Obměna pracovního vybavení
Osobní ochranné pomůcky časem ztrácejí své vlastnosti, proto je nezbytná jejich pravidelná obměna k zajištění bezpečnosti zaměstnance. Například pracovní rukavice se mohou na některých pracovištích opotřebovat rychleji a zaměstnanec by tak měl obdržet nové. Podobné nároky se mohou vztahovat i na evidované pomůcky – například měřicí přístroj je po určité době nutné stáhnout z provozu a zkalibrovat, aby si zachoval požadovanou přesnost. Z těchto důvodu je v programu zavedena funkce obměny, která se vztahuje jak na spotřební, tak i na evidované pracovní pomůcky.
Nastavení lhůty pro periodickou obměnu pomůcek
Lhůtu pro obměnu je možné nastavit podle konkrétní pracovní pozice a typu pracovní pomůcky. Toto nastavení je propojeno s nastavením požadavků na výbavu zaměstnance - u vzorové pozice lze určit, na jaké pomůcky má zaměstnanec nárok, a zda jejich používání podléhá pravidelné obměně. Tato předvolba se následně přenáší do osobní karty zaměstnance (Karta zaměstnance / záložka Pracovní vybavení / sekce Požadované vybavení), kde je možné lhůtu obměny upravit dle individuálních potřeb daného zaměstnance (tj. nastavit odlišnou lhůtu pro obměnu konkrétní pomůcky u konkrétního zaměstnance). 
Přidělení pomůcky
Jakmile je zaměstnanci vydána pomůcka s nastavenou pravidelnou obměnou, systém automaticky vypočítá datum příští výměny (datum přidělení + lhůta pro obměnu). Toto datum nelze ručně upravit.
Informace o plánované obměně je dostupná zaměstnancům, vedoucím i správcům skladu, a to na následujících místech:
- seznamu Vybavení zaměstnanců (sloupec Příští obměna);
- osobní karta zaměstnance, záložka Pracovní vybavení, sekce Přiděleno (sloupec Příští obměna).
Hlídání lhůt
Systém automaticky sleduje lhůty pro výměnu přidělených pomůcek a s předstihem zasílá zaměstnanci výzvu k obměně. Upozornění je odesíláno na e-mailovou adresu, kterou má zaměstnanec nastavenou ve své osobní kartě jako primární pro komunikaci v plusPortalu.
Pokud si zaměstnanec pomůcku ve stanoveném termínu nevymění, systém začne rozesílat urgence, a to zaměstnanci i jeho nadřízenému. Tyto urgence se posílají pravidelně až do doby, kdy je obměna potvrzena.
Text upozornění i termíny jejich odesílání nadefinujete v nastavení notifikací (Pracovní vybavení / Podklady / Pracovní vybavení - nastavení / Nastavení notifikací).
Zasílání upozornění i urgencí je řízeno naplánovanými úlohami - Upozornění na blížící se konec lhůty pro vyzvednutí pomůcek a Upozornění na uplynulou lhůtu pro vyzvednutí pomůcek. Tyto úlohy nastavíte v Nastavení / Konfigurace / Naplánované úlohy / oddíl Pracovní vybavení.
Obměna pomůcky
Obměna pomůcky se provádí v seznamu Vybavení zaměstnanců. Jakmile zaměstnanec obdrží výzvu k obměně, kontaktuje odpovědnou osobu - zpravidla svého vedoucího nebo jiného pověřeného pracovníka. Tato osoba v seznamu Vybavení zaměstnanců zafiltruje zobrazení na konkrétního zaměstnance a ověří nárok na výměnu.
V řádcích, které představují pracovní pomůcku podléhající obměně, se zobrazuje datum příští obměny a také odkaz Obměna.
Spotřební pomůcka
Po kliknutí na odkaz Obměna se do systému automaticky zapíše nové přidělení stejné pomůcky od aktuálního data. Zároveň se nastaví nová lhůta pro další obměnu.
Evidované pomůcky
U evidované pomůcky je nutné nejprve vrátit původní pomůcku a poté přidělit ze skladu novou.
