Vystavit potvrzení

Změníl(a) - Lucie Mácová

Dalším typem události, na který musí mzdová účtárna reagovat, jsou požadavky zaměstnanců na vystavení různých potvrzení. Podobně jako v případě oznamování změn zaměstnavateli má pro tuto situaci program k dispozici funkce pro podání žádosti zaměstnancem a následně funkce pro vyřízení žádosti na straně mzdové účtárny.

Podání žádosti provede zaměstnanec z menu prostřednictvím formuláře dostupného volbami Zaměstnanci / Chci potvrzení viz článek Potřebuji potvrzení.

Vyřízení požadavku na straně účtárny se děje prostřednictvím stránky dostupné z menu Mzdy / Potvrzování.

Nahoře nad seznamem jsou k dispozici filtrační tlačítka, díky nimž je možné vybrat zaměstnavatele (v případě holdingu) mzdovou účetní nebo konkrétního zaměstnance.

Pro lepší orientaci jsou zde také čtyři filtrační Dlaždice, které značí fázi, v jaké se žádost o potvrzení právě nachází: Vše, K řešení, V řešení a Vyřízená.

K řešení – seznam nevyřízených žádostí, kdy si zaměstnanec zažádal o potvrzení přes plusPortal.

V seznamu na konci řádku jsou k dispozici tři tlačítka (ikony):

  • První tlačítko vytvoří požadovaný dokument a uloží ho do databáze. Následně můžete dokument stáhnout, vytisknout nebo odeslat zaměstnanci elektronicky. Dokument se tím zaměstnanci zpřístupní v jeho složce a může si ho stáhnout a vytisknout. Zaměstnanec je o zpřístupnění dokumentu informován e-mailem.
  • Druhé tlačítko umožní dokument vytvořit mimo systém a nahrát ho do databáze (následně může být zpřístupněn zaměstnanci).
  • Třetí tlačítko označí potvrzení za vyřízené.
Způsoby vytvoření potvrzení je možné i kombinovat tj. vytvořit dokument v programu, stáhnout ho, doplnit do něj podpis a razítko a vrátit zpět do systému pro zpřístupnění zaměstnanci.

Potvrzení lze vystavit i bez předchozí žádosti tlačítkem Vytvořit dokument. Řádky jsou odlišeny praporkem – s žádostí nebo bez žádosti zaměstnance.

Kroky při vytvoření potvrzení:
  1. Pro vytvoření potvrzení bez předchozí žádosti zvolte tlačítko Vytvořit dokument.
  2. Z první roletky vyberte zaměstnance, pro kterého chcete potvrzení vystavit.
  3. Z druhé roletky vyberte druh potvrzení, které zaměstnanec požaduje.

U potvrzení, kde je třeba zadat nějaké další údaje, nabídne program modální okno, kde je možné potřebné údaje doplnit např. u Potvrzení pro Úřad práce.

  1. Vše potvrďte tlačítkem OK.
Abychom mohli zaměstnanci potvrzení vystavit (aby se nabízel v seznamu zaměstnanců), musí mít alespoň jednu smlouvu (pokud jich má více) nastavenou jako smlouvu ke zdanění. Nemusí být zařazený do zpracování mezd.

Jakmile je dokument v databázi vytvořen, přesune se pod dlaždici V řešení a v řádku seznamu se zpřístupní tato tlačítka (ikony):

  • První tlačítko umožní vytvořený dokument stáhnout, následně uložit nebo vytisknout.
  • Druhé tlačítko umožní již vytvořený dokument aktualizovat – například pokud upravíte v osobní kartě jméno zaměstnance.
  • Třetí tlačítko umožní dokument znovu nahrát z externího souboru. Tato možnost je zde určena pro situace, kdy si vytvořený dokument vytisknete, doplníte do něj ručně nějaké údaje (např. razítko), naskenujete ho a nahrajete znovu do databáze.
  • Čtvrté tlačítko zpřístupní potvrzení zaměstnanci v jeho složce a ten si ho může stáhnout a vytisknout.
  • Páté tlačítko označí žádost za vyřízenou, ta se přesune pod dlaždici Vyřízená. Toto tlačítko se používá například v situacích, kdy bylo potvrzení vytištěné a předané zaměstnanci osobně, tj. mimo program. Zaměstnanec pak ve svém plusPortalu vidí pouze informaci o tom, že byla jeho žádost o potvrzení vyřízená.

Posledním tlačítkem na řádku je křížek, kterým je možné chybně vytvořené potvrzení smazat. Smazání je definitivní (v programu o jeho vytvoření nezůstane žádná zmínka).

U vyřízeného/zpřístupněného potvrzení je možné zrušit příznak vyřízení/zpřístupnění.

Pod dlaždicí Vše zůstávají všechna historicky zpracovaná potvrzení.


Jak hodnotíte článek?