Personální evidence
Personální evidence představuje elektronickou kartotéku, ve které se uchovávají osobní spisy (karty) zaměstnanců. Umožňuje rychle vyhledat a otevřít kartu konkrétního zaměstnance a kromě toho průběžně informuje personalistu o stavu evidence, upozorňuje na různé lhůty a události a navádí k potřebným činnostem.
Dostanete se do volbami Menu / Zaměstnanci / Personální evidence
Stránka má v záhlaví filtr, s jehož pomocí si můžete zpřístupnit pouze část kartotéky pro konkrétního zaměstnavatele či personalistu, pokud jich používáte více. Na pravém konci filtru najdete ozubené kolečko pro rychlý přechod do nastavení personalistiky a správu jejích číselníků:
Panel pro vyhledání umožňuje rychlé vyhledání karty zaměstnance a její otevření k dalšímu zpracování. Na panelu pro vyhledání karty najdete i tlačítko pro přidání nového zaměstnance.
Důležitým prvkem pro správu kartotéky je panel, informující personalisty o stavu evidence a navádějící, co je potřeba udělat:
Panel obsahuje různé odkazy, kterými se můžete "prokliknout" do souvisejících evidencí. Např. odkaz Konec zkušební doby umožňuje zobrazit seznam zaměstnanců, kteří jsou ve zkušební době. Pokud je některý odkaz rozsvícen, znamená to, že je vyžadována nějaká pozornost nebo související akce personalisty. Rozsvícení odkazu Konec zkušební doby znamená, že v evidenci jsou nějací zaměstnanci, u kterých dojde v příštím období (např. týden) k uplynutí zkušební doby a je třeba na to nějak reagovat. Kliknutím na rozsvícený odkaz se zobrazí seznam zaměstnanců, kterých se to týká, a v seznamu jsou další obslužné funkce pro řešení dané situace. Kliknutím na nerozsvícený odkaz se zobrazí seznam všech souvisejících zaměstnanců.
Množství odkazů na panelu je závislé na šíři používané licence a nastavení přístupových oprávnění daného personalisty.
Přehled odkazů na panelu:
Vyřešit duplicity: Pokud svítí, znamená to, že při nástupu nových zaměstnanců bylo signalizováno podezření na duplicitní osoby a jejich řešení bylo odloženo na později. Kliknutím na odkaz se dostanete do seznamu nástupů, čekajících na vyřešení duplicit.
Dokončit nástup: V evidenci máte připravené nástupy, čekající na dokončení a potvrzení, že zaměstnanec skutečně nastoupil.
Konec zkušební doby: Pokud svítí, jsou v evidenci zaměstnanci, kterým končí zkušební doba v příštích 14 dnech.
Prodl. zkušební doby: Pokud svítí, jsou v evidenci zaměstnanci, kteří ve zkušební době měli absenci v práci nebo čerpali dovolenou a má se jim Prodloužit Neprodloužit zkušební doba.
Konec doby určité: Pokud svítí, jsou v evidenci zaměstnanci, kteří mají pracovní poměr na dobu určitou a toto datum doby určité pominulo.
Potvrdit změny: V evidenci máte navržené změny pracovního zařazení nebo změny pracovní doby, případně změny v odměňování, které je třeba dokončit a potvrdit.
Potvrdit vyjmutí: Pracovní smlouvy - dokončit vyjmutí ze stavu.
Potvrdit návrat: Pracovní smlouvy - vyjmutí ze stavu.
Pracovní povolení: Pracovní smlouvy - pracovní povolení.
Potvrdit ukončení: Pracovní smlouvy - potvrzení ukončení poměru.
Změny údajů: někteří zaměstnanci využili možnosti nahlásit přes plusPortal změny svých osobních údajů, změnu pojišťovny, či další a tato změny čekají na zpracování oznámených změn.
Odměna za doporučení: v rámci nábory byla některému zaměstnanci přislíbena odměna za doporučení uchazeče na určitou pozici a vyplacení odměny je podmíněno pokračováním pracovního poměru nového zaměstnance po uplynutí zkušební doby. Rozsvícený odkaz signalizuje, že u některého zaměstnance je podmínka pro přiznání odměny splněna a je třeba ji potvrdit.
Lékařské prohlídky: Proklikem se dostanete na seznam všech zaměstnanců, kde lze sledovat v jakém stavu jsou jejich lékařské prohlídky (včetně druhu prohlídky, důvodu prohlídky, datumu kdy byla provedena, případně do kdy prohlídku absolvovat)
Jmeniny: Pokud svítí, jsou v evidenci zaměstnanci, kteří mají k aktuálnímu datu jmeniny.
Narozeniny: Pokud svítí, jsou v evidenci zaměstnanci, kteří mají narozeniny.
Jubilanti: Pokud svítí, jsou v evidenci zaměstnanci, kteří mají životní jubilea.
Pracovní výročí: Pokud svítí, jsou v evidenci zaměstnanci, kteří mají pracovní výročí v příštích 365 dnech.
Souhlasy: Souhlasy se zpracováním osobních údajů.
Hlášení cizinců: Hlášení cizinců na úřad práce.
Hromadné oznámení: Hlášení pro pojišťovny.
Osobní dotazníky: Zaměstnanci - Osobní dotazníky.
