Schvalování žádosti o drobné výdaje

Změníl(a) - Martina Dufková

Pokud jste v roli vedoucího pracovníka, který má pravomoc schvalovat vyúčtování výdajů podřízených zaměstnanců, může na vás být směřována žádost o schválení zamýšleného případu nákupu nebo žádost o schválení již předloženého vyúčtování.

Žádost o drobné výdaje lze schvalovat z notifikačního e-mailu, z centrálního INBOXu nebo přímo ze stránky pro schvalování drobných výdajů.

Potřebná oprávnění
Schvalovaní drobných výdajů je možné pouze tehdy, pokud je uživateli přiděleno příslušné oprávnění Drobné výdaje / Schvalování výdajů. Dále musí mít na své kartě zaměstnance nastaveno u pravomoci Drobné výdaje, vůči kterým zaměstnancům ji může uplatnit. Problematika nastavení pravomocí je podrobně popsána zde. Jak nastavit sadu práv a jak ji přidělit konkrétním zaměstnancům se dozvíte v tomto článku.

Jak schválit drobné výdaje přímo v modulu Drobné výdaje

  1. Jděte na stránku Menu / Drobné výdaje / Schvalování výdajů.
  2. Zobrazí se vám seznam všech výdajů čekajících na schválení. V poli Stav zpracování je uvedeno, zda se jedná o schválení žádosti o drobný výdaj nebo o schválení vyúčtování (záleží také na způsobu schvalování, které jste si zvolili v rámci nastavení modulu).
  3. U každé žádosti máte tlačítko Otevřít a Schválit. Pomocí tlačítka Schválit schválíte drobný výdaj přímo ze seznamu. Potvrzením tlačítka Otevřít se dostanete do detailu drobného výdaje, kde lze po kontrole, případně vložení doprovodného komentáře, drobný výdaj Schválit, Zamítnout případně Vrátit.

Hromadné schvalování případů drobných výdajů

Nastane-li situace, že se nahromadí více žádostí o schválení případů drobných výdajů, můžete je vyřídit hromadně.

  1. Jděte na stránku Menu / Drobné výdaje / Schvalování výdajů.
  2. Zobrazí se Vám seznam všech výdajů čekajících na schválení. Označte případy, které chcete schválit. Nad seznamem se Vám zobrazí menu pro práci s označenými řádky a zvolte Schválit označené hromadně. Tím dojde ke schválení všech vybraných žádostí.
Není možné uvedeným způsobem všechny žádosti hromadně zamítnout nebo vrátit. Můžete však kombinovat individuální způsob s hromadným – nejprve vyřídit „po jednom“ případy, které chcete vrátit a zbytek schválit najednou.

Stornování omylem zpracovaného případu

Nastane-li situace, že došlo ke schválení či zamítnutí některého případu a toto rozhodnutí potřebujete změnit, postupujte takto:

  1. Jděte na stránku Menu / Drobné výdaje / Schvalování výdajů.
  2. V seznamu drobných výdajů vyberte z roletky zobrazení pro Všechny položky nebo Vyřízené žádosti.
  3. Vyhledejte požadovaný případ. Jestliže na vyjádření schvalovatele zatím nikdo nereagoval, naleznete u něj tlačítko Vrátit mezi neschválené. Tím případ vrátíte mezi nevyřízené případy a vyjádření můžete podle potřeby provést znovu.
 Rozhodnutí o schválení nelze vzít zpět, pokud je již případ dále zpracován. Například schválíte žádost o drobný nákup a zaměstnanec již připojil doklad o koupi nebo schválíte případ k vyúčtování a účetní jej již proplatí.

Jak hodnotíte článek?