Vyhodnocení a schválení docházky
Obrazovka pro vyhodnocení docházky
Pro zjištění stavu docházky podřízených má vedoucí k dispozici obrazovku, kterou spustí volbami z menu Docházka / Vyhodnocení docházky. Systém ukazuje souhrnný stav a navádí, jaké situace je potřeba v daném měsíci řešit. Možná vám bude připomínat obrazovku vlastní docházky, jen u svých podřízených máte více možností, co můžete v docházce provádět.
Potřebná oprávnění
Obrazovka je rozdělena do několika částí. V záhlaví stránky je možné zvolit, jakého období se docházka týká (měsíc a rok) a v pravém rohu je umístěna ikona ozubeného kola pro rychlé přemístění do číselníků docházky.
Dále jsou na stránce umístěny filtrační dlaždice. Ty se zobrazují nebo mizí automaticky podle toho, v jakém stavu jsou docházky podřízených zaměstnanců. Každý měsíc se tak mohou zobrazit jiné dlaždice, podle toho, jaká situace v docházce nastane.
Kliknutím na odkaz u barevné filtrační dlaždice se zobrazí přehled zaměstnanců s docházkou ve stavu korespondující s filtrací u zvolené dlaždice. Přehled má formu seznamu, lze v něm provádět standardní operace nad seznamem (v případě plné personalistiky je přes tlačítko "Karta zaměstnance" umožněn proklik na kartu zaměstnance). Je možné zde pomocí ikony tiskárny hromadně vytisknout nebo vyexportovat evidenci pracovní doby nebo výkaz docházky. Pokud v seznamu budete filtrovat nebo tisknout, provádíte to v seznamu již omezeném filtrační dlaždicí.
Tlačítkem Skrýt/Zobrazit statistiky, které je vidět nad seznamem se schová nebo naopak ukáže panel s filtračními dlaždicemi.
Pod filtrační dlaždicí "Odchylky" jsou shromážděny docházky s odkazy na různá zdůvodnění, která se v docházkách vyskytují. Lze tak zobrazit zaměstnance, kteří byli v daném období nemocní, čerpali dovolenou, mají hodiny navíc k převedení apod.
Zobrazení všech docházek zajišťuje filtrační dlaždice "Celkem". V seznamu jsou zaměstnanci barevně rozlišeni, což může napomoci v orientací o stavu docházek jednotlivých zaměstnanců. Červeně jsou uvedeny záznamy zaměstnanců s nesplněným fondem k včerejší půlnoci. Hnědou barvou záznamy, kdy docházka zaměstnance byla založena, ale v mezičase se stala událost, která ji ovlivnila (např. čipnutí na terminálu, zaznamenání žádosti ve Volnu aj.) - u tohoto stavu nejsou údaje v přehledu aktuální. Zeleně jsou označeni zaměstnanci, kteří mají ke včerejší půlnoci splněn fond pracovní doby nebo mají hodiny navíc. Jejich docházky je možné schválit (to je možné udělat hromadně pomocí tlačítka Schválit, které je k dispozici u filtrační dlaždice "Ke schválení"). Šedá barva byla vybrána pro případy, kdy docházka zaměstnance nebyla v daném měsíci vůbec otevřena.
Obrazovka docházky zaměstnance
Základní postup práce a principy pro vyhodnocení docházky jsou stejné bez ohledu na tom, v jakém provozu (nesměnný, dvousměnný, třísměnný, nepřetržitý) zaměstnanec pracuje.
Ve stránce Vyhodnocení docházky si vyberte zaměstnance, jehož docházku chcete doplnit, upravit, vyhodnotit. Do docházky vstoupíte buď kliknutím kdekoliv v řádku nebo pomocí ikony tužky s papírem na konci řádku. V detailu docházky je možné pomocí roletky v levé části obrazovky přepnout do jiného období, či na jiného zaměstnance.
Pod jménem jsou stěžejní informace vycházející ze smlouvy a z nastavení docházky zaměstnance.
