Nástup nového zaměstnance
Nástup nového zaměstnance (vznik pracovního poměru) je rozložen do tří kroků:
Příprava nástupu -> potvrzení nástupu-> dokončení nástupu (viz obrázek dole).
Během přípravy můžete založit novou kartu zaměstnance, nechat zaměstnance vyplnit osobní dotazník, vyřídit lékařskou prohlídku, připravit smlouvu a související dokumenty. Všechny tyto aktivity lze dělat v předstihu před termínem nástupu. Připravované nástupy vidí v evidenci pouze personalista, který má nástup na starosti.
Pokud k nástupu skutečně dojde, potvrdíte jej a tím se nový zaměstnanec zviditelní v evidencích. V případě, že z nějakého důvodu k nástupu nedojde, je možné všechny připravené podklady stornovat a vymazat z evidence.
Po potvrzení nástupu se zaměstnanec zviditelní v evidencích i pro ostatní a může být dokončeno jeho zavedení - do zpracování mezd, do vyhodnocování docházky, zařazení do systému vzdělávání zaměstnanců, zařazení do sledování docházky, a další.
Příprava nástupu
- Otevřete personální kartotéku volbami z menu Zaměstnanci / HR panel a klikněte na tlačítko Nová smlouva.
Zobrazí se stránka pro zadání nového nástupu nového zaměstnance, rozdělená do několika sekcí.
- V sekci Typ poměru nejprve vyberte z rozbalovací nabídky o jaký typ pracovního poměru se bude jednat. Nabízí se zde možnosti udržované v číselníku Typy pracovních poměrů. Podle zvoleného typu se pak upraví rozsah formuláře nástupu. Pro nástup nového zaměstnance do řádného pracovního poměru ponechejte první volbu Pracovní poměr. Údaj Primární smlouva ponechejte v tomto případě zaškrtnutý.
- V sekci Kdo nastupuje vyplňte minimálně příjmení a jméno. Ostatní údaje můžete nechat vyplnit nastupujícího zaměstnance v online dotazníku (pokud jej používáte) nebo je můžete vyplnit později.
- Sekce Pracovní pozice popisuje, na jakou pozici bude nastupující zaměstnanec zařazen. V závislosti na tom, zda v evidenci používáte více zaměstnavatelů, vyberte nejdříve jednoho z nich. Následně zadejte oddělení, na které bude zaměstnanec zařazen. V posledním kroku je potřeba určit pracovní pozici, na kterou zaměstnanec nastupuje. To lze provést jedním z následujících způsobů.
- Po zadání oddělení se zobrazí nabídka pracovních pozic, které jsou vedeny na daném oddělení. Pokud je mezi nimi volná požadovaná pozice (např. uvolněná odchodem předchozího zaměstnance), vyberte ji. Zaměstnance můžete zařadit i na pozici obsazenou jiným zaměstnancem - mohou se střídat např. v rámci směnného provozu.
- Pokud požadovaná pozice v nabídce není - např. se jedná o nově zřizovanou pozici, můžete ji během vyplňování nástupu vytvořit: klikněte na rozbalovací šipku vedle názvu pole Pracovní pozice a vyberte volbu Vytvořit novou pozici vyplněním údajů:
- Nabídka pracovních pozic na zvoleném oddělení se tím změní na formulář, ve kterém můžete vyplnit vše potřebné o nově zřizované pracovní pozici. Ta se pak zařadí pod zvolené oddělení a zvoleného zaměstnavatele.
- Zkontrolujte sekci Pracovní doba. Program zde předvyplní charakteristiku pracovní doby, která je nastavena jako předvolba pracovní doby pro nové zaměstnance pro zvolený typ pracovního poměru. V případě potřeby je můžete přepsat. Více informací o způsobu určení pracovní doby zaměstnance naleznete zde.
- Přidělte zaměstnanci Osobní číslo. V případě, že máte v rámci nastavení personalistiky zavedena pravidla pro přidělování osobních čísel zaměstnanců, program zde nabídne evidenční číslo zaměstnance dle těchto pravidel. Například lze vést samostatnou řadu čísel pro každého zaměstnavatele.
- Nakonec je třeba vyplnit sekci Kdy nastupuje. Vyplňte údaje o vzniku pracovního poměru, datum nástupu (může být odlišné od data vzniku) a údaje o zkušební době, případně době určité. Údaj o zkušební době může program předvyplnit na základě vybrané pracovní pozice. Proto se tato sekce vyplňuje až po výběru pozice.
- Vyplněný formulář nástupu nyní uložte kliknutím na tlačítko OK. Program zkontroluje, zda je vyplněno vše nezbytné a pokud je vše v pořádku, zobrazí osobní kartu nového zaměstnance. Tím zadání nástupu nekončí, ale příprava nástupu je tím zahájena. Osobní karta je zatím vyplněna jen částečně a je potřeba doplnit řadu údajů a provést další přípravné činnosti.
Dokončení přípravy nástupu
Po uložení nového nástupu je osobní karta vyplněna jen částečně. U záložek, kde je třeba něco doplnit, svítí červený výstražný terčík a na konkrétní záložce je červeně vyznačeno, které údaje je nezbytné doplnit, aby bylo možno nástup potvrdit a dokončit. Můžete to provést jedním ze dvou způsobů:
- doplnit vše zbývající v osobní kartě a připravit ji pro potvrzení nástupu;
- odeslat na e-mail nastupujícího zaměstnance online dotazník a nechat jej vyplnit chybějící údaje.
Dobu mezi zahájením přípravy nástupu a jeho potvrzením můžete využít k provedení řady souvisejících úkonů, v závislosti na tom, v jakém rozsahu program používáte.
- Můžete si připravit pracovní smlouvu a další dokumenty podepisované při nástupu.
- Můžete nastupujícího odeslat na vstupní lékařskou prohlídku.
- Můžete si pro zaměstnance připravit čip pro docházkový systém a připravit jeho zavedení do přístupového systému.
- Můžete pro nastupujícího zaměstnance připravit přístup k plusPortalu a stanovit pro něj role.
Potvrzení nástupu
Máte-li pro nástup nového zaměstnance vše připraveno a zaměstnanec skutečně nastoupí, je třeba připravený nástup potvrdit a tím se zaměstnanec stane viditelným pro ostatní zpracovatele - např. ve mzdové účtárně.
- Otevřete stránku pro správu personální evidence, např. položkami hlavního menu Zaměstnanci / HR panel.
- Vyhledejte/otevřete kartu nastupujícího zaměstnance.
- Na kartě zaměstnance s připravovaným pracovním poměrem klikněte na tlačítko pro potvrzení nástupu:
