Tvorba a tisk dokumentů

Tvorba dokumentu

Potřebná oprávnění
Možnost vytvářet dokumenty je dostupná pouze tehdy, pokud je roli pro zaměstnance/ personalistu přiděleno příslušné oprávnění v sadě práv: Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Správa šablon dokumentů.

Pracovněprávní dokumenty lze v kartách zaměstnanců vytvářet několika způsoby.

  • Podle šablony - nově vzniklý dokument vychází z předem definované předlohy (šablony), která má již předepsané neměnné texty a zároveň je opatřena štítky a jejichž obsah se mění pro každého zaměstnance zvlášť dle osobních dat a parametrů jeho pracovního poměru zadaných v plusPortalu.

Jak vytvořit šablonu a jak pracovat se štítky najdete popsáno v článku zde.

  • Z disku - dokument vytvořený například např. ve formátu .docx, který ručně uložíte k danému zaměstnanci z disku počítače.
  • Dle pracovní pozice - jedná se o tvorbu sady dokumentů z více šablon, které byly předem specifikovány ke konkrétní pracovní pozici. Všechny dokumenty jsou vytvořeny tzv. na jedno kliknutí a odpadá tak nutnost kontroly, zda byly danému zaměstnanci vytvořeny všechny dokumenty, které jeho pracovní pozice a zařazení vyžaduje.

Vytvoření dokumentu podle šablony

  1. Z menu zvolte Zaměstnanci / HR panel, vyberte si konkrétního zaměstnance a otevřete jeho osobní kartu. V levém postranním menu vyhledejte záložku Smluvní dokumenty.
  2. Stiskněte rozbalovací tlačítko Přidat dokument a vyberte Vytvořit dokument podle šablony.
  3. Vyberte odpovídající šablonu.
  4. Vznikne dokument, který po otevření místo osazených štítků obsahuje data a hodnoty pro daného zaměstnance.

Dokument z disku

  1. Z menu zvolte Zaměstnanci / HR panel, vyberte si konkrétního zaměstnance a otevřete jeho osobní kartu. V levém postranním menu vyhledejte záložku Smluvní dokumenty.
  2. Stiskněte rozbalovací tlačítko Přidat dokument a vyberte Nahrát soubor z disku.
  3. Vyberte soubor, zvolte pro koho je viditelný a zda se jedná o citlivý dokument.
  4. Stiskněte OK.

Dle pracovní pozice

Aby bylo možné generovat dokument dle pracovní pozice, je nutné přiřadit šablony dokumentů ke vzorové pozici, ze které bude pracovní pozice tvořena.

  1. Z menu vyberte Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Vzorové pozice a nastavte nástupní dokumenty ze šablon, které chcete k dané pozici generovat.
  2. Z menu zvolte Zaměstnanci / HR panel, vyberte si konkrétního zaměstnance a otevřete jeho osobní kartu. V levém postranním menu vyhledejte záložku Smluvní dokumenty.
  3. Stiskněte rozbalovací tlačítko Přidat dokument a vyberte Vytvořit dokumenty dle pracovní pozice.
  4. Tímto vznikne sada dokumentů, jejichž šablony byly k dané pozici definovány.

Všechny vzniklé dokumenty lze kliknutím v řádku nebo pomocí ikony tužky zpřístupnit k náhledu zaměstnanci, jeho nadřízenému, nebo definovat, že se jedná o citlivý dokument.

Hromadné vytvoření a tisk dokumentů

Dokumenty lze vytvářet a tisknout i hromadně nad seznamem označených zaměstnanců.

  1. Přejděte do seznamu zaměstnanců volbou Zaměstnanci / HR panel / tlačítko Seznam nebo z menu volbami Zaměstnanci / Zaměstnanci.
  2. Ze seznamu vyberte zaměstnance, kterým je potřeba dokument vytvořit. Tím se vám zpřístupní rozbalovací tlačítko Dokumenty, které je umístěno nad seznamem.
Jak pracovat se seznamem, najdete v krátkém instruktážním videu zde.
  1. Vyberte, jak chcete dále postupovat - dokumenty vytvářet, tisknout, tisknout vybrané apod.
Pro hromadný tisk dokumentů je nutné mít na počítači nainstalovanou aplikaci Multi Document Type Print (aplikace není součástí instalace plusPortalu a běží pouze pro OS Windows). Dokumenty se následně vytisknou na výchozí tiskárně.


Jak hodnotíte článek?