Podání a sledování žádosti o drobné výdaje
Průběh prací souvisejících s evidencí drobných výdajů až po jejich předání k vyúčtování (proplacení) je závislý na zvoleném způsobu schvalování (viz Základní nastavení modulu).
Zadání nového případu drobných výdajů bez schvalování
- Z menu vyberte Drobné výdaje / Moje výdaje.
- Zobrazí se stránka s přehledem a stavem všech vašich drobných výdajů.
- Stiskněte tlačítko Přidat.
- Vyplňte všechny údaje v případu nového výdaje - datum nákupu, typ případu (typy jsou předdefinované v číselníku pro typy případů), komu vyúčtovat, účel výdajů. Máte-li nastaveno vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy, je možné vyplnit příslušné pole pro účtování na vrub. Pro zpřístupnění další části formuláře stiskněte Uložit.
- Příkaz se přesunul do rozpracovaných případů a nyní můžete přidat jednotlivé položky výdajů tlačítkem Přidat výdaj.
- Vyplňte položku výdaje - druh zboží/služby, částku, měnu, způsob platby, účetní případ (pouze v případě, že využíváte číselník pro druhy výdajů), případně máte-li nastaveno vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy, vyplňte příslušné pole a stiskněte Uložit výdaj. Postup opakujte pro vložení všech výdajů daného případu.
- Byla-li na nákup poskytnuta záloha, její výši a měnu, ve které byla vyplacena, zadejte pomocí tlačítka Zadat zálohu.
- Uložený výdaj můžete upravit, odstranit nebo přidat doklad přes ikonu sponky. Případně doplňte doprovodný komentář. Pomocí ikony pro tisk, lze vytisknout vyúčtování drobných výdajů.
- Jakmile máte vše zadáno, potvrďte tlačítkem Odeslat k proplacení.
- Případ je nyní přesunut do stavu "Čeká na vyřízení". Jakmile účetní potvrdí vyúčtování, případ naleznete v seznamu drobných výdajů ve stavu "Vyúčtování dokončeno" (Drobné výdaje / Moje výdaje).
Zadání nového případu se schvalováním žádosti o drobné výdaje
- Z menu vyberte Drobné výdaje / Moje výdaje.
- Zobrazí se stránka s přehledem a stavem všech Vašich drobných výdajů.
- Stiskněte tlačítko Přidat.
- Vyplňte všechny údaje v případu nového výdaje - datum nákupu, typ případu (typy jsou předdefinované v číselníku pro typy případů), komu vyúčtovat, účel výdajů, výši předpokládaného výdaje a případný požadavek na vyplacení zálohy. Máte-li nastaveno vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy, je možné vyplnit příslušné pole pro účtování na vrub. Pro zpřístupnění další části formuláře stiskněte Uložit.
- Jelikož žádost podléhá schvalování, je potřeba vybrat schvalovatele (více schvalovatelů), který má pravomoc schvalovat Vaše žádosti na drobné výdaje a stisknout tlačítko Odeslat ke schválení.
- Případ se přesunul do případů, které čekají na schválení. Pokud si po odeslání žádosti uvědomíte, že potřebujete něco k případu doplnit a schvalovatel se dosud k žádosti nevyjádřil, můžete žádost o schválení odstranit. Žádost najdete v menu na stránce Drobné výdaje / Moje výdaje / záložka Schvaluje se, kde potřebnou žádost vyhledáte a pomocí tlačítka Stáhnout žádost ji vrátíte do rozpracovaných případů (filtrační tlačítko Rozpracované). Zde ji můžete libovolně měnit, upravit a odeslat znovu ke schválení, případně ji odstranit. Žádost lze odstranit křížkem i na filtračním tlačítku Vše.
- Po schválení vedoucím se žádost přesune zpět do rozpracovaných případů.Nyní můžete přidat jednotlivé položky výdajů tlačítkem Přidat výdaj ze záložky Položky.
- Vyplňte položku výdaje - druh zboží/služby, částku, měnu, způsob platby, účetní případ (pouze v případě, že využíváte číselník pro druhy výdajů), případně máte-li nastaveno vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy, vyplňte příslušné pole a stiskněte OK. Postup opakujte pro vložení všech výdajů daného případu.
