položkám docházky věnujeme v samostatném článku.
Pravidla docházky
Definování pravidel docházky je jedním ze tří hlavních parametrů stanovení pracovní doby (vedle rozvrhů směn a rozvrhů přestávek). V tomto číselníku jsou přednastavena dvě základní pravidla pro vyhodnocení docházky (pro administrativní pracovníky a pro dohody o provedení práce). Daný číselník je potřeba upravit dle Vašich potřeb. O pravidlech docházky a jejich nastavení se více dočtete v samostatném článku.
Úrovně schvalování
V případě schvalování docházky je potřeba nastavit úrovně schvalování. Automaticky je program dodáván s jednou přednastavenou úrovní schvalování - liniový manažer, kterou lze editovat nebo smazat (ikona tužky, popřípadě křížku na konci řádku).
Pro vložení nové úrovně schvalování využijte ikonu + nad seznamem položek. Otevře se editační formulář, kde je potřeba vyplnit požadované údaje.
Na nejnižší úrovni schvalování docházky bývají zpravidla samotní zaměstnanci. Tato úroveň je vázána na přístupové právo Docházka / Moje docházka / Schvalování docházky. Není potřeba zaměstnancům přiřazovat pravomoc v jejich osobní kartě ani je řešit ve schvalovatelích docházky. Program vychází z toho, že zaměstnanec schvaluje svoji docházku vždy jako první.
Příklad nastavení úrovní schvalování: 
Schvalovatelé docházky
Zde se automaticky zobrazí seznam zaměstnanců, kteří jsou oprávněni ke schvalování docházky. Jednotlivým zaměstnancům je potřeba přiřadit úroveň schvalování, které jsou definovány v číselníku Úrovně schvalování. Úroveň přiřadíte pomocí ikony Tužky na konci řádku u každého zaměstnance, kdy se otevře editační okno s roletkou pro výběr schvalovací úrovně. Úrovně schvalování lze zadat i hromadně pro více zaměstnanců, kdy je potřeba nejprve vybrané zaměstnance označit a poté jim hromadně nastavit požadovanou úroveň.
Details
Snímače
Terminály
Společně s modulem Docházka je možné využívat terminály. Nový terminál zaregistrujete pomocí tlačítka Přidat terminál. Otevře se editační formulář, kde je potřeba stanovit pravidla, podle kterých bude program vyhodnocovat docházku z daného terminálu. Mezi tato pravidla patří určení, zda registruje pracovní dobu, zaznamenává pouze průchody, nebo zda povoluje přístup pouze určeným pracovníkům aj.
U každého terminálu můžete v údaji Typ určit, s jakou paritou budou průchody zapisovány do docházky. Při nastavení Příchod a odchod bude docházka přiřazovat parity průchodů automaticky podle časové posloupnosti.
U docházkových terminálů bez tlačítek lze v údaji Přepisovat zdůvodnění nastavit druh terminálového tlačítka, pod kterým se budou průchody permanentně zapisovat do docházky. Tato úprava je koncipovaná pro zapisování krátkodobých absencí. Všechny zaznamenané průchody budou vyhodnoceny v docházce jako průchod přes nastavené terminálové tlačítko.
Pokud je nastavena volba Zábrana lze přidělit přístup konkrétním pracovníkům a vybrat časovou zónu, pro kterou přístup platí.
Tlačítka terminálů
Tento číselník definuje podobu a vlastnosti tlačítek docházkových terminálů. Pomocí tlačítek lze zdůvodnit budoucí nepřítomnost.
Nové tlačítko pro zdůvodnění nepřítomnosti vložíte pomocí ikony + nad seznamem. V nově otevřeném editačním formuláři je třeba určit číslo tlačítka, popř. název tlačítka. Pro každé tlačítko je také potřeba nastavit pravidla - jak se bude automaticky zdůvodňovat vzniklá nepřítomnost. Lze definovat zdůvodnění krátkodobé absence v rámci definovaného časového intervalu, nebo i absence jak v den odchodu, tak i pro následující dny.
Pro zdůvodnění úseků zaznamenaných v docházce přes terminálová tlačítka je možné nastavit různé možnosti zápisu do docházky. K tomu lze využít nastavení Zdůvodnění platí, kde je možné vybrat jednu ze čtyř možností nastavení:
- Do konce směny v daný den – vyhodnocené zdůvodnění bude v docházce zapsáno pouze v rámci předepsané směny. U pružné pracovní doby se zdůvodnění uplatní jen do konce pevné části směny.
- Zadaný počet minut - tlačítko lze nyní nastavit pro vyhodnocení zdůvodnění dvěma způsoby.
Zůstává zachováno vyhodnocení zdůvodnění v pevné zadané délce podle nastaveného počtu minut (bez ohledu na dřívější čas příchodu).
