Více personalistů
Koncept více personalistů
U organizací s větším počtem zaměstnanců se může na správě jejich evidence podílet více personalistů. Program umožňuje celou evidenci rozdělit mezi několik HR administrátorů a HR manažerů. Vychází z konceptu, kdy HR manažer rozhoduje a kontroluje a má k dispozici HR administrátory pro výkon související administrativy.
Chcete-li využívat tento koncept, je třeba určit, kdo je HR manažer a kdo HR administrátor a následně mezi ně rozdělit zaměstnance (resp. pracovní pozice, aby se někdo staral i o právě neobsazená místa).
Seznam HR administrátorů se udržuje v samostatném číselníku.
Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / HR administrátoři.
Určení, kdo je HR manažer, je odlišné - je třeba označit vzorovou pozici jako pozice HR manažera. Z ní odvozené pozice budou mít význam HR manažera. Nastavení se provede v číselníku vzorových pozic:
Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Vzorové pozice.
Zaměstnancům, kteří budou působit jako HR administrátoři nebo HR manažeři je vhodné sestavit specifické sady oprávnění. Doporučujeme vytvořit samostatnou sadu práv pro HR administrátory a samostatnou sadu práv pro HR manažera. Tím lze mezi ně rozdělit pravomoci a činnosti.
Jakmile máte určeny HR administrátory a HR manažery můžete u každé pracovní pozice nastavit, který HR administrátor ji má na starost a který HR manažer ji může kontrolovat. Jakmile je na pozici zařazen nějaký zaměstnanec, automaticky spadá pod příslušného administrátora a manažera. Zařazení zaměstnance můžete vidět v jeho osobní kartě. V případě, že vytváříte novou pozici přímo při nástupu, můžete rovnou nastavit, pod kterého HR administrátora a manažera spadá.
Při práci s kartotékou zaměstnanců ji můžete omezit na konkrétního administrátora nebo manažera. Omezení však není striktní, jeden administrátor se může přepnout na jiného - z důvodu jejich zastupitelnosti.
Určení HR administrátorů
Před nastavením, kdo je HR administrátor musíte mít dané zaměstnance zavedeny v evidenci.
- Otevřete číselník HR administrátorů položkami v menu: Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / HR administrátoři.
- V seznamu klikněte na tlačítko Nový záznam vyberte zaměstnance, kterého si přejete ustanovit do role HR administrátora. Zkratka slouží pro stručné vyjádření příslušnosti v osobní kartě. Změny uložte.
- Stejným způsobem můžete přidat další HR administrátory.
Přiřazení pozic pod HR administrátora
Nastavujete-li HR administrátora dodatečně a máte již evidované zaměstnance, můžete použít tento postup pro hromadné přiřazení pracovních pozic (resp. zaměstnanců ) pod HR administrátory:
- Otevřete stránku Organizace / Oddělení a místa.
- Přetažením myší označte pracovní místa, u kterých potřebujete nastavit stejného HR administrátora (bude se starat o zaměstnance nyní nebo v budoucnu zařazené na tato místa).
- Po označení vybraných míst klikněte na tlačítko Nastavit HR administrátora. V panelu vyberte jednoho HR administrátora a vyplňte požadované podrobnosti.
- Použijte tlačítko OK a program provede nastavení. Postup opakujte až budete mít rozděleny všechny pracovní pozice pod jednotlivé administrátory.
- Nyní se můžete podívat do osobní karty některého zaměstnance a bude mít nastaveného HR administrátora.
Určení HR manažera
Použití následujícího postupu předpokládá, že zaměstnanec, který má být HR manažer je již zaveden v evidenci a zařazen na konkrétní pracovní pozici.
- Otevřete číselník vzorových pozic: Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika a v sekci Personalistika klikněte na odkaz Vzorové pozice.
- V seznamu vyhledejte vzorovou pozici, která je použita u zaměstnance, jenž má být HR manažer (např. Personální ředitel) a otevřete její kartu kliknutím na řádek.
- Na záložce Popis vzoru přepněte sekci Popis vzorové pozice do režimu editace a zaškrtněte políčko Jedná se o personalistu. Změnu uložte.
Hromadné přiřazení HR manažera
Postup je podobný jako v případě hromadného nastavení HR administrátora. Po označení pracovních míst je potřeba pouze kliknout na tlačítko Přiřazení HR manažera místo tlačítka Přiřazení HR administrátora.
Zobrazení v osobní kartě
Pod kterého HR administrátora nebo HR manažera daný zaměstnanec spadá můžete najít v jeho osobní kartě. Jak je zmíněno výše, v osobní kartě se tyto údaje pouze zobrazují. Zaměstnanec je přiřazen konkrétnímu HR administrátorovi a manažerovi zařazením na nějakou pracovní pozici. Změny se tedy udržují na úrovni pracovních pozic.
Ukončení poměru HR administrátora
Ukončujete-li pracovní poměr zaměstnance, který je v roli HR administrátora, je třeba zajistit převedení "jeho" zaměstnanců, resp. pracovních pozic pod jiného HR administrátora. Program to při ukončení nehlídá a pracovní poměr HR administrátora lze ukončit, i když má na starost některé pracovní pozice, resp. zaměstnance na těchto pozicích. Zůstává v evidenci jako bývalý zaměstnanec a je stále nastaven v osobních kartách jako HR administrátor. Jeho změnu lze provést před i po ukončení, postupem pro hromadné nastavení HR administrátora uvedeným výše.
Totéž platí pro ukončení poměru HR manažera.