Tlačítkem Změnit můžete výjimečně změnit definici pravidel docházky. Lze měnit např. zaokrouhlování nebo i příplatky. Docházka má sice na osobní kartě nějaké nastavení, ale tímto tlačítkem se dají nastavit úplně jiná pravidla, platná ale pouze pro konkrétní měsíc a pro daného zaměstnance. Tlačítko je pouze na přístupové právo, doporučujeme je nechat jen klíčovým uživatelům (vedoucí ho nevidí). Pravidla je možné změnit a uložit pokud daná docházka nebyla dosud schválena do konce měsíce. V opačném případě se zobrazí varovné hlášení ve spodní části okna pro editaci pravidel docházky a není přístupné potvrzovací tlačítko pro uložení.
Následně máte k dispozici údaje o měsíčním fondu a jeho plnění, o hodinách přesčasů, zůstatku dovolené či jiného volna, souhrnné nápočty odpracované a neodpracované doby.
Přidání souhrnné položky
Při vyhodnocování a schvalování docházky lze k jednotlivým zaměstnancům přidat do docházky souhrnnou položku. Pomocí souhrnné položky definujete například jednorázovou odměnu pro zaměstnance, příplatek za vedení pracovní skupiny, práci na jiném středisku, příplatek pro instruktory apod. Podmínkou přidání souhrnné položky je její nastavení v číselníku Položky docházky, kde se jako účel uvede "souhrnná měsíční".
Tlačítko Přidat souhrnnou položku je dostupné v levé spodní části na stránce pro vyhodnocení docházky konkrétního zaměstnance.
Pravá část (pracovní list docházky) představuje kalendář s detailními informacemi jednotlivých dní. Žlutou čárou je kalendář rozdělen k půlnoci předchozího dne. Do jednotlivých údajů v libovolném sloupci lze umístit ukazatel myši a získat detailnější informace v podobě bublinové nápovědy.
Tlačítka nad kalendářem
Nad kalendářem jsou umístěna tlačítka, která jsou viditelná ve všech docházkách bez ohledu na nastavení:
- Potvrdit tlačítka - slouží k potvrzení zdůvodnění, které je zadané zaměstnancem přes tlačítka terminálu. Stav potvrzení se ukládá přímo u jednotlivých tlačítek nikoli globálně pro celou docházku. Průchody tedy lze potvrzovat postupně v průběhu měsíce. Tlačítka se potvrzují (nebo ruší potvrzení) pouze u průchodů, ke kterým došlo ve dnech dosud neschválené docházky. Jakmile je docházka schválena, je stav potvrzení tlačítka uzamčen a pro jejich potvrzení (nebo zrušení potvrzení) je nutné zrušit schválení docházky.
- Ikona tiskárny slouží pro tvorbu tiskových výstupů, k dispozici jsou 2 tiskové sestavy:
- Evidence pracovní doby jsou výkazy dělané pro inspekci ÚP - předkládají se kontrole, která potřebuje vidět, jak je rozvržená pracovní doba, jak je pracovní doba oddělená přestávkami a pak sledují hodnoty práce přesčas, noční práce a pohotovosti.
- Výkaz docházky je klasický přehled, který je možné i podepsat.
Výsledný pdf soubor si po dokončení operace uživatel stáhne přes odkaz „Stáhnout výkazy docházky“ / „Stáhnout evidence pracovní doby“, který se po obnovení stránky zobrazí nad seznamem, hned za ikonou tiskárny.
- Karta - proklik do osobní karty zaměstnance (v případě plné personalistiky).
- Zápisy - logování, slouží pro zjištění jaké historické činnosti (události) kdo a kdy v docházce prováděl - jde o logování ručních zápisů/mazání, schválení/zrušení schválení a převodů hodin.
- Průchody - možnost vidět u jednoho zaměstnance průchody přes terminály, je možné si vyfiltrovat čas a místo průchodu.
