Osobní čísla
Každý zaměstnanec má v evidenci jednoznačné osobní číslo, pro jeho snadnější identifikaci v případě shodných jmen zaměstnanců. Evidenční číslo se zaměstnanci přiděluje při nástupu a lze tak učinit ručně nebo nechat program přidělit číslo automaticky. Přidělené osobní číslo později nelze měnit, pokud nemáte v nastavení personalistiky přepisování osobních čísel explicitně povoleno.
Nastavení pravidel osobních čísel
Všechny níže popsané možnosti číslování zaměstnanců se volí v rámci nastavení personalistiky:
Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika - odkaz Personalistika - nastavení
Ve stránce pak otevřete sekci Přidělování osobních čísel:
Doporučení: používáte-li osobní čísla jako přihlašovací jména, je vhodné nepovolovat možnost jejich pozdějšího přepisování po uložení nástupu.
Ruční přidělování osobních čísel
Při ručním zadávání osobních čísel můžete používat alfanumerické znaky a jedinou podmínkou je, aby bylo osobní číslo jednoznačné (stejné osobní číslo nesmí být použito dvakrát), jinak program upozorní na duplicitu při uložení nástupu.
Ruční zadávání osobních čísel je vhodné tehdy, když potřebujete v plusPortalu udržovat osobní čísla ve shodě s nějakým jiným systémem, který primárně generuje osobní čísla zaměstnanců. Častější a pohodlnější způsob je automatické přidělování osobních čísel.
Osobní číslo můžete zadávat jednak ve stránce pro zadání nového zaměstnance (nástupu) a jednak jej můžete upravit v osobní kartě každého zaměstnance na záložce Personální údaje v sekci Osobní číslo.
Automatické přidělování osobních čísel
Při tomto způsobu program vede jednoduchou posloupnost evidenčních čísel. Novému zaměstnanci přidělí vždy o jedničku vyšší číslo, než je osobní číslo naposled přidělené. Je možné si zvolit, kde má řada čísel začínat (např. od čísla 100). Při automatickém číslování se nepoužívají alfanumerické znaky, ale pouze numerické.
Pokud nějakého zaměstnance z evidence vymažete, jeho číslo se již znovu nepoužije. V posloupnosti tak mohou vznikat mezery. V případě potřeby jej však můžete některému novému zaměstnanci přiřadit ručně.
Jestliže jedna osoba má uzavřeno více pracovních poměrů, je možné zvolit číslování na osobu nebo číslování na pracovní poměr. V prvním případě bude mít daná osoba stejné osobní číslo pro všechny pracovní poměry, které má uzavřeny, ve druhém případě se přidělí pro každý pracovní poměr samostatné osobní číslo. Jelikož evidence zaměstnanců se může využívat i v jiných systémech, je vhodné zvolit způsob číslování při více pracovních poměrech dle možností těchto jiných systémů.
Osobní čísla podle zaměstnavatelů
Evidujete-li zaměstnance různých zaměstnavatelů v jedné databázi, může být užitečné odlišit osobní čísla dle jednotlivých zaměstnavatelů. Proto můžete zvolit, zda má program při automatickém generování osobních čísel vést jednu společnou číselnou řadu pro všechny zaměstnavatele, nebo samostatnou řadu pro každého zaměstnavatele zvlášť.
Vyberete-li druhou možnost, je třeba pro každého zaměstnavatele nastavit prefix, který se předřadí na začátek osobního čísla a počet číslic za tímto prefixem. Prefix může být zkratka z písmen nebo předčíslí. Doporučujeme jako poslední znak prefixu použít pomlčku nebo jiný vhodný oddělovač (např. DE- nebo 01-).
Alternativní osobní čísla
Kromě osobního čísla popsaného výše můžete u každého zaměstnance vést ještě jedno další číslo, které se však udržuje pouze ručně. Toto číslo může sloužit pro synchronizaci evidence zaměstnanců s jinými systémy, které používají vlastní číslování zaměstnanců.
Využití alternativního osobního čísla není povinné a pokud jej nechcete používat, můžete jej zcela skrýt v rámci nastavení evidovaných údajů pro jednotlivé typy pracovních poměrů.
Třídění dle osobních čísel
Osobní číslo je alfanumerické - může obsahovat písmena i číslice. I v případě, že osobní čísla zadáváte pouze v číselné podobě, ukládají se v alfanumerickém tvaru. To má dopad na třídění v seznamech, kde je použito osobní číslo. Zvolíte-li třídění seznamu dle osobních čísel, použije program abecední třídění, nikoliv číselné, což se může jevit na první pohled jako nesprávné.
Pomoc je jednoduchá: v seznamech, ve kterých je k dispozici osobní číslo, si můžete zvolit, zda jej v seznamu chcete použít v alfanumerické nebo v číselné podobě - při nastavování sloupečků seznamu si můžete u osobního čísla vybrat ze dvou tvarů:
Preferujete-li numerické třídění, použijte do seznamu numerický tvar osobního čísla (nebo oba dva vedle sebe). U numerického tvaru se však nebudou zobrazovat osobní čísla u zaměstnanců, kteří mají v osobním čísle i nějaké nečíselné znaky.
