Přidělení evidovaných pracovních pomůcek
Veškeré evidované pracovní pomůcky jsou zaznamenány na stránce Seznam vybavení (Pracovní vybavení / Seznam vybavení ). Každá pomůcka má vlastní evidenční kartu, která obsahuje specifikace vybavení (např. typ, značka, dodavatel, stav, servis) a zároveň se zde sleduje historie pohybu (výdej, vrácení, převod mezi zaměstnanci).
Při přidělení evidovaného pracovního vybavení obsluha vybírá konkrétní pomůcku z evidence dostupných položek. Pokud pomůcka v evidenci chybí, musí ji obsluha před přidělením nejprve zaevidovat.
Přidělovat je možné pouze ty pomůcky, které jsou v jednom z následujících stavů:
- Čeká na naskladnění;
- Nové na skladě;
- Použité na skladě.
Potřebná oprávnění
Potřebná oprávnění v sekci Pracovní vybavení:
Pracovní vybavení / Seznam vybavení / Upravit
Pracovní vybavení / Seznam vybavení / Převést na jiný sklad
Pracovní vybavení / Seznam vybavení / Změny uživatele položky
Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců / Umožnit změnu
Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců / Zobrazit vše
Evidované pracovní vybavení lze přidělit čtyřmi způsoby:
- stálé přidělení dle požadavku;
- hromadné přidělení dle požadavku;
- jednorázové přidělení (tzv. zápůjčka) ze Seznamu vybavení;
- mimořádné vydání ze stránky Vybavení zaměstnanců.
Přidělení stálého pracovního vybavení dle požadavku
Podmínkou pro trvalé přidělení pracovního vybavení, které potřebuje zaměstnanec k výkonu své práce, je jeho specifikace v kartě zaměstnance. Tím vzniká zaměstnanci trvalý nárok na dané vybavení a systém automaticky vygeneruje požadavek na jeho přidělení.
Postup přidělení:
- Požadované vybavení, které zaměstnanec potřebuje ke své každodenní práci je definováno na kartě zaměstnance (Zaměstnanci / HR panel / výběr zaměstnance / Karta zaměstnance / záložka Pracovní vybavení / sekce Požadované vybavení). Díky tomu je nárok na pracovní vybavení zaměstnanci trvale přidělen.
- Pro správce majetku je informace o novém požadavku na vybavení dostupná ihned v seznamu Vybavení zaměstnanců (Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců).
- V seznamu se toto vybavení identifikujete tak, že hodnota položky "Typ požadavku" bude "Přidělit" a zároveň položka "Spotřební" bude nabývat hodnoty "Ne". Pro lepší přehlednost je možné ve filtru nad seznamem nastavit "Evidované pomůcky" a v seznamu zvolit zobrazení "Žádosti o přidělení".
- Přidělení konkrétního vybavení následně správce provede pomocí tlačítka Přidělit z evidence, které je u každé položky na konci seznamu.
- Otevře se editační formulář "Přidělení evidované pomůcky". Zde je možné upravit velikost (je-li požadována), počet vydávaných kusů (je-li požadován), lhůtu pro výměnu pomůcky, datum a čas přidělení a nastavit tisk předávacího protokolu (check-box, zda se bude protokol tisknout).
- Následně klikněte na tlačítko Vybrat z evidence, které vás přesměruje přímo do evidence skladových pomůcek (stránka Seznam vybavení).
- V seznamu vybavení vyberte konkrétní pomůcku a klikněte na tlačítko Přidělit uživateli, které je umístěné nad seznamem.
- Zobrazí se potvrzovací panel, kde je již automaticky přednastaven zaměstnanec, kterému pomůcku přidělujete. Vydání pomůcky zaměstnanci je možné potvrdit také čipem (odkaz Zadat zaměstnance čipem). Zaměstnanec přiloží svůj čip k připojené čtečce, čímž systém zaznamená potvrzení o převzetí pomůcky.
- Zvolte, zda si přejete tiknout předávací protokol (check-box Tisknout předávací protokol). Protokol se automaticky ukládá do karty majetku, oddíl Historie, a to i v případě, že ho nevytisknete. Více informací o předávacích protokolech najdete v tomto článku.
- Vše potvrďte tlačítkem OK.
Hromadné přidělení stálého pracovního vybavení dle požadavku
Hromadné přidělení je možné provést pouze pro jednoho zaměstnance. Stejně jako v předchozím případě, i u hromadného přidělení s trvalým efektem je nutné, aby bylo pracovní vybavení specifikováno v kartě daného zaměstnance.
Postup přidělení:
- Požadované vybavení, které zaměstnanec potřebuje ke své každodenní práci je definováno na kartě zaměstnance (Zaměstnanci / HR panel / výběr zaměstnance / Karta zaměstnance / záložka Pracovní vybavení / sekce Požadované vybavení). Díky tomu je nárok na pracovní vybavení zaměstnanci trvale přidělen.
