Přidělení spotřebních pracovních pomůcek
Spotřební pracovní pomůcky jsou ty, které zaměstnanec spotřebovává při běžném výkonu práce. Tyto pomůcky se nevracejí, proto se o nich nevede detailní evidence. Sleduje se pouze přidělení konkrétnímu zaměstnanci, případně interval jejich obměny a datum jejího provedení. Příkladem spotřebních pomůcek mohou být pracovní rukavice, špunty do uší, respirátory nebo kancelářské potřeby.
Potřebná oprávnění
Potřebná oprávnění v sekci Pracovní vybavení pro plnohodnotnou práci bez omezení přístupu (např. správce majetku):
Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců / Umožnit změnu;
Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců / Zobrazit vše.
Potřebná oprávnění v sekci Pracovní vybavení pro pozici např. vedoucího, mistra na dílně, školitele BOZP, kteří potřebují pracovat pouze s vybavením svých podřízených nebo stanovených skupin:
Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců / Umožnit změnu;
Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců / Zobrazit vybavení jen podřízených.
Současně je třeba těmto pracovníkům nastavit v kartě zaměstnance pravomoc pro Pracovní vybavení - Zobrazit vybavení jen podřízených a určit konkrétní zaměstnance, na které se tato pravomoc vztahuje.
Spotřební pracovní pomůcky lze přidělit těmito způsoby:
- stálé přidělení dle požadavku - na přidělení pracovních pomůcek existuje požadavek v kartě zaměstnance, je možné přidělit pomůcky individuálně i hromadně;
- ad-hoc vydání - přidělení bez předchozího požadavku, na základě aktuální potřeby, a to jak jednotlivým zaměstnancům, tak i skupinám.
Přidělení spotřebních pomůcek dle požadavku
Podmínkou pro trvalé přidělení pracovního vybavení, které potřebuje zaměstnanec k výkonu své práce, je jeho specifikace v kartě zaměstnance. Tím vzniká zaměstnanci trvalý nárok na dané vybavení a systém automaticky vygeneruje požadavek na jeho přidělení.
Postup přidělení:
- Požadované vybavení, které zaměstnanec potřebuje ke své každodenní práci je definováno v kartě zaměstnance (Zaměstnanci / HR panel / výběr zaměstnance / Karta zaměstnance / záložka Pracovní vybavení / sekce Požadované vybavení). Díky tomu je nárok na pracovní vybavení zaměstnanci trvale přidělen.
- Pro správce majetku je informace o novém požadavku na vybavení dostupná ihned v seznamu Vybavení zaměstnanců (Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců).
- V seznamu tyto pomůcky identifikujete tak, že hodnota položky "Typ požadavku" bude "Přidělit" a zároveň položka "Spotřební" bude nabývat hodnoty "Ano". Pro lepší přehlednost je možné zvolit zobrazení "Žádosti o přidělení" a filtrem nastavit "Spotřební pomůcky".
- Přidělení konkrétní pomůcky následně správce provede pomocí tlačítka Přidělit.
- Otevře se editační formulář "Přidělení spotřební pomůcky", kde je možné nastavit nebo upravit počet vydávaných kusů, lhůtu pro výměnu pomůcky, upravit datum a čas přidělení (automaticky se nastaví aktuální hodnoty) a nastavit, zda se bude tisknout předávací protokol (check-box Tisknout předávací protokol).
- Zaměstnanec, kterému je pomůcka přidělována, je automaticky předvyplněn. Vydání lze potvrdit také pomocí čipu (odkaz Zadat zaměstnance čipem). Zaměstnanec přiloží svůj čip k připojené čtečce, čímž systém zaznamená potvrzení o převzetí pomůcky.
- Přidělení potvrďte tlačítkem OK.
Hromadné přidělení dle požadavku
Spotřební pomůcky je možné přidělit hromadně více zaměstnancům. Podobně jako u individuálního přidělení, i v případě hromadného přidělení s trvalým efektem musí být pracovní vybavení specifikováno v kartě daného zaměstnance.
Postup přidělení:
- Požadované vybavení, které zaměstnanec potřebuje ke své každodenní práci je definováno na kartě zaměstnance (Zaměstnanci / HR panel / výběr zaměstnance / Karta zaměstnance / záložka Pracovní vybavení / sekce Požadované vybavení). Díky tomu je nárok na pracovní vybavení zaměstnanci trvale přidělen.
- Pro hromadné přidělení přejděte na stránku Vybavení zaměstnanců (Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců) a nastavte filtr v záhlaví na Spotřební pomůcky.
- Vyberte všechno vybavení, které potřebujete zaměstnancům přidělit a zvolte tlačítko Přidělit, které je umístěno nad seznamem.
