Podání a sledování žádosti o drobné výdaje

Změníl(a) - Martina Dufková

Průběh prací souvisejících s evidencí drobných výdajů až po jejich předání k vyúčtování (proplacení) je závislý na zvoleném způsobu schvalování (viz Základní nastavení modulu).

Zadání nového případu drobných výdajů bez schvalování

  1. Z menu vyberte Drobné výdaje / Moje výdaje.
  2. Zobrazí se stránka s přehledem a stavem všech vašich drobných výdajů.
  3. Stiskněte tlačítko Přidat.
  4. Vyplňte všechny údaje v případu nového výdaje - datum nákupu, typ případu (typy jsou předdefinované v číselníku pro typy případů), komu vyúčtovat, účel výdajů. Máte-li nastaveno vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy, je možné vyplnit příslušné pole pro účtování na vrub. Pro zpřístupnění další části formuláře stiskněte Uložit.
  5. Příkaz se přesunul do rozpracovaných případů a nyní můžete přidat jednotlivé položky výdajů tlačítkem Přidat výdaj.
  6. Vyplňte položku výdaje - druh zboží/služby, částku, měnu, způsob platby, účetní případ (pouze v případě, že využíváte číselník pro druhy výdajů), případně máte-li nastaveno vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy, vyplňte příslušné pole a stiskněte Uložit výdaj. Postup opakujte pro vložení všech výdajů daného případu.
  7. Byla-li na nákup poskytnuta záloha, její výši a měnu, ve které byla vyplacena, zadejte pomocí tlačítka Zadat zálohu.
  8. Uložený výdaj můžete upravit, odstranit nebo přidat doklad přes ikonu sponky. Případně doplňte doprovodný komentář. Pomocí ikony pro tisk, lze vytisknout vyúčtování drobných výdajů.
  9. Jakmile máte vše zadáno, potvrďte tlačítkem Odeslat k proplacení.
  10. Případ je nyní přesunut do stavu "Čeká na vyřízení". Jakmile účetní potvrdí vyúčtování, případ naleznete v seznamu drobných výdajů ve stavu "Vyúčtování dokončeno" (Drobné výdaje / Moje výdaje).

Zadání nového případu se schvalováním žádosti o drobné výdaje

  1. Z menu vyberte Drobné výdaje / Moje výdaje.
  2. Zobrazí se stránka s přehledem a stavem všech Vašich drobných výdajů.
  3. Stiskněte tlačítko Přidat.
  4. Vyplňte všechny údaje v případu nového výdaje - datum nákupu, typ případu (typy jsou předdefinované v číselníku pro typy případů), komu vyúčtovat, účel výdajů, výši předpokládaného výdaje a případný požadavek na vyplacení zálohy. Máte-li nastaveno vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy, je možné vyplnit příslušné pole pro účtování na vrub. Pro zpřístupnění další části formuláře stiskněte Uložit.
  5. Jelikož žádost podléhá schvalování, je potřeba vybrat schvalovatele (více schvalovatelů), který má pravomoc schvalovat Vaše žádosti na drobné výdaje a stisknout tlačítko Odeslat ke schválení.
  6. Případ se přesunul do případů, které čekají na schválení. Pokud si po odeslání žádosti uvědomíte, že potřebujete něco k případu doplnit a schvalovatel se dosud k žádosti nevyjádřil, můžete žádost o schválení odstranit. Žádost najdete v menu na stránce Drobné výdaje / Moje výdaje / záložka Schvaluje se, kde potřebnou žádost vyhledáte a pomocí tlačítka Stáhnout žádost ji vrátíte do rozpracovaných případů (filtrační tlačítko Rozpracované). Zde ji můžete libovolně měnit, upravit a odeslat znovu ke schválení, případně ji odstranit. Žádost lze odstranit křížkem i na filtračním tlačítku Vše.
  7. Po schválení vedoucím se žádost přesune zpět do rozpracovaných případů.
    Nyní můžete přidat jednotlivé položky výdajů tlačítkem Přidat výdaj ze záložky Položky.
  8. Vyplňte položku výdaje - druh zboží/služby, částku, měnu, způsob platby, účetní případ (pouze v případě, že využíváte číselník pro druhy výdajů), případně máte-li nastaveno vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy, vyplňte příslušné pole a stiskněte OK. Postup opakujte pro vložení všech výdajů daného případu.
  9. Byla-li na nákup poskytnuta záloha, její výši a měnu, ve které byla vyplacena zadejte pomocí tlačítka Zadat zálohu.
  10. Uložený výdaj můžete upravit, odstranit nebo přidat doklad přes ikonu sponky. Případně doplňte doprovodný komentář. Pomocí tlačítka Tisk lze vyúčtování drobných výdajů vytisknout.
  11. Jakmile máte vše zadáno, potvrďte tlačítko Odeslat k proplacení.
  12. Případ je nyní přesunut do stavu "Vyúčtování předáno k proplacení". Jakmile účetní potvrdí vyúčtování, případ naleznete v seznamu drobných výdajů ve stavu "Vyúčtování dokončeno" (Drobné výdaje / Moje výdaje / Vše).

