Více personalistů

Změníl(a) - Vladimír Koutný

Koncept více personalistů

U organizací s větším počtem zaměstnanců se může na správě jejich evidence podílet více personalistů. Program umožňuje celou evidenci rozdělit mezi několik HR administrátorů a HR manažerů. Vychází z konceptu, kdy HR manažer rozhoduje a kontroluje a má k dispozici HR administrátory pro výkon související administrativy.

Vedete-li evidenci malého nebo středního rozsahu a zvládne ji udržovat jeden personalista, nejsou pro Vás následující informace podstatné. Nemusíte v takovém případě HR manažery ani HR administrátory využívat.

Chcete-li využívat tento koncept, je třeba určit, kdo je HR manažer a kdo HR administrátor a následně mezi ně rozdělit zaměstnance (resp. pracovní pozice, aby se někdo staral i o právě neobsazená místa).

Seznam HR administrátorů se udržuje v samostatném číselníku dostupném volbami Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / HR administrátoři.

Určení, kdo je HR manažer, je odlišné. Je třeba označit vzorovou pozici jako pozice HR manažera. Z ní odvozené pozice budou mít význam HR manažera. Nastavení se provede v číselníku vzorových pozic, který je dostupný volbami Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Vzorové pozice.

Zaměstnancům, kteří budou působit jako HR administrátoři nebo HR manažeři je vhodné sestavit specifické sady oprávnění. Doporučujeme vytvořit samostatnou sadu práv pro HR administrátory a samostatnou sadu práv pro HR manažera. Tím lze mezi ně rozdělit pravomoci a činnosti.

Jakmile máte určeny HR administrátory a HR manažery můžete u každé pracovní pozice nastavit, který HR administrátor ji má na starost, a který HR manažer ji může kontrolovat. Jakmile je na pozici zařazen nějaký zaměstnanec, automaticky spadá pod příslušného administrátora a manažera. Zařazení zaměstnance můžete vidět v jeho osobní kartě. V případě, že vytváříte novou pozici přímo při nástupu, můžete rovnou nastavit, pod kterého HR administrátora a manažera spadá.

Při práci s kartotékou zaměstnanců ji můžete omezit na konkrétního administrátora nebo manažera. Omezení však není striktní, jeden administrátor se může přepnout na jiného - z důvodu jejich zastupitelnosti.

Určení HR administrátorů

Před nastavením, kdo je HR administrátor musíte mít dané zaměstnance zavedeny v evidenci.

  1. Otevřete číselník HR administrátorů volbami z menu Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / HR administrátoři.
  2. V seznamu klikněte na tlačítko Přidat a vyberte zaměstnance, kterého si přejete ustanovit do role HR administrátora. Zkratka slouží pro stručné vyjádření příslušnosti v osobní kartě. Změny uložte.
  3. Stejným způsobem můžete přidat další HR administrátory.

Přiřazení pozic pod HR administrátora

Nastavujete-li HR administrátora dodatečně a máte již evidované zaměstnance, můžete použít tento postup pro hromadné přiřazení pracovních pozic (resp. zaměstnanců ) pod HR administrátory:

  1. Otevřete stránku Organizace / Pozice.
  2. Přetažením myší nebo zatržením check-boxu označte pracovní místa, u kterých potřebujete nastavit stejného HR administrátora (bude se starat o zaměstnance nyní nebo v budoucnu zařazené na tato místa).
  3. Po označení vybraných míst klikněte na tlačítko Nastavit HR administrátora. V panelu vyberte jednoho HR administrátora a vyplňte požadované podrobnosti.
  4. Použijte tlačítko OK a program provede nastavení. Postup opakujte až budete mít rozděleny všechny pracovní pozice pod jednotlivé administrátory.
  5. Nyní se můžete podívat do osobní karty některého zaměstnance a ten bude mít nastaveného HR administrátora.

Určení HR manažera

Použití následujícího postupu předpokládá, že zaměstnanec, který má být HR manažer je již zaveden v evidenci a zařazen na konkrétní pracovní pozici.

  1. Otevřete číselník vzorových pozic (Nastavení / Číselníky a nastavení / Personalistika / Vzorové pozice).
  2. V seznamu vyhledejte vzorovou pozici, která je použita u zaměstnance, jenž má být HR manažer (např. Personální ředitel) a otevřete její kartu kliknutím na řádek.
  3. Na záložce Popis vzoru přepněte sekci Popis vzorové pozice do režimu editace tlačítkem Upravit a zaškrtněte políčko Jedná se o pozici personalisty. Změnu uložte.

Hromadné přiřazení HR manažera

Postup je podobný jako v případě hromadného nastavení HR administrátora. Po označení pracovních míst je potřeba pouze kliknout na tlačítko Nastavit HR manažera místo tlačítka Nastavit HR administrátora.

Zobrazení v osobní kartě

Pod kterého HR administrátora nebo HR manažera daný zaměstnanec spadá můžete najít v jeho osobní kartě. Jak je zmíněno výše, v osobní kartě se tyto údaje pouze zobrazují. Zaměstnanec je přiřazen konkrétnímu HR administrátorovi a manažerovi zařazením na nějakou pracovní pozici. Změny se tedy udržují na úrovni pracovních pozic.

Ukončení poměru HR administrátora

Ukončujete-li pracovní poměr zaměstnance, který je v roli HR administrátora, je třeba zajistit převedení "jeho" zaměstnanců, resp. pracovních pozic pod jiného HR administrátora. Program to při ukončení nehlídá a pracovní poměr HR administrátora lze ukončit, i když má na starost některé pracovní pozice, resp. zaměstnance na těchto pozicích. Zůstává v evidenci jako bývalý zaměstnanec a je stále nastaven v osobních kartách jako HR administrátor. Jeho změnu lze provést před i po ukončení, postupem pro hromadné nastavení HR administrátora uvedeným výše.

Totéž platí pro ukončení poměru HR manažera.


Jak hodnotíte článek?