Ad-hoc přidělení spotřebních pomůcek
Tento způsob slouží k operativnímu vydávání pomůcek bez nutnosti evidence nároku v jejich osobní kartě nebo vzorové pozici. Umožňuje reagovat na aktuální potřeby, například pokud je zaměstnanec dočasně pověřen činností, při které potřebuje ochranné pomůcky. Kromě jednotlivého vybavení lze najednou přidělit i celou sadu pomůcek (např. boty, kalhoty, blůzu, přilbu).
Postup přidělení:
- Jděte na stránku Vybavení zaměstnanců dostupnou volbami z menu Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců.
- Klikněte na tlačítko Ad-hoc nad seznamem vybavení.
- Otevře se formulář pro operativní přidělení vybavení.
- Zvolte možnost přidělení spotřební pomůcky a z rozbalovací nabídky vyberte její typ. K dispozici jsou položky předdefinované v číselníku Typy pracovního vybavení (Pracovní vybavení / Podklady / Typy pracovního vybavení).
- Můžete vybrat i více pomůcek. Nabízeny jsou pomůcky ze stejné kategorie jako ta, kterou jste zvolili jako první - tedy z kategorie spotřební vybavení.
- U každé pomůcky lze nastavit počet vydávaných kusů a periodickou obměnu. Pomůcku můžete z formuláře také odstranit kliknutím na ikonu
. - Pokud je potřeba, upravte datum a čas přidělení. Automaticky se přednastaví aktuální údaje.
- Pokud má být tisknut předávací protokol, zaškrtněte příslušný check-box Tisknout předávací protokol.
- Vyberte zaměstnance, kterému chcete pomůcku (nebo více pomůcek) přidělit. Zaměstnance lze vybrat ze seznamu nebo ho zadat čipem (odkaz Zadat zaměstnance čipem). Zaměstnanec přiloží svůj čip k připojené čtečce, čímž systém zaznamená potvrzení o převzetí pomůcky.
- Vše potvrďte tlačítkem OK.
Ad-hoc přidělení spotřebních pomůcek více zaměstnancům
Program umožňuje přidělit stejný typ spotřební pomůcky nebo celou jejich sadu více zaměstnancům současně. Tento způsob je ideální pro rychlé přidělení např. při nástupu na směnu, při školení BOZP nebo při mimořádných situacích, kdy není čas na standardní evidenci dle požadavků.
Postup přidělení (bod 1 - 7 je shodný s předchozím přidělením):
- Jděte na stránku Vybavení zaměstnanců dostupnou volbami z menu Pracovní vybavení / Vybavení zaměstnanců.
- Klikněte na tlačítko Ad-hoc nad seznamem vybavení.
- Otevře se formulář pro operativní přidělení vybavení.
- Zvolte možnost přidělení spotřební pomůcky a z rozbalovací nabídky vyberte její typ. K dispozici jsou položky předdefinované v číselníku Typy pracovního vybavení (Pracovní vybavení / Podklady / Typy pracovního vybavení).
- Můžete vybrat i více pomůcek. Nabízeny jsou pomůcky ze stejné kategorie jako ta, kterou jste zvolili jako první - tedy z kategorie spotřební vybavení.
- U každé pomůcky lze nastavit počet vydávaných kusů a periodickou obměnu. Pomůcku můžete z formuláře také odstranit kliknutím na ikonu .
- Pokud je potřeba, upravte datum a čas přidělení. Automaticky se přednastaví aktuální údaje.
- Vyberte zaměstnance, kterému chcete pomůcku (nebo více pomůcek) přidělit. Zaměstnance lze vybrat ze seznamu nebo ho zadat čipem (odkaz Zadat zaměstnance čipem). Zaměstnanec přiloží svůj čip k připojené čtečce, čímž systém zaznamená potvrzení o převzetí pomůcky.
- Vše potvrďte tlačítkem OK.
- Po přidělení vybavení se panel automaticky nezavře. Zobrazí se hlášení s dotazem, zda si přejete přidělit vybrané pracovní vybavení dalšímu zaměstnanci.
- Pro pokračování přidělování potvrďte hlášení tlačítkem Ano.
- Formulář zůstane předvyplněný, vymaže se pouze údaj o zaměstnanci, tím je připraven k dalšímu přidělení.
- Vyberte dalšího zaměstnance ze seznamu nebo ho zadejte pomocí čipu a přidělení potvrďte tlačítkem OK.
- Postup opakujte, dokud nepřidělíte vybavení všem požadovaným zaměstnancům.
- Po obsloužení posledního zaměstnance zvolte v hlášení pro pokračování možnost Ne. Tím se formulář uzavře.