- Pro hromadné přidělení přejděte na stránku Vybavení zaměstnanců (Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců) a nastavte filtr v záhlaví na evidované pomůcky.
- Vyberte všechno vybavení, které potřebujete zaměstnanci přidělit a zvolte tlačítko Přidělit, které je umístěno nad seznamem. Evidované pomůcky je možné hromadně přidělit pouze stejnému zaměstnanci.
- Automaticky budete přesměrováni na seznam vybavení s vybranými pomůckami, které je možné přidělit. Pomůcky vyberte a vaši volbu potvrďte tlačítkem Přidělit uživateli.
- Zobrazí se potvrzovací panel, kde je již automaticky přednastaven zaměstnanec, kterému pomůcku přidělujete. Vydání pomůcky zaměstnanci je možné potvrdit také čipem (odkaz Zadat zaměstnance čipem). Zaměstnanec přiloží svůj čip k připojené čtečce, čímž systém zaznamená potvrzení o převzetí pomůcky.
- Zvolte, zda si přejete tiknout předávací protokol (check-box Tisknout předávací protokol). Protokol se automaticky ukládá do karty majetku, oddíl Historie, a to i v případě, že ho nevytisknete.
- Vše potvrďte tlačítkem OK.
Jednorázové přidělení pracovního vybavení (zápůjčka) ze Seznamu vybavení
Jednorázové přidělení se používá například při krátkodobé výpůjčce. V tomto případě není pomůcka trvale přiřazena zaměstnanci, nehlídá se její náhrada po vrácení ani termín pro obměnu.
Postup přidělení:
- Jděte na stránku Seznam vybavení dostupnou volbami z menu Pracovní vybavení / Seznam vybavení.
- Vyberte konkrétní položku, kterou chcete přidělit. Je možné vybrat více položek.
- Klikněte na tlačítko Přidělit uživateli, které je umístěné nad seznamem.
- Vyberte ze seznamu jméno zaměstnance nebo ho zadejte čipem.
- Pokud má být tisknut předávací protokol, zaškrtněte příslušný check-box.
- Potvrďte tlačítkem OK.
Mimořádné vydání pracovního vybavení ze stránky Vybavení zaměstnanců
Tato možnost slouží pro případy, kdy je potřeba vybavení vydat mimo běžný požadavek nebo evidenci. Přidělí se pomůcky, které nejsou uvedeny v kartě zaměstnance nebo u jeho vzorové pozice. Lze tak rychle přidělit jednu nebo více pomůcek bez nutnosti evidence nároku. Je ale možné nastavit termín pro obměnu.
Tento způsob přidělení je ideální pro mimořádné situace nebo jednorázová vydání, která nespadají pod standardní přidělení dle personálních požadavků.
Postup přidělení:
- Jděte na stránku Vybavení zaměstnanců dostupnou volbami z menu Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců.
- Klikněte na tlačítko Ad-hoc nad seznamem vybavení.
- Otevře se formulář pro operativní přidělení vybavení.
- Vyberte možnost přidělení evidované pomůcky a z rozbalovací nabídky zvolte její typ. K dispozici jsou položky předdefinované v číselníku Typy pracovního vybavení (Pracovní vybavení / Podklady / Typy pracovního vybavení).
- Můžete vybrat i více pomůcek. Nabízeny jsou pomůcky ze stejné kategorie jako ta, kterou jste zvolili jako první - tedy kategorie evidenční vybavení.
- U každé pomůcky lze nastavit počet kusů a lhůtu obměny. Pomůcku můžete z formuláře odstranit kliknutím na ikonu
. - Pokud je potřeba, upravte datum a čas přidělení. Automaticky se přednastaví aktuální údaje.
- Vyberte zaměstnance, kterému chcete pomůcku (nebo více pomůcek) přidělit.
- Klikněte na tlačítko Vybrat z evidence.
- Otevře se stránka Seznam vybavení, kde vyberete konkrétní pomůcky ze skladu.
- Klikněte na tlačítko Přidělit zaměstnanci, které se nachází nad seznamem vybavení. Pokud přidělujete více položek, je třeba každou přidělit zvlášť. Program vás na tuto skutečnost upozorní a vydání více pomůcek hlídá.
- Zobrazí se potvrzovací panel, zaměstnanec je automaticky předvyplněn. Přidělení můžete také potvrdit pomocí čipu. Zaměstnanec přiloží svůj čip k připojené čtečce, čímž systém zaznamená potvrzení o převzetí pomůcky.
- Zvolte, zda se má vytisknout předávací protokol.
- Vše potvrďte tlačítkem OK.
