Mateřská dovolená z pohledu mezd
Odchod zaměstnankyně na mateřskou dovolenou (MD)
V rámci odchodu zaměstnankyně na MD je potřeba v aplikaci provést několik úkonů, které jsou do jisté míry závislé na modulech, které provozujete.
Zaevidování nemocenské dávky
Při odchodu zaměstnankyně na MD je potřeba do nemocenských dávek zaevidovat peněžitou pomoc v mateřství, kterou vložíte volbami z menu Mzdy / Nemocenské dávky / záložka Případy / tlačítko Přidat případ (doklad). Podrobný návod na vložení nové nemocenské dávky je popsán v článku Pořizování případů pracovní neschopnosti. Při vybrání správného druhu dávky (PPM) je programem po uložení případu automaticky vypočtena podpůrčí doba (podpůrčí dobu počítá program vždy na dobu 28 týdnů). Datum podpůrčí doby doporučujeme vložit do pole Konec vyplácení PPM (pomocí tlačítka Upravit v detailu případu). Díky vyplnění tohoto pole bude možné využívat následně funkci Proplatit MD (více informací zde, případně viz text níže Průběžná evidence během podpůrčí doby).
Vyřazení z evidence
Dalším krokem při odchodu zaměstnankyně na MD je její vyjmutí z evidenčního stavu, což se provádí v kartě zaměstnance (Karta zaměstnance / záložka Pracovní poměr / sekce Evidenční stav). Podrobný postup na vyjmutí zaměstnance ze stavu je popsán zde. U vyřazení z evidence z důvodu odchodu na MD je potřeba vybrat odpovídající důvod (Odchod na MD) a kód změny (M - nástup zaměstnankyně na mateřskou dovolenou nebo rodičovskou dovolenou). Datum vyřazení odpovídá dni odchodu na MD.
Vyřazení ze zpracování docházky
Máte-li zakoupenu licenci na modu Docházka, je potřeba vyřadit zaměstnankyni ze zpracování docházky, aby nedocházelo každý měsíc k založení její docházky. Z docházky lze zaměstnankyni vyřadit při jejím vyjmutí ze stavu (Karta zaměstnance / záložka Pracovní poměr / sekce Evidenční stav / pole Vyloučit ze zpracování docházky od). Z docházky doporučujeme vyjmout k prvnímu dni měsíce, který následuje po měsíci odchodu na MD.
Průběžná evidence během podpůrčí doby
V průběhu podpůrčí doby je u zaměstnankyně na MD nutné pouze vkládat doklad o pokračování peněžité pomoci v mateřství (Mzdy / Nemocenské dávky). K usnadnění práce je možné využít dostupnou funkci Proplatit MD, díky které lze automaticky generovat doklad o pokračování nemocenské dávky v aktuálně zpracovávaném mzdovém období. Funkci je možné využít jak pro jednotlivě označenou zaměstnankyni, tak hromadně pro označené zaměstnance.
Návrat zaměstnankyně z MD (ukončení MD)
Ukončení nemocenské dávky
V měsíci, kdy končí podpůrčí doba pro peněžitou dávku v mateřství, je potřeba ukončit nemocenskou dávku. Pokud bylo při zadání nemocenské dávky vyplněno datum do pole Konec vyplácení PPM, bude po využití tlačítka Proplatit MD automaticky ukončená nemocenská dávka. V opačném případě je potřeba ručně vložit doklad o ukončení nemocenské dávky a datum ukončení vyplnit také ručně.
Zařazení do evidenčního stavu
Pokud bude zaměstnankyně bezprostředně po ukončení mateřské dovolené a před nástupem na rodičovskou čerpat řádnou dovolenou, je potřeba ji navrátit do evidenčního stavu. Návrat do evidenčního stavu se provádí na kartě zaměstnance (Karta zaměstnance / záložka Pracovní poměr / sekce Evidenční stav). Kromě dne, ke kterému je zaměstnankyně zařazená do evidenčního stavu je potřeba vybrat odpovídající důvod zařazení (Návrat po MD) a kód změny (U - ukončení mateřské nebo rodičovské dovolené). Podrobný postup na návrat zaměstnance do stavu je popsán zde. V případě, že v průběhu čerpání dovolené, budete zaměstnankyni zpracovávat docházku, je potřeba vymazat datum v položce Vyloučit ze zpracování docházky od. Pokud docházka zpracovávaná nebude, nechte položku vyplněnou. Postup se odvíjí od zvyklostí ve vaší firmě.
Čerpání dovolené
Po zařazení do evidenčního stavu je možné čerpat řádnou dovolenou. K jejímu čerpání (proplacení náhrady za dovolenou) dochází na základě stanoveného rozvrhu práce. Vychází-li na pracovní den svátek, je tento den proplacen jako náhrada za svátek.
Nevyčerpaná dovolená se do mzdy dostane automaticky (pokud je zaměstnanec zařazen do zpracování docházky) nebo ručně (přidáním mzdové složky "25000 - Dovolená" do mzdy za aktuální období). Vše se odvíjí od zvyklostí ve firmě. Pokud dojde k situaci, že po vyčerpání všech hodin dovolené zůstane část dne (v řádu hodin) jako neodpracovaná, doporučujeme tyto hodiny ručně vložit do mzdy jako neplacené volno - mzdová složka "25100 - Neplacené volno" (tím dojde k narovnání fondu pracovní doby).