Zadání nového případu se schvalováním návrhu na vyúčtování

  1. Z menu vyberte Drobné výdaje / Moje výdaje.
  2. Zobrazí se stránka s přehledem a stavem všech Vašich drobných výdajů.
  3. Stiskněte tlačítko Přidat.
  4. Vyplňte všechny údaje v případu nového výdaje - datum nákupu, typ případu (typy jsou předdefinované v číselníku pro typy případů), komu vyúčtovat, účel výdajů, výši předpokládaného výdaje a případný požadavek na vyplacení zálohy. Máte-li nastaveno vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy, je možné vyplnit příslušné pole pro účtování na vrub. Pro zpřístupnění další části formuláře stiskněte Uložit.
  5. Příkaz se přesunul do rozpracovaných případů a nyní můžete přidat jednotlivé položky výdajů tlačítkem Přidat výdaj ze záložky Položky.
  6. Vyplňte položku výdaje - druh zboží/služby, částku, měnu, způsob platby, účetní případ (pouze v případě, že využíváte číselník pro druhy výdajů), případně máte-li nastaveno vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy, vyplňte příslušné pole a stiskněte OK. Postup opakujte pro vložení všech výdajů daného případu.
  7. Byla-li na nákup poskytnuta záloha, její výši a měnu, ve které byla vyplacena, zadejte pomocí tlačítka Zadat zálohu.
  8. Uložený výdaj můžete upravit, odstranit nebo přidat doklad přes ikonu sponky. Případně doplňte doprovodný komentář. Pomocí tlačítka Tisk lze vyúčtování drobných výdajů vytisknout.
  9. Jelikož vyúčtování podléhá schvalování, je potřeba vybrat schvalovatele (více schvalovatelů), který má pravomoc schvalovat Vaše vyúčtování o drobné výdaje a stisknout tlačítko Odeslat vyúčtování ke schválení.
  10. Případ se přesunul do případů, které čekají na schválení (filtrační dlaždice Schvaluje, případ je ve stavu "Požádáno o schválení vyúčtování"). Pokud si po odeslání žádosti uvědomíte, že potřebujete něco k případu doplnit a schvalovatel se dosud k žádosti nevyjádřil, můžete žádost o schválení zrušit. Žádost najdete Menu / Drobné výdaje / Moje výdaje / filtrační dlaždice Schvaluje se, kde potřebnou žádost vyhledáte a pomocí tlačítka Zrušení žádosti ji vrátíte na dlaždici Rozpracované. Zde ji můžete libovolně měnit, upravit a odeslat znovu ke schválení, případně ji odstranit. Žádost lze odstranit i ze seznamu pod filtrační dlaždice Vše.
  11. Po schválení vedoucím se žádost přesune k žádostem, které čekají na vyřízení (Drobné výdaje / Moje výdaje / filtrační dlaždice K vyřízení).
O schválení či neschválení žádosti vedoucím pracovníkem budete informován také e-mailem.
  1. Jakmile účetní potvrdí vyúčtování, případ naleznete v seznamu drobných výdajů ve stavu "Vyúčtování dokončeno" (Menu / Drobné výdaje / Moje výdaje / Vše).
Kromě jednotlivých typů schvalování lze zvolit i kombinaci obou způsobů. Schvalování může tedy podléhat jak žádost, tak vyúčtování drobných výdajů.


Jak hodnotíte článek?