Tvorba a tisk dokumentů
Tvorba dokumentu
Potřebná oprávnění
Možnost vytvářet dokumenty je dostupná pouze tehdy, pokud je roli pro zaměstnance/ personalistu přiděleno příslušné oprávnění v sadě práv: Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Správa šablon dokumentů.
Pracovněprávní dokumenty lze v kartách zaměstnanců vytvářet několika způsoby.
- Podle šablony - nově vzniklý dokument vychází z předem definované předlohy (šablony), která má již předepsané neměnné texty a zároveň je opatřena štítky a jejichž obsah se mění pro každého zaměstnance zvlášť dle osobních dat a parametrů jeho pracovního poměru zadaných v plusPortalu.
Jak vytvořit šablonu a jak pracovat se štítky najdete popsáno v článku zde.
- Z disku - dokument vytvořený například např. ve formátu .docx, který ručně uložíte k danému zaměstnanci z disku počítače.
- Dle pracovní pozice - jedná se o tvorbu sady dokumentů z více šablon, které byly předem specifikovány ke konkrétní pracovní pozici. Všechny dokumenty jsou vytvořeny tzv. na jedno kliknutí a odpadá tak nutnost kontroly, zda byly danému zaměstnanci vytvořeny všechny dokumenty, které jeho pracovní pozice a zařazení vyžaduje.
Vytvoření dokumentu podle šablony
- Z menu zvolte Zaměstnanci / HR panel, vyberte si konkrétního zaměstnance a otevřete jeho osobní kartu. V levém postranním menu vyhledejte záložku Smluvní dokumenty.
- Stiskněte rozbalovací tlačítko Přidat dokument a vyberte Vytvořit dokument podle šablony.
- Vyberte odpovídající šablonu.
- Vznikne dokument, který po otevření místo osazených štítků obsahuje data a hodnoty pro daného zaměstnance.
Dokument z disku
- Z menu zvolte Zaměstnanci / HR panel, vyberte si konkrétního zaměstnance a otevřete jeho osobní kartu. V levém postranním menu vyhledejte záložku Smluvní dokumenty.
- Stiskněte rozbalovací tlačítko Přidat dokument a vyberte Nahrát soubor z disku.
- Vyberte soubor, zvolte pro koho je viditelný a zda se jedná o citlivý dokument.
- Stiskněte OK.
Dle pracovní pozice
Aby bylo možné generovat dokument dle pracovní pozice, je nutné přiřadit šablony dokumentů ke vzorové pozici, ze které bude pracovní pozice tvořena.
- Z menu vyberte Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Vzorové pozice a nastavte nástupní dokumenty ze šablon, které chcete k dané pozici generovat.
- Z menu zvolte Zaměstnanci / HR panel, vyberte si konkrétního zaměstnance a otevřete jeho osobní kartu. V levém postranním menu vyhledejte záložku Smluvní dokumenty.
- Stiskněte rozbalovací tlačítko Přidat dokument a vyberte Vytvořit dokumenty dle pracovní pozice.
- Tímto vznikne sada dokumentů, jejichž šablony byly k dané pozici definovány.
Všechny vzniklé dokumenty lze kliknutím v řádku nebo pomocí ikony tužky zpřístupnit k náhledu zaměstnanci, jeho nadřízenému, nebo definovat, že se jedná o citlivý dokument.
Hromadné vytvoření a tisk dokumentů
Dokumenty lze vytvářet a tisknout i hromadně nad seznamem označených zaměstnanců.
- Přejděte do seznamu zaměstnanců volbou Zaměstnanci / HR panel / tlačítko Seznam nebo z menu volbami Zaměstnanci / Zaměstnanci.
- Ze seznamu vyberte zaměstnance, kterým je potřeba dokument vytvořit. Tím se vám zpřístupní rozbalovací tlačítko Dokumenty, které je umístěno nad seznamem.
Jak pracovat se seznamem, najdete v krátkém instruktážním videu zde.
- Vyberte, jak chcete dále postupovat - dokumenty vytvářet, tisknout, tisknout vybrané apod.
Pro hromadný tisk dokumentů je nutné mít na počítači nainstalovanou aplikaci Multi Document Type Print (aplikace není součástí instalace plusPortalu a běží pouze pro OS Windows). Dokumenty se následně vytisknou na výchozí tiskárně.
