Úvod do Drobných výdajů
K čemu modul Drobné výdaje slouží
Modul Drobné výdaje usnadňuje vyúčtování výdajů, které zaměstnanec učinil a chce je od zaměstnavatele proplatit (např. pohoštění při obchodním jednání, drobné nákupy jako je pořízení kancelářských potřeb, drobné opravy, vzdělávací akce, reprezentační akce).
Co ještě nabízí
- schvalovat či neschvalovat dopředu žádost;
- schvalovat či neschvalovat předložené vyúčtování;
- náklady rozepisovat na různé nákladové okruhy;
- používat cizí měny.
Kdo modul využije
- zaměstnanec pro evidenci drobných nákladů, pro žádost o jejich schválení, poskytnutí zálohy (této problematice se věnujeme podrobněji v rámci samostatných článku, které naleznete zde);
- vedoucí pro posouzení a schválení případně zamítnutí drobných výdajů svých podřízených (této problematice se věnujeme podrobněji v rámci samostatného článku, který naleznete zde);
- účetní pro zkontrolování dokladů, sestavení podkladů pro proplacení a sledování nákladů o drobných výdajích.
Příklad scénáře použití
- Zaměstnanec, který předpokládá nějaké výdaje, zaeviduje případ. Popíše o co jde a odešle žádost svému vedoucímu ke schválení.
- Vedoucí případ posoudí a schválí či zamítne nebo vrátí k upřesnění.
- Po schválení případu zaměstnanec realizuje záměr - např. absolvuje obchodní jednání spojené s pohoštěním obchodních partnerů.
- Po provedení akce zaměstnanec doloží k danému případu doklady o výdajích, které vynaložil a vyúčtování opět odešle ke schválení vedoucímu.
- Vedoucí vyúčtování posoudí a rozhodne, zda jej schválí. Tím je případ postoupen k proplacení do účtárny.
- Účetní nyní zkontroluje, zda případ splňuje všechny formální náležitosti a provede jeho proplacení. Může jej však také upravit nebo vrátit zaměstnanci k doplnění.
- Účetní připraví přehledy pro účtování o drobných výdajích.
Jedná se pouze o jeden z typických způsobů zpracování. Aplikace podporuje i jiné scénáře s jinými možnostmi schvalování a počty kroků.
