Základní nastavení modulu Drobné výdaje

Změníl(a) - Martina Dufková

Dříve, než modul zpřístupníte zaměstnancům, je potřeba projít základní nastavení a nastavit fungování modulu dle Vašich potřeb a preferencí.

Nastavení provedete přes Menu / Nastavení / Číselníky a nastavení / Drobné výdaje / oddíl Drobné výdaje / Drobné výdaje - nastavení.

Schvalování

V rámci schvalování drobných výdajů je nejprve potřeba rozhodnout, zda se budou drobné výdaje schvalovat, případně co se budete schvalovat. Máte tedy možnost vybrat bez schvalování, schvalovat žádost o drobné výdaje nebo schvalovat návrh na vyúčtování před samotným odesláním do účtárny.

Pokud se ale rozhodne o provedení změny pravidel ve schvalování, nesmí být v evidenci žádný drobný výdaj, u kterého není dokončeno vyúčtování!

Rozhodnete-li se, že budou drobné výdaje schvalovány, je potřeba zvolit jakým způsobem bude schvalování probíhat. Máte na výběr z jednoduchého schvalování, vícenásobného schvalování s výběrem schvalovatelů nebo vícenásobného schválení všemi schvalovateli.

Jednoduché schvalování - žadatel o drobné výdaje žádá o schválení např. svého přímého nadřízeného (nevybírá, schvalovatel je vybrán automaticky dle nastavení pravomocí schvalovatelů).
Vícenásobné s výběrem schvalovatelů - žadatel o schválení vybírá ze seznamu těch, kteří mají pravomoc schvalovat jeho výdaje.
Vícenásobné všemi schvalovateli - žádost o schválení je odeslána všem, kteří mají pravomoc ke schválení drobných výdajů žadatele. Výdaje jsou schváleny až tehdy, kdy se k němu všichni kladně vyjádří.
Schvalovací proces není možné nastavit víceúrovňově. Na všechny schvalovatele je pohlíženo ze stejné úrovně a systém vyžaduje schválení dle počátečního nastavení modulu.

Způsob proplácení

Nastavte převažující způsob proplácení náhrad zaměstnancům (v hotovosti, ve mzdách, na účet). Zvolený způsob proplácení se bude přednabízet při vyúčtování drobného výdaje. V případě potřeby lze při vyúčtování způsob proplácení změnit.

Dále je nutné zvolit tuzemskou měnu, tedy měnu, jakou bude bude program používat jako výchozí pro vyúčtování.

Pro účely vyplácení drobných výdajů zaměstnancům lze povolit přepočítávání výdajů v jiných měnách na tuzemskou měnu. Přepočet výsledné částky k vyúčtování provede program při předání dokladu zaměstnancem k proplacení. V opačném případě bude částka zaměstnanci vyplacena v zahraniční měně.

Program dále umožňuje vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy (nákladová střediska, zakázky, produkty). Povolíte-li vykazování na nákladové okruhy, může zaměstnanec uvádět rozpis nákladů při vyúčtování jednotlivých drobných výdajů. Podmínkou správného fungování je nadefinování nákladových okruhů v rámci číselníku Sledování nákladů.

Účtování

Zvolte, jakým způsobem bude o drobných výdajích účtováno. Lze zadávat předkontace a rozšířit doklady o zadání DPH nebo použít řádkový způsob účtování, kde je v jednom řádku vedena částka, účet MD a účet DAL.

Jak hodnotíte článek?