Nástup nového zaměstnance
Nástup nového zaměstnance (vznik pracovního poměru) je rozložen do tří kroků:
Příprava nástupu -> potvrzení nástupu-> dokončení nástupu (obrázek).
Během přípravy můžete založit novou kartu zaměstnance, nechat zaměstnance vyplnit osobní dotazník, vyřídit lékařskou prohlídku, připravit smlouvu a související dokumenty. Všechny tyto aktivity lze dělat v předstihu před termínem nástupu. Připravované nástupy vidí v evidenci pouze personalista, který má nástup na starosti.
Pokud k nástupu skutečně dojde, potvrdíte jej a tím se nový zaměstnanec zviditelní v evidencích. V případě, že z nějakého důvodu k nástupu nedojde, je možné všechny připravené podklady stornovat a vymazat z evidence.
Po potvrzení nástupu se zaměstnanec zviditelní v evidencích i pro ostatní a může být dokončeno jeho zavedení: do zpracování mezd, do vyhodnocování docházky, zařazení do systému vzdělávání zaměstnanců, zařazení do sledování docházky, a další.
Příprava nástupu
- Otevřete personální kartotéku Zaměstnanci / Personální evidence a klikněte na rozbalovací tlačítko Nová karta a následně vyberte položku Nový zaměstnanec.
Zobrazí se stránka pro zadání nového nástupu nového zaměstnance, rozdělená do několika sekcí.
- V sekci Druh poměru nejprve vyberte z rozbalovací nabídky o jaký typ pracovního poměru se bude jednat. Nabízí se zde možnosti udržované v číselníku Typy pracovních poměrů. Podle zvoleného typu se pak upraví rozsah formuláře nástupu. Pro nástup nového zaměstnance do řádného pracovního poměru ponechejte první volbu Pracovní poměr. Údaj Primární smlouva ponechejte zaškrtnutý.
- V sekci Kdo nastupuje vyplňte minimálně příjmení a jméno. Ostatní údaje můžete nechat vyplnit nastupujícího zaměstnance v online dotazníku, pokud jej používáte, nebo je můžete vyplnit později.
- Sekce Kam nastupuje popisuje, na jakou pozici bude nastupující zaměstnanec zařazen. V závislosti na tom, zda v evidenci používáte více zaměstnavatelů, vyberte nejdříve jednoho z nich. Následně zadejte oddělení, na které bude zaměstnanec zařazen. V posledním kroku je potřeba určit pracovní pozici, na kterou zaměstnanec nastupuje. To lze provést jedním z následujících způsobů.
- Po zadání oddělení se zobrazí nabídka pracovních pozic, které jsou vedeny na daném oddělení. Pokud je mezi nimi volná požadovaná pozice (např. uvolněná odchodem předchozího zaměstnance), vyberte ji. Zaměstnance můžete zařadit i na pozici obsazenou jiným zaměstnancem - mohou se střídat např. v rámci směnného provozu.
- Pokud požadovaná pozice v nabídce není - např. se jedná o nově zřizovanou pozici, můžete ji během vyplňování nástupu vytvořit: klikněte na rozbalovací šipku vedle názvu pole Pracovní pozice a vyberte volbu Vytvořit novou pozici vyplněním údajů :
- Nabídka pracovních pozic na zvoleném oddělení se tím změní na formulář, ve kterém můžete vyplnit vše potřebné o nově zřizované pracovní pozici. Ta se pak zařadí pod zvolené oddělení a zvoleného zaměstnavatele.
- Zkontrolujte sekci Pracovní doba. Program zde předvyplní charakteristiku pracovní doby, která je nastavena jako předvolba pracovní doby pro nové zaměstnance pro zvolený typ pracovního poměru. V případě potřeby je můžete přepsat. Více informací o způsobu určení pracovní doby zaměstnance naleznete zde.
- Přidělte zaměstnanci Osobní číslo. V případě, že máte v rámci nastavení personalistiky zavedena pravidla pro přidělování osobních čísel zaměstnanců, program zde nabídne evidenční číslo zaměstnance dle těchto pravidel. Například lze vést samostatnou řadu čísel pro každého zaměstnavatele.
- Nakonec je třeba vyplnit sekci Kdy nastupuje. Vyplňte údaje o vzniku pracovního poměru, datum nástupu (může být odlišné od data vzniku) a údaje o zkušební době, případně době určité. Údaj o zkušební době může program předvyplnit na základě vybrané pracovní pozice. Proto se tato sekce vyplňuje až po výběru pozice.
- Vyplněný formulář nástupu nyní uložte kliknutím na tlačítko Uložit nástup. Program zkontroluje, zda je vyplněno vše nezbytné a pokud je vše v pořádku, zobrazí osobní kartu nového zaměstnance. Tím zadání nástupu nekončí, ale příprava nástupu je tím zahájena. Osobní karta je zatím vyplněna jen částečně a je potřeba doplnit řadu údajů a provést další přípravné činnosti.
Dokončení přípravy nástupu
Po uložení nového nástupu je osobní karta vyplněna jen částečně. U záložek, kde je třeba něco doplnit, svítí červený výstražný terčík a na konkrétní záložce je červeně vyznačeno, které údaje je nezbytné doplnit, aby bylo možno nástup potvrdit a dokončit. Můžete to provést jedním ze dvou způsobů:
- doplnit vše zbývající v osobní kartě a připravit ji pro potvrzení nástupu;
- odeslat na e-mail nastupujícího zaměstnance online dotazník a nechat jej vyplnit chybějící údaje.
Dobu mezi zahájením přípravy nástupu a jeho potvrzením můžete využít k provedení řady souvisejících úkonů, v závislosti na tom, v jakém rozsahu program používáte.
- Můžete si připravit pracovní smlouvu a další dokumenty, podepisované při nástupu.
- Můžete nastupujícího odeslat na vstupní lékařskou prohlídku.
- Můžete si pro zaměstnance připravit čip pro docházkový systém a připravit jeho zavedení do přístupového systému.
- Můžete pro nastupujícího zaměstnance připravit přístup k plusPortalu a stanovit pro něj role.
Potvrzení nástupu
Máte-li pro nástup nového zaměstnance vše připraveno a zaměstnanec skutečně nastoupí, je třeba připravený nástup potvrdit a tím se zaměstnanec stane viditelným pro ostatní zpracovatele - např. ve mzdové účtárně.
- Otevřete stránku pro správu personální evidence, např. položkami hlavního menu: Zaměstnanci / Personální evidence.
- Vyhledejte/otevřete kartu nastupujícího zaměstnance.
- Na kartě zaměstnance s připravovaným pracovním poměrem klikněte na tlačítko pro potvrzení nástupu:
