Nastavení vyúčtování stravenek pro externí mzdy

Změníl(a) - Martina Dufková

Výpočet stravenek je založený na záznamech o nepřítomnosti v modulu Volno, záznamech z modulu Docházka a informacích o pracovních cestách z modulu Pracovní cesty. Výpočet probíhá hromadně za všechny zaměstnance.

Jednoduchá evidence zaměstnanců nerozlišuje typy smluv a počítá nároky na stravenku pro všechny pracovní poměry.

Zde se budeme věnovat nastavení výpočtu stravenek pouze s využitím modulu Docházka (bez modulu Volno). Nároky na stravenky se prioritně provádí dle nastavení v položkách docházky.

 Nastavení v číselníku Položky docházky

Pro každou používanou položku v docházce je nutné definovat její návaznost pro stanovení nároku na stravenky.

Nastavení se provádí v definici konkrétní docházkové položky (Nastavení / Číselníky a nastavení / Docházka / Položky docházky). Zde je pole Stravenky, kde si přímo určíte jak daná položka ovlivní nárok na stravenky. Lze vybrat z následujících možností:

  • Neovlivní nárok (položka nebude započítána do nároku na stravenku)
  • Krátí nárok (položka nebude započítána do nároku na stravenku)
  • Zakládá nárok (položka docházky bude započítána do nároku na stravenku)
Pokud používáte modul Docházka současně s modulem Volno, nastavení v číselníku Položky docházky a v číselníku Druhy volna se vzájemně automaticky propisují. Není nutné je nastavovat v každém modulu zvlášť.
U zákazníků, kteří používají v pravidlech docházky pružnou nebo volnou dobu, nebo pevnou dobu s nastavením automatického zahrnutí nezdůvodněných hodin do odpracované doby, je nutné nastavit systémovou položku docházky Navíc nezdůvodněno tak, aby zakládala nárok na stravenky. U této položky docházky je programově ošetřeno, aby nadále správně fungovalo i nastavení automatického nezahrnování nezdůvodněných hodin do odpracované doby.

Základní nastavení pro stravenky

Je třeba definovat základní nastavení pro stravenky. To provedete na stránce dostupné z menu volbami Externí mzdy / Stravenky - nastavení.

Potřebná oprávnění
Stránka Stravenky - nastavení je přístupné, pokud je uživateli v rámci některé sady práv přiděleno příslušné oprávnění Externí mzdy / Stravenky - nastavení.

Na stránce je potřeba nadefinovat:

  • název pravidla
  • způsob příspěvku
  • časový interval odpracované doby pro vznik nároku na stravenku, popř. na druhou stravenku v daném dni (program nerozlišuje výši úvazku, odpracovaná doba je kontrolována pouze podle zde nastavených limitů)
  • cenu stravenky (určit jakou část hradí zaměstnanec a na jakou přispívá zaměstnavatel). Program neumožňuje generování různých hodnot stravenek (např. v souvislosti k délce trvání pracovního poměru).
  • mzdovou složku pro srážku ze mzdy zaměstnance a mzdovou složku pro zdanění příspěvku zaměstnavatele (aby bylo možné mzdovou složku vybrat, je potřeba aby byla založená v číselníku externích mezd -Nastavení / Číselníky a nastavení / Složky externích mezd).
  • způsob vyúčtování stravenek (zpětné nebo zálohové vyúčtování)

Vyúčtování stravenek lze provést dvěma způsoby – zpětně nebo zálohově. 

U zpětného způsobu vyúčtování vychází výpočet nároků z jednoho mzdového období a tím je minulý měsíc (tj. právě uzavírané mzdové období). Z toho měsíce je pro výpočet použit fond pracovní doby, počet nepřítomností a případně i přesčasů.  

U zálohového způsobu vyúčtování probíhá výpočet nároků porovnáním dvou mzdových období. Fond pracovní doby se bere z aktuálního (neuzavřeného) mzdového období, ke kterému se ve výpočtu zohlední nepřítomnosti, případně i přesčasy, z minulého (uzavřeného) mzdového období.

Při zálohovém způsobu vyúčtování může nastat situace, že výsledný počet stravenek pro vydání vyjde zaměstnanci záporně. Znamená to, že mu bylo přiděleno více stravenek, než na kolik měl výsledně nárok, a musí tento počet vrátit - resp. následující měsíc se mu počet stravenek k výdeji o tuto hodnotu sníží. K této situaci může dojít, pokud na začátku minulého měsíc dostal zaměstnanec určitý počet stravenek, ale zároveň v něm neodpracoval dostatečný počet dní, aby dohromady se stravenkami na následující měsíc počet pokryl.

Příklady:

  • zaměstnanec byl celý měsíc nemocný, tudíž za předchozí měsíc získává nulový nárok na stravenky a zároveň následující měsíc má méně pracovních dnů než minulý měsíc;
  • zaměstnanec aktuálním měsícem končí v zaměstnání;
  • zaměstnanec měl záporný počet stravenek v předchozím měsíci a v aktuálním měsíci nezískal nárok na dostatečný počet stravenek, aby ho pokryl.

Vyúčtování stravenek

Vyúčtování stravenek sestavíte následovně:

  1. Z menu vyberte Externí mzdy / Vyúčtování stravenek.
Potřebná oprávnění
Stránka Vyúčtování stravenek je přístupná, pokud je uživateli v rámci některé sady práv přiděleno příslušné oprávnění Externí mzdy / Stravenky - nastavení.
  1. Zvolte období (měsíc a rok), případně společnost, za které chcete vyúčtování sestavit. U zpětného způsobu vyúčtování stravenek zadejte předchozí měsíc, u zálohového způsobu zadejte aktuální měsíc.
  2. Stisknutím tlačítka Sestavit podklady vytvoříte seznam zaměstnanců s vyčíslením nároku na stravenky dle směn, nároků dle přesčasů, krácení dle volna, krácení dle cest a s výsledným počtem stravenek k výdeji.
Pro správné vyhodnocení nároků na stravenky musí být sestavení stravenek provedeno až po uzavření všech docházek (nebo výkazů v modulu Volno).

Výpočet stravenek probíhá hromadně za všechny zaměstnance. Výpočet je možné pro daný měsíc opakovat, pokud nejsou sestavené položky pro měsíční mzdy. Před opakovaným výpočtem je nutno podklady stravenek pro dané období smazat pomocí tlačítka Smazat podklady.

Příklad zpětného vyúčtování nároků na stravenky:

Pro každého zaměstnance lze zobrazit detailně nárok v jednotlivých dnech pomocí ikony na konci řádku.

Ke krácení nároku na stravenky dle služebních cest dojde pouze u těch aplikací, kde je využíván modul Pracovní cesty.

V případě vyloučení zaměstnance ze sledování docházky, bude od následujícího měsíce nárok na stravenky generován z výkazu modulu Volno. Stejná situace bude i u zaměstnanců, u kterých se docházka nesleduje, ale mají v osobní kartě definovaný rozvrh směn. Podmínkou je současné používání modulů Volno a Docházka.

Aplikace nerozlišuje stravenky, které jsou daňově uznatelným nebo neuznatelným nákladem.
Program v současné době neumožňuje korekce celkového počtu nároku na stravenky před přenosem do mezd (např. přidání 1 ks stravenky v situaci, kdy zaměstnanec odpracuje nastavený počet hodin pro nárok na stravenku a zároveň ten samý den odjede na služební cestu delší jak 5 hod.). Korekce musí mzdová účetní provést ručně v modulu Mzdy, případně v externím mzdovém programu.

Jak hodnotíte článek?