Vystavit potvrzení
Dalším typem události, na který musí mzdová účtárna reagovat, jsou požadavky zaměstnanců na vystavení různých potvrzení. Podobně jako v případě oznamování změn zaměstnavateli má pro tuto situaci program k dispozici funkce pro podání žádosti zaměstnancem a následně funkce pro vyřízení žádosti na straně mzdové účtárny.
Podání žádosti provede zaměstnanec z menu prostřednictvím formuláře dostupného volbami Zaměstnanci / Chci potvrzení viz článek Potřebuji potvrzení.
Vyřízení požadavku na straně účtárny se děje prostřednictvím stránky dostupné z menu Mzdy / Potvrzování.
Nahoře nad seznamem jsou k dispozici filtrační tlačítka, díky nimž je možné vybrat zaměstnavatele (v případě holdingu) mzdovou účetní nebo konkrétního zaměstnance.
Pro lepší orientaci jsou zde také čtyři filtrační Dlaždice, které značí fázi, v jaké se žádost o potvrzení právě nachází: Vše, K řešení, V řešení a Vyřízená.
K řešení – seznam nevyřízených žádostí, kdy si zaměstnanec zažádal o potvrzení přes plusPortal.
V seznamu na konci řádku jsou k dispozici tři tlačítka (ikony):
- První tlačítko vytvoří požadovaný dokument a uloží ho do databáze. Následně můžete dokument stáhnout, vytisknout nebo odeslat zaměstnanci elektronicky. Dokument se tím zaměstnanci zpřístupní v jeho složce a může si ho stáhnout a vytisknout. Zaměstnanec je o zpřístupnění dokumentu informován e-mailem.
- Druhé tlačítko umožní dokument vytvořit mimo systém a nahrát ho do databáze (následně může být zpřístupněn zaměstnanci).
- Třetí tlačítko označí potvrzení za vyřízené.
Potvrzení lze vystavit i bez předchozí žádosti tlačítkem Vytvořit dokument. Řádky jsou odlišeny praporkem – s žádostí nebo bez žádosti zaměstnance.
Kroky při vytvoření potvrzení:
- Pro vytvoření potvrzení bez předchozí žádosti zvolte tlačítko Vytvořit dokument.
- Z první roletky vyberte zaměstnance, pro kterého chcete potvrzení vystavit.
- Z druhé roletky vyberte druh potvrzení, které zaměstnanec požaduje.
U potvrzení, kde je třeba zadat nějaké další údaje, nabídne program modální okno, kde je možné potřebné údaje doplnit např. u Potvrzení pro Úřad práce.
- Vše potvrďte tlačítkem OK.
Jakmile je dokument v databázi vytvořen, přesune se pod dlaždici V řešení a v řádku seznamu se zpřístupní tato tlačítka (ikony):
- První tlačítko umožní vytvořený dokument stáhnout, následně uložit nebo vytisknout.
- Druhé tlačítko umožní již vytvořený dokument aktualizovat – například pokud upravíte v osobní kartě jméno zaměstnance.
- Třetí tlačítko umožní dokument znovu nahrát z externího souboru. Tato možnost je zde určena pro situace, kdy si vytvořený dokument vytisknete, doplníte do něj ručně nějaké údaje (např. razítko), naskenujete ho a nahrajete znovu do databáze.
- Čtvrté tlačítko zpřístupní potvrzení zaměstnanci v jeho složce a ten si ho může stáhnout a vytisknout.
- Páté tlačítko označí žádost za vyřízenou, ta se přesune pod dlaždici Vyřízená. Toto tlačítko se používá například v situacích, kdy bylo potvrzení vytištěné a předané zaměstnanci osobně, tj. mimo program. Zaměstnanec pak ve svém plusPortalu vidí pouze informaci o tom, že byla jeho žádost o potvrzení vyřízená.
Posledním tlačítkem na řádku je křížek, kterým je možné chybně vytvořené potvrzení smazat. Smazání je definitivní (v programu o jeho vytvoření nezůstane žádná zmínka).
Pod dlaždicí Vše zůstávají všechna historicky zpracovaná potvrzení.