Dále je možné vyhodnotit dřívější příchod než po zadaném počtu minut pomocí zaškrtávátka (check-boxu) Do horní hranice. Počet minut určuje maximální délku zdůvodnění. - Do zadaného času – tato volba slouží k ukončení zdůvodnění v přesně definovaný čas.
Pokud například zaměstnanci jezdí na služební cesty a po skončení se již nevrací zpět do zaměstnání, můžete nastavit konkrétní čas, ve který se budou taková zdůvodnění automaticky ukončovat. - Do délky směny – zdůvodnění bude ukončeno, jakmile v daném dni bude vykázána výše denní fondu podle předepsané směny. Zároveň platí, že při překročení výše denního fondu, bude zdůvodnění absence přes terminál adekvátně poníženo, aby byla ve dni vykázaná pouze denní výše fondu.
Nové nastavení tlačítek terminálů na možnost „nezaokrouhlovat“
Nově je možné u jednotlivých terminálových tlačítek vyloučit průchody z těchto tlačítek ze zaokrouhlování.
Průchody v docházce tak mohou být zaokrouhlovány buď:
• pouze podle nastavení definovaného v číselníku Pravidla docházky (Menu / Nastavení / Číselníky a nastavení / Docházka /Pravidla docházky) - tj. stávající chování systému;
• nebo může být odchod přes terminálové tlačítko (a následující příchod) vyjmut ze zaokrouhlování. Všechny ostatní průchody budou zaokrouhlované podle nastavení definovaného v číselníku Pravidla docházky.
Po aktualizaci systému zůstává vyhodnocení zaokrouhlování průchodů nastaveno standardním způsobem podle nastavení v číselníku Pravidla docházky. Není potřeba do nastavení terminálových tlačítek zasahovat.
V případě, že chcete vyjmout průchody přes terminálové tlačítko ze zaokrouhlování, nastavení tlačítek terminálu provedete v číselníku Tlačítka terminálů (Menu / Nastavení / Číselníky a nastavení / Docházka / Tlačítka terminálů). Zde přibyla možnost Nezaokrouhlovat průchody zdůvodněné tímto tlačítkem. Po jejím vybrání lze nastavit i chování pro následující příchod. Při nastavování postupujte podle textu v nápovědě.
Časové zóny
Pokud je u terminálu nastavená zábrana, zde si pomocí ikony + můžete vložit časové zóny pro přístup. Tzn. v jednotlivých dnech lze označit dobu, kdy bude přístup přes terminál povolen.
Přidělení povoleného vstupu zaměstnancům se pak provede v číselníku Terminály kliknutím na odkaz v atributu Akce u jednotlivých terminálů. Po označení zaměstnanců se zaktivují tlačítka Povolit přístup nebo Zamezit přístupy. Vybraným zaměstnancům se pak nabídne nastavení přístupu pro jednotlivé terminály a časové zóny.
Šablony přístupu k terminálům
Firmy, které mají desítky terminálů nebo využívají kombinaci docházkových a přístupových terminálů, mohou využívat šablony přístupu k terminálům. Jejich přednastavením se zjednoduší administrace v nastavování přístupů přes terminály.
Novou šablonu přístupu vložíte pomocí ikony + nad seznamem položek. Otevře se editační formulář, kde je potřeba vyplnit název šablony a povolit přístup. Po vytvoření jednotlivých šablon je potřeba jejich přidělení zaměstnanci. To nastavíte v Kartě zaměstnance / záložka Identifikace a přístupy / sekce Řízení přístupů. Z roletky vyberte potřebnou šablonu a vše potvrďte tlačítkem Nastavit povolení přístupu dle šablony.
Pracovní doba
Číselník Pracovní doba je společný pro moduly Docházka, Volno, Personalistika, Mzdy a Pracovní cesty, proto je podrobně popsán v samostatné části této nápovědy.
Pracovní dobu definují následující číselníky:
Rozvrhy směn - číselník, který vymezuje rozsah pracovní doby a její rozvržení do směn, ve své podstatě definuje kalendář, podle kterého chodí zaměstnanec do práce.
Rozvrhy přestávek - číselník, který stanovuje, jakým způsobem jsou do pracovní doby promítnuty přestávky na oddech.
Oblasti pro dny volna - číselník, který definuje státy (případně oblasti) se stanovenými dny pracovního volna.
Dny volna - číselník, který definuje státní svátky.
Nepravidelné rozvržení směn - číselník sloužící pro plánování nerovnoměrně rozvržené pracovní doby.
Import rozvrhů - číselník sloužící k hromadnému importu rozvrhů pro zaměstnance s nepravidelnou pracovní dobou ve formátu souboru CSV.
Provozy s nepravidelnou dobou - číselník, který definuje provozy pro nerovnoměrné rozvržení pracovní doby.
Typy směn - číselník, který definuje jednotlivé směny, které jsou potřebné pro nastavení pracovní doby zaměstnanců.
Přestávky - číselník, který definuje jednotlivé typy přestávek, které jsou potřebné pro nastavení pracovní doby zaměstnanců.