- Prostřednictvím tlačítka Poznámka lze vepsat nebo upravit poznámku v rozpracované docházce nebo si přečíst poznámku v uzavřené docházce.
Kalendář (pracovní list docházky)
V pravé části tabulky jsou vedle kalendářních dní s červeně zvýrazněnými víkendovými dny a svátky další sloupce:
- sloupec Směna představuje zaměstnanci vygenerovaný rozvrh směn, jak je to definováno v osobní kartě zaměstnance. Černou barvou jsou zobrazeny směny načtené z terminálů a hnědou barvou jsou napsány časy zadané ručně;
- ve sloupci Přích/Odch se zapisují časy příchodů a odchodů. Barevně jsou odlišeny časy načtené z terminálů (černou barvou) a časy zadané ručně (hnědou barvou);
- sloupec Nepřítomnost zahrnuje nepřítomnost v pracovní době. Příčinou mohou být různé překážky v práci (návštěva lékaře, dovolená, pracovní cesta…) nebo jen prostá skutečnost, že zaměstnanec zapomněl čipovou kartu a neoznačil příchod do práce;
- ve sloupci Navíc se ukazuje skutečnost, že zaměstnanec trávil v práci delší dobu, než je stanovená. Jde o situace, kdy přijel např. o hodinu dříve, než začíná směna, nebo zůstal v práci déle. Program přísně rozlišuje mezi přesčasovou prací, která musí být nařízena nebo dohodnuta se zaměstnancem a napracováním poskytnutého volna. U pružné pracovní doby se hodiny navíc neukazují černými obdélníky, jsou již započítané do fondu;
- ve sloupci Příplatky systém automaticky dle nastavení pravidel docházky příplatky vyhodnotí. Lze je korekcemi upravovat;
- sloupec Pohotovost se objeví v případě, že je v některém dni pohotovost zapsána;
- ve sloupci Zakázky se zobrazují položky výkazu na zakázky pro jednotlivé dny. Souhrn obsahující celkové počty hodin vykázané na jednotlivé zakázky je zobrazen v tabulce v levé spodní části stránky. Pro vykazování práce na zakázkách je třeba mít zakoupen submodul Vykazování na zakázky;
- sloupec Vykázáno obsahuje počet hodin, které se započítávají do fondu pracovní doby (odpracovaná doba (bez přestávek) a zdůvodněná neodpracovaná doba;
- ve sloupci Saldo je vyčíslen rozdíl vykázané doby a předepsaného denního fondu (to jak se má fond sledovat, záleží na nastavení v pravidlech docházky);
- sloupec Vyhodnocení zobrazuje výsledek kontroly fondu (v závislosti na nastavení periody provádění kontroly (denní, týdenní, měsíční). Grafický ukazatel signalizuje, zda je docházka schválená nebo zda v ní jsou převedené hodiny.
Kliknutím na kterýkoliv řádek (den) v kalendáři zobrazíte ovladač, kterým lze řešit různé situace v docházce.
Kroky při vyhodnocení docházky
Při vyhodnocení docházky doporučujeme v docházce zaměstnance provést níže uvedené kroky.
- Kontrola časů a parit průchodů
- Změna směn
- Zdůvodnění absence (řešení nepřítomností)
- Kontrola hodin navíc
- Kontrola a případná korekce příplatků
- Zapsání pohotovostí
- Proplacení přesčasů
- Převedení hodin navíc do dalšího měsíce
Nepřepočítaná docházka
Docházku je možné přepočítávat automaticky pomocí naplánovaných úloh ve stanovených periodách – např. každou noc. Ovlivníte to nastavením naplánovaných úloh ve stránce, pro centrální správu naplánovaných úloh (Nastavení / Konfigurace / Naplánované úlohy).
Může se stát, že nový zaměstnanec je do evidence zařazen ráno a po nočním přepočtu může být jeho docházka ve stavu „nepřepočteno“. Lze to napravit kliknutím na tlačítko Přepočítat. Oznámení o nespočítané docházce poté zmizí.
