Schvalování žádosti o drobné výdaje

Změníl(a) - Martina Dufková

Pokud jste v roli vedoucího pracovníka, který má pravomoc schvalovat vyúčtování výdajů podřízených zaměstnanců, může na vás být směřována žádost o schválení zamýšleného případu nákupu nebo žádost o schválení již předloženého vyúčtování.

Žádost o drobné výdaje lze schvalovat z notifikačního e-mailu, z centrálního inboxu nebo přímo ze stránky pro schvalování drobných výdajů.

Potřebná oprávnění
Schvalovaní drobných výdajů je možné pouze tehdy, pokud je uživateli přiděleno příslušné oprávnění Drobné výdaje / Schvalování výdajů. Dále musí mít na své kartě zaměstnance nastaveno u pravomoci Schvalován výdajů, vůči kterým zaměstnancům ji může uplatnit. Problematika nastavení pravomocí je podrobně popsána zde. Jak nastavit sadu práv a jak ji přidělit konkrétním zaměstnancům se dozvíte v tomto článku.

Jak schválit drobné výdaje přímo v modulu Drobné výdaje

  1. Z menu vyberte Drobné výdaje / Schvalování výdajů.
  2. Zobrazí se vám seznam všech výdajů čekajících na schválení. V poli Stav zpracování je uvedeno, zda se jedná o schválení žádosti o drobný výdaj nebo o schválení vyúčtování (záleží na způsobu schvalování, které jste si zvolili v rámci nastavení modulu).
  3. U každé žádosti máte ikonu pro editace a tlačítko Schválit. Pomocí tlačítka Schválit schválíte drobný výdaj přímo ze seznamu. Potvrzením ikony pro editace (nebo kliknutím kdekoliv v řádku) se dostanete do detailu drobného výdaje, kde lze po kontrole, případně vložení doprovodného komentáře, drobný výdaj Schválit, Zamítnout případně Vrátit.

Hromadné schvalování případů drobných výdajů

Nastane-li situace, že se nahromadí více žádostí o schválení případů drobných výdajů, můžete je vyřídit hromadně.

  1. Z menu vyberte Drobné výdaje / Schvalování výdajů.
  2. Zobrazí se Vám seznam všech výdajů čekajících na schválení. Označte případy, které chcete schválit. Nad seznamem se Vám zaktivní tlačítko Schválit označené hromadně.
Není možné uvedeným způsobem všechny žádosti hromadně zamítnout nebo vrátit. Můžete však kombinovat individuální způsob s hromadným – nejprve vyřídit „po jednom“ případy, které chcete vrátit či zamítnout a zbytek schválit najednou.

Stornování omylem zpracovaného případu

Nastane-li situace, že došlo ke schválení či zamítnutí některého případu a toto rozhodnutí potřebujete změnit, postupujte následovně:

  1. Z menu vyberte Drobné výdaje / Schvalování výdajů.
  2. V seznamu drobných výdajů vyberte zobrazení "Všechny položky" nebo "Vyřízené žádosti".
  3. Vyhledejte požadovaný případ. Jestliže na vyjádření schvalovatele zatím nikdo nereagoval, naleznete u něj tlačítko Vrátit mezi neschválené. Tím případ vrátíte mezi nevyřízené případy a vyjádření můžete podle potřeby provést znovu.
 Rozhodnutí o schválení nelze vzít zpět, pokud je již případ dále zpracován. Například schválíte žádost o drobný nákup a zaměstnanec již připojil doklad o koupi nebo schválíte případ k vyúčtování a účetní jej již proplatí.

Jak hodnotíte článek?