Při čerpání dovolené je nejprve potřeba vyčerpat zůstatek dovolené z uplynulého roku (pokud nějaký je) a následně musí dojít ze strany mzdové účetní k ručnímu výpočtu dovolené v aktuálním roce.
Výpočet nároku na dovolenou může vypadat například následovně:
Zaměstnankyně je na MD od roku 2020 až do 21.3.2021. Z roku 2020 pro zjednodušení nemá žádný zůstatek dovolené, týdenní úvazek je 40 hodin. |
Výpočet č. 1 Při 40hodinovém úvazku od 1.1.2021 do 21.3.2021 „odpracuje“ 448 hodin (168 + 160 + 120). Vždy je nutné zkoumat podmínku odpracování dvanáctinásobku stanovené týdenní pracovní doby, stručně řečeno počet odpracovaných týdnů. Pro nárok na dovolenou je to tedy 11,2 týdne (448 / 40), takže nárok na dovolenou za rok 2021 je: 5 týdnů * 40hodinový úvazek / 52 týdnů * 11 odpracovaných týdnů = 43 hodin dovolené Protože zaměstnanec neodpracoval 12 týdnů, tak nelze připočítat k odpracované době hodiny částečně započitatelné. |
Výpočet č. 2 Když ale zaměstnanec po MD od 22.3.2021 vyčerpá 43 hodin dovolené, tak najednou se stane, že odpracováno je původních 448 hodin + 43 hodin (čerpaná dovolená), což je 491 hodin. Těchto 491 hodin je 12,275 (491 / 40) odpracovaných týdnů, takže je možno připočítat až 800 hodin (20ti násobek týdenní pracovní doby) částečně započitatelné doby. Takže ke 491 hodinám (448 odpracováno + 43 čerpání dovolené) přičteme 800 hodin částečně započitatelné doby = 1290 hodin. Tím pádem naroste počet odpracovaných týdnů na 32,25 týdne. Nárok na dovolenou je 5 týdnů * 40hodinový úvazek / 52 týdnů * 32 odpracovaných týdnů = 124 hodin dovolené |
Výpočet č. 3 Když si zaměstnanec vybere 124 hodin dovolené mezi MD a RD, tak se opět změní nárok 448 odpracovaných hodin + 124 hodin čerpání dovolené + 800 hodin částečně započitatelné doby = 1371 hodin. Pozor, zde vstupuje další komplikace, a sice státní svátky. Dne 2.4. a 5.4. jsou Velikonoce. Zaměstnanec nečerpá v tyto dny dovolenou, ale má náhradu za svátek, tudíž je nutno přičíst ještě 16 hodin „odpracované“ doby, celkem tedy 1372 + 16 = 1388 hodin. Tím pádem je počet odpracovaných týdnů 34,7 (1388 / 40). Nárok na dovolenou je 5 týdnů * 40hodinový úvazek / 52 týdnů * 34 odpracovaných týdnů = 131 hodin dovolené |
Výpočet č. 4 Počítáme znovu, zda jsme se nedostali do stavu, kdy drobné hodiny již nebudou mít vliv na výpočet. 448 odpracovaných hodin + 131 hodin čerpání dovolené + 16 hodin svátků + 800 hodin částečně započitatelné doby = 1395 hodin Tím pádem je počet odpracovaných týdnů 34,875 (1395 / 40) Nárok na dovolenou je opět 131 hodin 5 týdnů * 40hodinový úvazek / 52 týdnů * 34 odpracovaných týdnů = 131 hodin dovolené Tímto výpočet můžeme ukončit a říct zaměstnanci, že má nárok na 131 hodin dovolené mezi MD a RD. |
Na tomto příkladu je vidět, že pokud si zaměstnanec dovolenou nevyčerpá, tak se mu bude převádět pouze 42 hodin dovolené. Těchto 42 hodin si vyčerpá, až se vrátí po RD do práce. Když si ale dovolenou mezi MD a RD vyčerpá, tak mu tím čerpáním dovolené naroste nárok na 131 hodin dovolené, což je rozdíl 89 hodin. Při PHV např. 100 Kč to je 8900 Kč, při 200 Kč PHV je to již 17800 Kč. |
Vyřazení z evidenčního stavu
Pokud po vyčerpání řádné dovolené nastupuje zaměstnankyně na rodičovskou dovolenou, je ji potřeba opět vyjmout z evidenčního stavu (Karta zaměstnance / záložka Pracovní poměr / sekce Evidenční stav). Kromě data vyřazení, které odpovídá dni odchodu na RD, je potřeba vybrat odpovídající důvod (Odchod na RD) a kód změny (M - nástup zaměstnankyně na mateřskou dovolenou nebo rodičovskou dovolenou).
Nová mateřská dovolená navazující bezprostředně na rodičovskou dovolenou
V České republice je možné čerpat mateřskou dovolenou navazující bezprostředně na rodičovskou dovolenou. To znamená, že po skončení mateřské dovolené může žena nastoupit na rodičovskou dovolenou bez nutnosti návratu do práce. V tomto případě je potřeba do nemocenských dávek zaevidovat novou peněžitou pomoc v mateřství a v evidenčním stavu zadat nový záznam vyřazení s důvodem Odchod na MD.