- Byla-li na nákup poskytnuta záloha, její výši a měnu, ve které byla vyplacena zadejte pomocí tlačítka Zadat zálohu.
- Uložený výdaj můžete upravit, odstranit nebo přidat doklad přes ikonu sponky. Případně doplňte doprovodný komentář. Pomocí tlačítka Tisk lze vyúčtování drobných výdajů vytisknout.
- Jakmile máte vše zadáno, potvrďte tlačítko Odeslat k proplacení.
- Případ je nyní přesunut do stavu "Vyúčtování předáno k proplacení". Jakmile účetní potvrdí vyúčtování, případ naleznete v seznamu drobných výdajů ve stavu "Vyúčtování dokončeno" (Drobné výdaje / Moje výdaje / Vše).
Zadání nového případu se schvalováním návrhu na vyúčtování
- Z menu vyberte Drobné výdaje / Moje výdaje.
- Zobrazí se stránka s přehledem a stavem všech Vašich drobných výdajů.
- Stiskněte tlačítko Přidat.
- Vyplňte všechny údaje v případu nového výdaje - datum nákupu, typ případu (typy jsou předdefinované v číselníku pro typy případů), komu vyúčtovat, účel výdajů, výši předpokládaného výdaje a případný požadavek na vyplacení zálohy. Máte-li nastaveno vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy, je možné vyplnit příslušné pole pro účtování na vrub. Pro zpřístupnění další části formuláře stiskněte Uložit.
- Příkaz se přesunul do rozpracovaných případů a nyní můžete přidat jednotlivé položky výdajů tlačítkem Přidat výdaj ze záložky Položky.
- Vyplňte položku výdaje - druh zboží/služby, částku, měnu, způsob platby, účetní případ (pouze v případě, že využíváte číselník pro druhy výdajů), případně máte-li nastaveno vykazování drobných výdajů na nákladové okruhy, vyplňte příslušné pole a stiskněte OK. Postup opakujte pro vložení všech výdajů daného případu.
- Byla-li na nákup poskytnuta záloha, její výši a měnu, ve které byla vyplacena, zadejte pomocí tlačítka Zadat zálohu.
- Uložený výdaj můžete upravit, odstranit nebo přidat doklad přes ikonu sponky. Případně doplňte doprovodný komentář. Pomocí tlačítka Tisk lze vyúčtování drobných výdajů vytisknout.
- Jelikož vyúčtování podléhá schvalování, je potřeba vybrat schvalovatele (více schvalovatelů), který má pravomoc schvalovat Vaše vyúčtování o drobné výdaje a stisknout tlačítko Odeslat vyúčtování ke schválení.
- Případ se přesunul do případů, které čekají na schválení (filtrační dlaždice Schvaluje, případ je ve stavu "Požádáno o schválení vyúčtování"). Pokud si po odeslání žádosti uvědomíte, že potřebujete něco k případu doplnit a schvalovatel se dosud k žádosti nevyjádřil, můžete žádost o schválení zrušit. Žádost najdete Menu / Drobné výdaje / Moje výdaje / filtrační dlaždice Schvaluje se, kde potřebnou žádost vyhledáte a pomocí tlačítka Zrušení žádosti ji vrátíte na dlaždici Rozpracované. Zde ji můžete libovolně měnit, upravit a odeslat znovu ke schválení, případně ji odstranit. Žádost lze odstranit i ze seznamu pod filtrační dlaždice Vše.
- Po schválení vedoucím se žádost přesune k žádostem, které čekají na vyřízení (Drobné výdaje / Moje výdaje / filtrační dlaždice K vyřízení).
O schválení či neschválení žádosti vedoucím pracovníkem budete informován také e-mailem.
- Jakmile účetní potvrdí vyúčtování, případ naleznete v seznamu drobných výdajů ve stavu "Vyúčtování dokončeno" (Menu / Drobné výdaje / Moje výdaje / Vše).
Kromě jednotlivých typů schvalování lze zvolit i kombinaci obou způsobů. Schvalování může tedy podléhat jak žádost, tak vyúčtování drobných výdajů.
